7 FUNGSI UTAMA ASISTEN ADMINISTRASI - PEKERJAAN - 2025

The fungsi asisten administrasi adalah tugas bantuan dan pendampingan untuk kegiatan normal bahwa sebuah perusahaan berkembang. Oleh karena itu, mereka penting untuk operasi yang efisien dari yang sama.

Aktivitas ini biasanya bervariasi sesuai dengan area bisnis perusahaan tempat mereka bekerja. Misalnya, di kantor khusus seperti firma hukum, asisten biasanya memiliki pelatihan khusus untuk melakukan aktivitas tertentu.

Namun, ada fungsi umum di semua area yang biasanya berkisar pada distribusi dan pengelolaan informasi di dalam kantor. Ini termasuk mengelola dokumen, arsip, dan mengatur acara.

Tetapi kegiatan ini bisa menjadi jauh lebih ekstensif. Dalam beberapa kesempatan, asisten administrasi juga harus mengurus pemrosesan informasi akuntansi dan bahkan menjamin pengoperasian sumber daya teknologi perusahaan.

7 fungsi utama asisten administrasi

1- Manajemen dokumen

Salah satu fungsi utama asisten administrasi adalah membantu anggota kantor dengan manajemen dokumen dan file.

Biasanya tugas ini terkait dengan penyimpanan, organisasi, dan pengelolaan file.

Namun, pada kesempatan tertentu mungkin mereka juga perlu menulis, mengedit, dan meninjau dokumen.

Di beberapa perusahaan bahkan mereka diminta membuat dikte surat atau catatan dan mencatat risalah rapat yang berlangsung.

Dalam beberapa kasus, misalnya ketika datang ke firma hukum, pelatihan khusus diperlukan untuk dapat memenuhi fungsi-fungsi ini: asisten administrasi perlu memahami terminologi dan prosedur hukum.

Di sisi lain, asisten administrasi yang bekerja di bidang medis membutuhkan keahlian yang berbeda. Mereka harus memiliki pelatihan yang diperlukan dalam menangani pasien dan membaca laporan medis.

2- Perencanaan acara

Perencanaan acara kantor juga sering menjadi tanggung jawab asisten administrasi. Besar kecilnya tanggung jawab ini dapat bervariasi sesuai dengan ukuran perusahaan.

Sebuah acara dapat berupa rapat atau makan siang bisnis, tetapi juga dapat berupa konferensi atau pesta perusahaan yang lebih besar.

Dalam kedua kasus tersebut, peserta harus mengelola semua kriteria yang terkait dengan acara tersebut.

Ini termasuk menghubungi vendor, membuat reservasi, memilih menu dan dekorasi. Tetapi itu juga termasuk menghubungi, mengundang dan mengkonfirmasi peserta, pembicara dan dosen jika diperlukan.

3- Perhatian secara langsung kepada pengguna dan pengunjung

Layanan pelanggan biasanya merupakan salah satu tugas paling umum untuk asisten administrasi. Audiens yang menjadi fokus perhatian selalu bergantung pada ukuran perusahaan dan orientasi bisnisnya.

Untuk usaha kecil yang melayani publik secara langsung, asisten administrasi mungkin diperlukan untuk bertemu pelanggan.

Ketika ini terjadi, pekerjaan mereka ditujukan untuk membimbing dan melayani mereka selama perjalanan mereka melalui fasilitas perusahaan.

Di perusahaan yang lebih besar, asisten administrasi harus melayani pengunjung dari alam lain seperti mitra atau pemasok besar.

Dalam hal ini, misi mereka adalah memandu mereka dalam memenuhi agenda dan pertemuan mereka dengan manajemen atau bidang lain di perusahaan.

4- Telepon dan perhatian virtual

Kategori layanan pelanggan termasuk telepon dan bantuan virtual. Dalam kasus bantuan telepon, orientasi klien dan mitra termasuk, serta organisasi dan administrasi agenda.

Dalam hal perhatian virtual, tugas akan bergantung pada saluran yang disediakan oleh perusahaan untuk layanan pelanggan atau manajemen informasi.

Dalam beberapa kasus, ini melibatkan penanganan email, membalas, meneruskan atau mengarsipkan pesan sesuai kebutuhan.

Dalam kasus lain, ketika saluran komunikasi virtual lebih beragam, tugas lain mungkin disertakan, seperti melayani publik melalui sistem obrolan atau bahkan menjawab pertanyaan melalui jejaring sosial perusahaan.

Di perusahaan besar, biasanya ada personel yang secara khusus berfokus untuk menghadiri saluran komunikasi ini. Ketika bisnis kecil, tugas ini sering kali diserahkan kepada asisten administrasi.

5- Administrasi agenda

Mengelola agenda seringkali merupakan salah satu tugas terpenting bagi asisten administrasi.

Tanggung jawab ini termasuk menerima permintaan janji dan rapat melalui telepon, secara langsung atau online, dan mengaturnya dalam agenda sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

Ini juga termasuk menjadwalkan pertemuan di dalam dan di luar perusahaan, makan siang kerja dan perjalanan bisnis.

Dalam kasus terakhir, asisten juga bertanggung jawab untuk memesan penerbangan, hotel, restoran, atau ruang rapat jika diperlukan.

6- Akuntansi

Asisten administrasi terkadang bertanggung jawab untuk memantau dan mencatat biaya yang terjadi di dalam perusahaan. Tugas-tugas ini bisa sederhana, seperti mencatat pengeluaran tertentu di spreadsheet.

Dalam beberapa kasus, asisten diharuskan memiliki pelatihan untuk pengembangan tugas yang lebih kompleks. Misalnya, tanggung jawab Anda mungkin termasuk pelaporan akuntansi kepada manajemen.

Biasanya ini tergantung pada ukuran perusahaan. Perusahaan besar biasanya memiliki peran yang lebih terspesialisasi; dalam hal ini, informasi akuntansi dikelola oleh seseorang yang dipekerjakan untuk tujuan tersebut.

Namun, salah satu keterampilan dasar untuk setiap asisten administrasi adalah menguasai perangkat lunak akuntansi kantor, seperti Microsoft Excel.

7- Manajemen teknologi

Pengelolaan sumber daya teknologi juga merupakan bagian dari fungsi asisten administrasi. Dalam pengertian ini, tanggung jawab Anda adalah memastikan bahwa semua alat yang diperlukan untuk operasional perusahaan beroperasi dengan baik.

Ini termasuk membuat salinan cadangan dari informasi yang terkandung dalam peralatan komputer dan memperbarui antivirus, di antara tugas-tugas lainnya.

Di sisi lain, ini mencakup pengelolaan peralatan seperti proyektor dan laptop.

Ini juga menyiratkan revisi dan pemeliharaan peralatan yang diperlukan untuk perkembangan normal aktivitas yang berada di bawah tanggung jawabnya.

Bukan berarti asisten administrasi harus memiliki pengetahuan teknis. Pekerjaannya secara khusus adalah mempekerjakan tenaga teknis untuk melakukan perawatan peralatan secara berkala untuk menghindari kemunduran.

Referensi

1. Bucky, J. (2017). Tugas Kerja Sekretaris Eksekutif dan Asisten Administrasi. Diperoleh dari: thebalance.com
2. Membangun karir. (2016). Bekerja sebagai asisten administrasi - Pilihan tepat untuk generalis. Dipulihkan dari: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Apa yang Dilakukan Asisten Administrasi Medis? Diperoleh dari: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Tugas seorang Asisten Administrasi. Diperoleh dari: study.com