PENGENDALIAN ADMINISTRATIF: SISTEM PENGENDALIAN, TUJUAN, CONTOH - DUDAS - 2025

The kontrol administratif didefinisikan sebagai proses dimana manajer mempengaruhi anggota lain dari organisasi untuk menerapkan strategi. Ini dijalankan berdasarkan informasi yang diterima oleh manajer.

Ini berkaitan dengan koordinasi, alokasi sumber daya, motivasi, dan pengukuran kinerja. Praktik pengendalian manajemen dan desain sistem pengendalian manajemen didasarkan pada sejumlah disiplin ilmu.

Sumber: pixabay.com

Pengendalian administratif melibatkan pengukuran ekstensif. Oleh karena itu, terkait dan membutuhkan masukan dari bidang akuntansi khususnya akuntansi manajemen. Kedua, ini melibatkan keputusan alokasi sumber daya. Oleh karena itu, terkait dan membutuhkan kontribusi dari ilmu ekonomi, khususnya dari ilmu ekonomi manajerial.

Ketiga, melibatkan komunikasi dan motivasi kerja. Artinya terkait dan membutuhkan kontribusi dari psikologi sosial, terutama dari perilaku organisasi.

Kontrol yang buruk dalam bisnis menimbulkan ancaman yang signifikan, seperti penggunaan sumber daya yang tidak efisien, kesalahan pemrosesan, penurunan profitabilitas, kurangnya kepatuhan terhadap peraturan, dan pencurian atau penyalahgunaan aset oleh karyawan.

Planifikasi dan kontrol

Ada hubungan erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan adalah proses dimana tujuan organisasi dan metode untuk mencapai tujuan ditetapkan. Pengendalian adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja aktual terhadap tujuan organisasi yang direncanakan.

Setelah strategi ditetapkan dan rencana dibuat, tugas utama manajemen adalah mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa rencana ini dilaksanakan atau, jika kondisinya mengharuskan, rencana tersebut dimodifikasi.

Pengendalian administratif merupakan salah satu fungsi manajerial, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengarahan.

Ini merupakan fungsi penting, karena membantu memverifikasi kesalahan dan mengambil tindakan korektif untuk meminimalkan penyimpangan dari standar dan mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dengan cara yang diinginkan.

Pengendalian administratif dapat didefinisikan sebagai fungsi sistem yang menyesuaikan operasi seperlunya untuk mencapai rencana, atau untuk menjaga variasi dalam tujuan sistem dalam batas yang diizinkan.

Sistem kendali administratif

Mereka adalah sistem yang mengumpulkan dan menggunakan informasi untuk mengevaluasi kinerja sumber daya bisnis yang berbeda, seperti manusia, fisik, keuangan dan organisasi secara umum, sebagai hasil dari strategi manajemen yang dijalankan.

Oleh karena itu, mereka adalah seperangkat prosedur formal yang diperlukan untuk efisiensi administrasi dan ekonomi. Manajer menggunakannya untuk memelihara atau mengubah standar dalam aktivitas organisasi.

Menjadi bagian integral dari keseluruhan sistem pengendalian perusahaan, tujuannya adalah untuk menjamin implementasi rencana dan kebijakan manajemen yang lengkap dan tepat waktu.

Mereka dapat mencakup segala sesuatu mulai dari bagaimana persediaan dipesan hingga bagaimana aset dijadwalkan untuk digunakan, pekerjaan ditugaskan, atau inventaris dikelola.

Sistem pengendalian manajemen adalah cara manajer dapat mendokumentasikan strategi atau kebijakan organisasi mereka. Demikian pula, ini adalah cara mengevaluasi kinerja proses internal perusahaan, membandingkannya dengan tujuan dan kebijakan yang dinyatakan.

Alat bisnis

Sistem pengendalian manajemen merupakan alat bisnis yang dapat memberikan indikasi seberapa baik kinerja suatu organisasi sesuai dengan tujuannya.

Namun, kontrol administratif hanyalah salah satu alat yang digunakan manajer untuk mengimplementasikan strategi yang diinginkan.

Strategi diimplementasikan tidak hanya melalui kontrol administratif, tetapi juga dengan struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia, dan budaya organisasi.

Komponen

Sistem pengendalian administratif adalah alat untuk membantu manajemen mengarahkan organisasi ke arah tujuan strategis dan keunggulan kompetitifnya. Secara umum dipahami memiliki tiga komponen:

- Pembentukan standar.

- Pengukuran kinerja aktual terhadap standar ini.

- Mengambil tindakan korektif terhadap penyimpangan dari aturan dan rencana.

Kesulitan

Ada dua kesulitan umum yang mengelilingi sistem kontrol administratif di perusahaan.

- Mampu mengenali area yang membutuhkan kendali lebih besar.

- Mampu mengenali ketika kontrol yang ada tidak efisien atau rusak.

tujuan

Tujuan pengendalian administratif mengacu pada keandalan informasi keuangan, umpan balik yang tepat waktu tentang pencapaian tujuan operasional atau strategis, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan.

Deteksi kesalahan

Ketidakteraturan dalam manajemen perusahaan dapat membahayakan pencapaian tujuan umum perusahaan, menyebabkannya kalah dalam persaingan dan sampai kelangsungan hidupnya terancam.

Oleh karena itu, menjadi penting untuk mendeteksi kelainan dengan cepat. Dengan cara yang sama, sirkuit dan area yang berbeda dapat diidentifikasi yang, meskipun tidak terpengaruh oleh anomali atau kegagalan serius, dapat dioptimalkan untuk kesejahteraan umum perusahaan.

Tunjukkan bahwa semuanya bekerja dengan benar

Kontrol administratif memeriksa bahwa semuanya berjalan dengan baik dan baik tujuan yang diusulkan maupun tingkat yang ditetapkan di tingkat administrasi sehubungan dengan keuntungan, penjualan, keamanan, dll., Dipenuhi tanpa modifikasi yang signifikan.

Dengan cara ini, perusahaan menjadi lebih aman, standar dan proses pengambilan keputusan operasional menjadi lebih solid.

Bertindak bila perlu

Mendeteksi situasi tidak terlalu berguna jika tindakan tertentu tidak diambil untuk mengarahkan kembali keadaan negatif, berkat informasi rinci dan konkret yang diberikan oleh kendali administratif.

Berkomunikasi dan memotivasi pekerja

Pengetahuan yang akurat tentang keadaan perusahaan, termasuk kesalahan, masalah, dan aspek-aspek yang ditangani dengan benar, mendorong komunikasi yang lebih baik dengan para pekerja, memotivasi mereka untuk menjamin bahwa aspek-aspek yang diperlukan diperbaiki, atau bahwa garis yang benar diikuti.

Menerapkan tindakan pencegahan

Diagnosis dini dari masalah tertentu yang terdeteksi oleh kontrol administratif membuat tindakan korektif tidak diperlukan, karena hanya diganti dengan tindakan pencegahan.

Keuntungan

Keuntungan terbesar dari kontrol manajerial adalah ia menciptakan siklus arah dan kontrol untuk kepemimpinan bisnis. Pengambilan keputusan menjadi efisien karena lebih sedikit individu yang terlibat.

Ini membantu manajer untuk mengukur kinerja aktual dan sebagai panduan menuju pencapaian tujuan.

Membantu desentralisasi

Tren modern dalam organisasi bisnis menuju desentralisasi, yang membutuhkan sistem kontrol.

Dalam desentralisasi, otoritas pengambilan keputusan tersebar di seluruh organisasi.

Manajemen harus tetap memegang kendali di tangan mereka untuk melihat apakah otoritas digunakan dengan benar. Tanpa kontrol administratif yang tepat, desentralisasi tidak akan berhasil.

Membantu koordinasi

Ukuran perusahaan modern semakin meningkat. Sejumlah besar modal dan sejumlah besar orang bekerja di dalamnya.

Ini menimbulkan masalah kontrol yang tepat, karena ada banyak divisi yang memproduksi dan mendistribusikan produk yang berbeda. Untuk mengkoordinasikan kegiatannya diperlukan suatu sistem kendali.

Sederhanakan pengawasan

Sederhanakan pemantauan dengan menunjukkan penyimpangan yang signifikan. Menjaga karyawan tetap terkendali.

Sistem kontrol yang baik mendeteksi titik lemah dengan sangat cepat. Ini membantu memperluas cakupan kendali di semua tingkatan.

Tingkatkan motivasi

Teknik pengendalian menciptakan suasana keteraturan dan disiplin dalam organisasi, dengan menemukan penyimpangan dan mengidentifikasi faktor-faktor yang bertanggung jawab atasnya.

Ini meningkatkan motivasi karyawan, karena mereka mengetahui pekerjaan yang menjadi tanggung jawab mereka.

Kekurangan

Kerugian dari kontrol administratif adalah dapat menghambat kreativitas dan inovasi, dengan membuat perusahaan lebih terstandarisasi dan kurang fleksibel.

Organisasi dengan kontrol administratif yang ketat seringkali kurang mampu beradaptasi dengan perubahan di pasar, industri mereka atau lingkungan hukum, karena telah membatasi ruang lingkup ide dan rencana yang mungkin.

Kesulitan dalam menetapkan standar kuantitatif

Pengendalian administratif kehilangan efektivitasnya ketika standar kinerja tidak dapat didefinisikan secara kuantitatif.

Sangat sulit untuk menetapkan standar kuantitatif untuk perilaku manusia, tingkat efisiensi, kepuasan kerja, motivasi karyawan, dll. Dalam kasus seperti itu, penilaian berada pada kebijaksanaan manajer.

Tidak ada kendali atas faktor eksternal

Perusahaan tidak dapat mengontrol faktor eksternal seperti kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, perubahan mode, perubahan kebijakan persaingan, dll.

Resistensi karyawan

Karyawan akar rumput bisa merasa kurang dihargai dan tidak puas karena mereka tidak diizinkan untuk mempresentasikan ide mereka. Karyawan merasa bahwa kontrol mengurangi kebebasan bertindak mereka. Ini dapat menyebabkan pergantian staf yang berat.

Karyawan sering menolak kendali. Akibatnya efektivitasnya berkurang.

Perselingkuhan mahal

Organisasi harus menghabiskan banyak waktu dan uang untuk memasang sistem kendali administratif.

Manfaatnya harus lebih dari biaya yang dikeluarkan, maka hanya kontrol yang akan efektif, jika tidak maka akan menyebabkan inefisiensi.

Pentingnya

Tanpa kendali administratif, proses pengelolaan tidak lengkap. Di perusahaan, kebutuhan akan pengendalian muncul karena beberapa faktor:

- Sulit untuk menetapkan standar kinerja yang sepenuhnya tepat di organisasi besar. Di sisi lain, seorang manajer membutuhkan semua jenis informasi yang tepat waktu, yang tidak selalu tersedia. Kontrol diperlukan untuk menilai keakuratan standar.

- Karyawan dipercayakan dengan sejumlah besar uang dan sumber daya yang berharga. Namun, jika tidak ada kontrol, karyawan bisa menyerah pada godaan. Sistem kontrol yang efisien membantu meminimalkan perilaku tidak jujur ​​di pihak karyawan.

- Dengan tidak adanya kontrol, karyawan dapat bersantai dalam usahanya dan kinerja mereka dapat turun di bawah normal.

Melalui pengendalian, dapat dipastikan bahwa sumber daya organisasi diperoleh dan digunakan secara efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Kontrol administratif menawarkan keuntungan berikut:

Verifikasi kebijakan

Ini memungkinkan manajemen untuk memverifikasi kualitas berbagai rencana. Dengan demikian, dapat mengungkapkan rencana mana yang perlu didesain ulang atau tujuan mana yang perlu dimodifikasi.

Perubahan lingkungan dapat membuat rencana awal tidak bisa dijalankan atau kurang. Kontrol membantu meninjau dan memperbarui rencana.

Tanggung jawab manajerial

Bahkan ketika seorang manajer menugaskan beberapa aktivitas dan mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, dia tetap bertanggung jawab atas kinerja akhir.

Oleh karena itu, seorang manajer harus memeriksa kinerja bawahannya untuk memastikan bahwa mereka menggunakan wewenang yang didelegasikan dengan cara yang diinginkan.

Kontrol administratif memungkinkan manajer untuk memenuhi tanggung jawab mereka dan pada saat yang sama mendelegasikan wewenang.

Motivator

Menginspirasi karyawan untuk bekerja keras dan bekerja lebih baik. Ketika mereka tahu bahwa kinerja mereka dihargai dan penghargaan mereka dikaitkan dengan evaluasi itu, mereka akan mencoba memberikan upaya terbaik mereka.

Efisiensi

Kontrol berkontribusi pada efisiensi operasi, dengan berfokus pada pencapaian tujuan. Oleh karena itu, memungkinkan manajer untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan sebelum menjadi serius, membantu meminimalkan pemborosan dan kerugian.

Contoh

Pengendalian administratif adalah setiap proses, praktik, kebijakan, alat, pengukuran, atau sistem yang diimplementasikan untuk memungkinkan manajemen mengarahkan sumber daya suatu organisasi. Berikut ini adalah contoh ilustratif:

Kontrol persyaratan

Dokumentasikan secara resmi rencana sebagai persyaratan dan kelola perubahan rencana ini.

Kontrol keuangan

Pengendalian keuangan seperti praktik pengembangan, pemantauan, dan penghitungan anggaran.

Pemantauan kinerja

Proses menyepakati serangkaian tujuan dengan karyawan dan mengevaluasi kinerja terhadap tujuan tersebut.

Pengawasan

Pemantauan kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi dan kualitas kerja.

Ubah kendali

Proses mengirimkan, mengevaluasi, menyetujui, memprioritaskan, menerapkan, mengkomunikasikan, dan meninjau perubahan dalam suatu organisasi.

Kontrol keamanan

Menerapkan pengamanan dan tindakan pencegahan untuk menghindari risiko terhadap orang, properti, dan informasi.

Pemeriksaan kepatuhan

Pelaksanaan proses, prosedur, sistem, kontrol, pengukuran dan laporan untuk mematuhi hukum, peraturan, standar dan kebijakan internal.

Pembandingan

Ini adalah proses yang sedang berlangsung untuk membandingkan kinerja perusahaan terhadap industri, persaingan, atau praktik terbaik saat ini.

Perbaikan terus-menerus

Ini adalah proses berulang untuk mengukur berbagai hal, memperbaikinya, dan mengukurnya lagi.

QA

Pastikan keluaran sesuai spesifikasi. Misalnya, terapkan proses untuk menguji produk di lini produksi.

Jaminan kualitas

Ini adalah proses untuk mencegah kegagalan kualitas di masa mendatang. Misalnya, praktik menyelidiki akar penyebab semua kegagalan kualitas untuk mengidentifikasi perbaikan.

Otomatisasi

Tingkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas juga dengan mengganti pekerjaan dengan otomatisasi.

Kontrol data

Kontrol data di berbagai bidang seperti kualitas data, asal data, keamanan, integrasi, dan kepatuhan.

Kontrol inventaris

Mengatur dan memperhitungkan inventaris untuk menghindari kekurangan atau kelebihan pasokan.

Kontrol aset

Pengendalian aset seperti fasilitas, infrastruktur, mesin, perangkat lunak, dan kekayaan intelektual.

Misalnya, sistem akuntansi aset mengimplementasikan pemisahan yang tepat dari perhatian tentang aset.

Referensi

1. All Business (2019). Apa itu Sistem Pengendalian Administratif dan mengapa itu sangat penting? Diambil dari: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2019). Sistem kendali manajemen. Diambil dari: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2019). Kontrol (manajemen). Diambil dari: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Fungsi Pengendalian Manajemen. MIT Sloan. Diambil dari: sloanreview.mit.edu.
5. Business Dictionary (2019). Pengendalian manajemen. Diambil dari: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Contoh Pengendalian Manajemen. Diambil dari: simplicable.com.
7. Basis Pengetahuan MBA (2019). Pentingnya Pengendalian Manajemen dalam Organisasi. Diambil dari: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Keuntungan Kontrol Manajerial untuk Organisasi. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Pentingnya dan Batasan Pengendalian. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.