15 FUNGSI KANTOR TERPENTING YANG ANDA KUASAI - PEKERJAAN - 2025

Fungsi kantor yang dikuasainya adalah kegiatan administrasi yang dilakukan oleh aparatur perusahaan, organisasi atau lembaga, dan yang diperlukan untuk operasionalnya. Jika dilakukan secara efisien, hasilnya biasanya akan jauh lebih baik daripada jika dilakukan dengan buruk.

Pekerjaan kantor biasanya memiliki hari Senin sampai Jumat yang dimulai pada jam 8 atau 9 pagi dan berlangsung sampai jam 4 atau 5 sore, meskipun ini berbeda-beda di setiap negara atau wilayah.

Sebagian besar pekerjaan kantoran membutuhkan keterampilan dasar seperti: komunikasi lisan yang lancar, kemampuan untuk menulis, mengarsipkan, dan beberapa pengalaman dengan peralatan kantor seperti komputer, mesin fotokopi, dll.

Tergantung pada tingkat posisi atau tanggung jawab yang diemban, orang tersebut harus memiliki pendidikan teknis, universitas atau tingkat keempat.

Fungsi kantor utama yang Anda kuasai

1- Perencanaan

Ini adalah tugas pertama dan terpenting karena terdiri dari menentukan bagaimana metode dan struktur organisasi dapat berkontribusi pada rencana bisnis.

Ada alat teknologi yang membantu metode ini untuk kemudian ditentukan dalam tugas yang didistribusikan di antara anggota tim, tetapi hanya perencanaan yang baik yang dapat menjamin bahwa semuanya pada akhirnya akan menambah tujuan bisnis.

Perencanaan umum memerlukan visi bisnis yang jelas dan tingkat hierarki tertentu di dalam perusahaan, tetapi setiap anggota tim harus merencanakan pekerjaan mereka sehingga mereka dapat memenuhi tujuan dan tenggat waktu yang ditetapkan.

2- Transkripsi dan / atau penulisan laporan

Tugas yang sehari-hari menyita waktu mereka yang bekerja di kantor adalah menulis, dalam media apa pun, laporan yang mendukung atau merinci fungsi mereka atau yang berfungsi untuk menjelaskan kepada rekan-rekan mereka detailnya (latar belakang, kemajuan, hasil, pro dan kontra. kontra, dll), dari proyek tertentu.

Dokumen-dokumen ini juga berfungsi sebagai catatan aktivitas organisasi tempat kantor itu berada, untuk audit atau tinjauan di masa mendatang.

3- Menghadiri pertemuan

Itu adalah pertemuan antara anggota tim kerja di mana ide-ide tentang proyek yang sedang berjalan dipertukarkan, proposal baru disajikan, presentasi, laporan atau laporan dibagikan.

Biasanya mereka memiliki tujuan untuk menyelaraskan semua orang yang hadir menuju pencapaian tujuan bersama, menetapkan peran, tugas, dan tenggat waktu untuk masing-masing. Mereka juga berfungsi untuk memecahkan masalah yang mungkin muncul dalam pelaksanaan tugas.

Mereka biasanya memiliki frekuensi, durasi, dan dinamika yang sangat jelas. Begitu pula yang dibahas di dalamnya biasanya dicatat dalam notulen atau notulen untuk pengarsipan.

Beberapa organisasi mengadakan pertemuan setiap hari, yang lainnya beberapa hari dalam seminggu, yang lain setiap dua minggu, dan yang lainnya setiap bulan. Frekuensi pertemuan tergantung dari masing-masing perusahaan dan kebutuhannya.

4- Jadwalkan pertemuan

Ini tentang mengoordinasikan agenda semua orang yang harus berada dalam rapat sedemikian rupa sehingga mereka bisa bertepatan pada tempat dan waktu tertentu.

Ini bisa menjadi tugas yang menakutkan, jadi mengandalkan teknologi bisa menjadi ide yang bagus. Ada aplikasi, seperti ScheduleOnce, yang memungkinkan Anda menjadwalkan rapat secara otomatis, memungkinkan para undangan untuk melihat tanggal yang tersedia dan memilih waktu yang sesuai bagi mereka.

5- Periksa email perusahaan

Ini adalah tugas yang bisa memakan waktu lama. Laporan Adobe yang diterbitkan pada tahun 2016, yang dihasilkan dari survei yang dilakukan sendiri terhadap lebih dari seribu pekerja, mengungkapkan bahwa kami menghabiskan rata-rata 20,5 jam setiap minggu, memeriksa email kantor kami.

Mengklasifikasikan, membaca, dan menjawab email adalah bentuk komunikasi yang sangat umum dan memungkinkan pertukaran file dan kesan yang terkait dengan proyek atau proses organisasi.

Meskipun perusahaan terus mencari cara yang lebih efisien untuk mengelola email, ada juga aplikasi seperti Label Cerdas Gmail untuk ini.

Cara lain untuk menyederhanakan tugas ini adalah dengan menggabungkan templat email standar, atau teks yang dapat dikirim dengan modifikasi minimal ke penerima yang berbeda dan pada waktu yang berbeda.

6- Manajemen keuangan

Dalam tugas ini, harus dijamin bahwa uang tersebut memenuhi siklus hidupnya dalam pembelian dan penjualan produk dan jasa; memiliki semua faktur diserahkan, diposting, dibayar, dan dikirim. Tentu ada kantor yang hanya melakukan ini.

Kegiatan ini juga termasuk memperbarui akun keuangan dan dokumen hukum sehingga tidak ada masalah dengan kerangka hukum yang menyangkut organisasi yang bersangkutan.

7- Logistik

Fungsi ini memastikan bahwa semua barang yang terkait dengan pekerjaan perusahaan diangkut ke dan dari gudang dan pelanggan. Ini juga termasuk berhubungan dengan pemasok untuk mendapatkan bahan baku untuk pembuatan produk baru.

Tujuan dari fungsi ini adalah untuk menjamin bahwa perusahaan memiliki semua yang diperlukan untuk menjaga produksi barang atau jasa yang dikomersilkan.

8- Panggil perhatian

Di kantor juga diperlukan untuk menjawab telepon, karena ini adalah alat komunikasi dengan klien, pemasok, dan di antara rekan kerja itu sendiri.

Meskipun tampaknya tugas yang sederhana, ini memerlukan protokol tertentu karena dapat menjadi suara yang diasosiasikan oleh seseorang di luar perusahaan dengan citranya. Oleh karena itu, penting bahwa aturan kesopanan dihormati, nada kelembagaan dipertahankan, volume suara dan kosa kata yang digunakan moderat.

Informasi penting lainnya, yang terkadang terlewatkan saat menjalankan fungsi ini, adalah menuliskan data sebanyak mungkin tentang orang di sisi lain telepon; Ini akan memberi makan database kontak perusahaan dan memungkinkan Anda untuk menindaklanjuti dengan benar masalah yang dibahas selama percakapan telepon.

9- Organisasi file

Sebagian besar tugas yang dijalankan di kantor, menghasilkan beberapa dokumen: faktur, catatan, notulen, notulen, laporan penjualan, dll.

Dalam digital atau di atas kertas, ini adalah sejumlah informasi yang mengharuskan seseorang untuk bertanggung jawab atas katalog, pengarsipan, dan pengamanannya sesuai dengan tingkat kepentingannya bagi bisnis.

Persisnya poin terakhir ini, yaitu perlindungan informasi, merupakan masalah yang telah menjadi sakit kepala bagi banyak organisasi, itulah sebabnya semakin banyak alat, protokol, dan prosedur yang muncul yang memberikan keamanan dalam file dan transmisi data. data sensitif dalam suatu organisasi.

Dalam beberapa kasus hard drive eksternal digunakan, sementara di lain ada server khusus untuk kasus ini atau platform penyimpanan di "cloud" seperti Microsoft OneDrive, Google Drive atau Apple iCloud.

10- Distribusi surat perusahaan

Tugas yang, meski tidak membutuhkan pelatihan akademis yang sangat tinggi, memang membutuhkan pengorganisasian yang baik, tanggung jawab, dan rasa urgensi, adalah mendistribusikan korespondensi di dalam kantor.

Sketsa desain, kartu kredit yang dikirim oleh bank, faktur dari pemasok atau surat tanggapan dari entitas pemerintah, adalah beberapa dokumen yang mungkin ditunggu oleh setiap karyawan dan yang banyak proses lain di dalamnya. dari perusahaan.

11- Layanan pelanggan

Fungsi ini terdiri dari melayani pelanggan secara fisik dengan pertanyaan atau keluhan tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.

12- Mencetak dan menyalin dokumen

Ini terdiri dari mencetak dokumen yang harus disimpan secara fisik atau membuat salinan yang harus disimpan dalam rangkap dua atau dikirim ke pekerja perusahaan.

13- Wawancara kandidat

Ini adalah salah satu tugas dari proses seleksi personel. Mereka dapat dilakukan secara individu atau kelompok, yaitu berfokus pada satu kandidat atau beberapa.

14- Pembelian persediaan dan perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor sangat penting untuk efisiensinya. Persediaan alat tulis, tinta printer, kemasan atau kertas harus selalu tersedia, jadi harus ada penanggung jawab pengelolaannya.

15- Fungsi administratif

Prosedur administrasi sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga stabilitas dan dapat mencapai kesuksesan bisnis. Menyadari masalah hukum, dokumen dan skema birokrasi lainnya adalah beberapa dari fungsi ini.

Referensi

1. Audra Bianca (s / f). Tip pengaturan & perencanaan kantor. Dipulihkan dari: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tugas kantor yang dapat dan harus Anda otomatisasi. Diperoleh dari: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Berapa jam dalam hidup Anda yang telah Anda buang untuk email kantor? Coba kalkulator menyedihkan kami. Diperoleh dari: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Daftar Pekerjaan yang Bekerja di Kantor. Dipulihkan dari: work.chron.com.
5. Apa yang dilakukan asisten kantor. Dipulihkan dari learn.org.
6. Apa sebenarnya yang dilakukan orang dalam pekerjaan kantoran. Dipulihkan dari: reddit.com.