SEPERTI APA BAGAN ORGANISASI SEBUAH HOTEL? (DAN FUNGSINYA) - PEKERJAAN - 2025

The bagan organisasi dari sebuah hotel merupakan pekerjaan yang hotel perlu untuk melaksanakan nya proses kerja, misi, visi dan nilai-nilai. Setiap hotel baik kecil, menengah maupun besar membutuhkan struktur organisasi untuk menjalankan operasional sehari-harinya.

Bagan organisasi digunakan untuk membantu membagi tugas, menentukan pekerjaan untuk setiap departemen, dan mendelegasikan wewenang di dalam dan di antara departemen. Ini berguna untuk orang-orang yang bekerja di dalam organisasi, tetapi juga untuk kandidat, karyawan baru, investor, kolaborator, dan lainnya.

Bagan organisasi di atas adalah tipikal hotel bintang 5, meskipun hotel bintang 4 mungkin memiliki jumlah departemen yang sama atau lebih. Jumlah bintang dapat diturunkan atau dinaikkan secara independen dari jumlah departemen.

Misalnya, hotel "NY King" dapat mempertahankan semua departemen dan meningkatkan dari 4 menjadi 5 bintang. Atau sebaliknya; turunkan dari 5 menjadi 4 bintang dan simpan semua departemen.

Jumlah apartemen akan bervariasi bergantung pada layanan yang ditawarkan hotel. Hotel mewah bintang 5 mungkin memiliki layanan wisata untuk klien, gym, kolam renang, lapangan tenis, SPA, disko … Hotel lain yang lebih kecil tidak akan memiliki layanan tambahan ini dan oleh karena itu tidak akan membutuhkan banyak karyawan, mengurangi jumlah departemen.

Jabatan senior yang paling umum di sebuah hotel adalah: manajer, manajer pemasaran, manajer akuntansi, manajer personalia, manajer teknik, manajer pembelian, manajer kamar, dan manajer restoran.

Dari posisi-posisi tersebut, dihasilkan lainnya yang inferior meskipun tidak kalah pentingnya untuk memenuhi fungsi utama hotel; mengakomodasi tamu yang memberikan kualitas setinggi mungkin, tergantung pada jumlah bintang di setiap hotel.

Siapa yang bertugas membuat bagan organisasi hotel?

Normalnya, penanggung jawab pelaksanaan bagan organisasi di suatu perusahaan adalah direktur Sumber Daya Manusia.

Selain bagan organisasi, Anda perlu menentukan posisi pekerjaan dengan baik di "deskripsi pekerjaan" sehingga fungsi setiap karyawan didefinisikan dengan baik. Hal ini penting untuk mempekerjakan karyawan baru dan agar setiap karyawan mengetahui apa yang harus dilakukan.

Di sisi lain, terdapat hotel-hotel yang memiliki fungsi outsourcing sumber daya manusia, terutama hotel-hotel kecil yang bukan merupakan bagian dari jaringan hotel.

Pekerjaan umum di hotel dan fungsinya

1- Manajer Umum / Direktur Hotel

Itu adalah posisi tanggung jawab terbesar:

• Dia bertanggung jawab atas administrasi, kontrol, dan pengembangan hotel, memverifikasi bahwa semua area departemen lainnya bekerja dengan cara terbaik.
• Tentukan kebijakan dan tujuan perusahaan yang akan dicapai.
• Pastikan setiap departemen memenuhi tujuan yang ditetapkan, memberikan kualitas layanan yang sangat baik.
• Ini mengelola manajemen sumber daya manusia, pemasaran, keamanan, kualitas dan koordinasi semua aspek yang diperlukan untuk pengoperasian hotel yang benar.

2- Manajer penjualan

Selain melengkapi departemen utama lainnya, fungsi utamanya adalah mendedikasikan dirinya untuk penjualan dan periklanan:

• Temukan klien.
• Hadir ke perusahaan.
• Tawarkan layanan.
• Tutup kesepakatan dengan klien.
• Kembangkan strategi periklanan.
• Mempromosikan layanan hotel.
• Cari klien potensial.
• Laporkan hasil penjualan ke departemen akuntansi dan keuangan.

Asisten penjualan

Tujuan utama dari posisi ini adalah untuk mendukung pekerjaan atasan Anda, atasan dan / atau manajer penjualan, mengontrol, mengklasifikasikan dan memesan penjualan yang dilakukan, selain untuk mengumpulkan faktur untuk melaksanakan proses dalam tata tertib administrasi.

Departemen kamar adalah salah satu yang akan bertanggung jawab untuk menangkap permintaan reservasi dan layanan pelanggan untuk tujuan ini, serta mengontrol cek dan pembayaran untuk mereka.

Anda juga harus mengawasi agar kamarnya bersih, bekerja sama dengan resepsionis dan pengurus rumah tangga.

Mereka bertugas menentukan ketersediaan kamar dan mengambil serta mengonfirmasi reservasi.

Supervisor atau manajer reservasi bertanggung jawab untuk mengarahkan kinerja yang baik dari departemen dan agen reservasi melakukan fungsi penanganan reservasi melalui semua cara berbeda yang datang (media, reservasi grup, online, tur, operator, dll.), mengelola uang dari deposit yang sesuai dan menjamin reservasi yang dibuat.

Sales Eksekutif

Ini adalah salah satu pekerjaan terpenting karena Anda bertanggung jawab atas portofolio penjual kepada siapa Anda harus memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan.

Dia bertanggung jawab atas apa yang dilakukan setiap karyawannya, dia harus mengetahui pergerakan semua akun dan jika ada masalah dengan mereka, dia harus bertanggung jawab untuk itu.

Anda harus memberikan indeks rinci dari laporan akun, berinisiatif untuk mendapatkan akun penting untuk perusahaan Anda.

Keberhasilan atau kegagalan perusahaan bergantung pada mereka, itu adalah posisi yang sangat kompleks yang membutuhkan tingkat komitmen dan tanggung jawab yang ekstrim.

3- Manajer layanan

Dia bertanggung jawab untuk mengawasi departemen layanan:

• Kontrol biaya.
• Dapatkan klien setia.
• Mendorong hubungan baik antar karyawan.
• Selesaikan keraguan dan kekhawatiran layanan semua klien.
• Memenuhi target penjualan.
• Pimpin dengan memberi contoh dengan mengikuti standar etika.
• Pastikan bahwa kualitas tingkat tinggi ditawarkan dan bisnis itu menguntungkan.

Administrasi dan keuangan

Ini adalah posisi penting karena dalam kendali urusan administrasi, itu harus setuju dengan Direktur Jenderal bagaimana hal-hal akan didistribusikan dan menginformasikan kepadanya tentang berbagai tahapan dan acara yang terkait dengannya.

Anda harus mengelola sumber daya keuangan, anggaran, pengeluaran, pengeluaran, dan investasi sehubungan dengan Direktorat dan Unit perusahaan.

Ini mengawasi pengelolaan sumber daya keuangan, mengoordinasikan kepercayaan yang diatur oleh pemerintah, mengawasi proses yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian.

Menghormati dan memelihara pasokan dan akuisisi sumber daya material, aset, dan layanan umum perusahaan.

Strategi bisnis

Seperti namanya, bertanggung jawab untuk membuat strategi dan rencana untuk memasuki pasar baru dan meningkatkan kekuatan perusahaan, serta meningkatkan pengalaman dan pengetahuan setiap anggota asosiasi atau organisasi.

Fungsi utamanya berfokus pada tanggung jawab langsung untuk aktivitas penjualan perusahaan, manajemen pemasaran, promosi dan distribusi, perencanaan penjualan, pengorganisasian distribusi yang berbeda.

Tetapkan tujuan untuk bertemu sehubungan dengan penjualan sesuai dengan produk dan area, buat rencana strategis untuk meningkatkan keberhasilan perusahaan, pelajari pelanggan dan lokasi yang mungkin lebih cocok untuk dipromosikan.

Ini memupuk suasana kerja tim dengan mempromosikan semangat penjualan dari personel yang bertanggung jawab.

Analisis kemungkinan penyebab masalah dan keluhan pelanggan.

Merancang kebijakan untuk menentukan harga dan kondisi penjualan.

Buat rencana untuk meningkatkan kemajuan pelatihan orang-orang di departemen Anda.

Ini bertanggung jawab untuk menerima, menyaring dan mendistribusikan berbagai prosedur dan peningkatan terkait kualitas layanan.

Pengawas keuangan dan akuntansi

Departemen yang bertugas menganalisis dan mengendalikan operasi keuangan dan akuntansi.

Ini juga didedikasikan untuk penyusunan anggaran tahunan, ramalan pendapatan, laporan keuangan, pembuatan laporan tentang situasi keuangan, menghadiri audit oleh pengawas keuangan, dll.

Pembelian

Ini adalah posisi yang sangat penting untuk pengembangan yang benar dari pekerjaan di perusahaan karena mereka bertanggung jawab atas rantai pasokan dan pembelian semua barang yang diperlukan agar perusahaan berfungsi secara efektif.

Ini dapat berupa pembelian untuk penggunaan perusahaan seperti untuk dijual kembali dan / atau bahan mentah untuk produksi produknya sendiri.

Pungutan ini juga termasuk pembelian jasa yang berkaitan dengan transportasi atau pemasaran.

Mereka bertanggung jawab atas penggunaan informasi dan sistem komputer untuk manajemen organisasi.

Mereka merencanakan dan mengarahkan semua kegiatan yang berkaitan dengan teknologi informasi dan teknologi di perusahaan tempat mereka bekerja.

Mereka menentukan tujuan bisnis untuk desain rencana untuk mencapai tujuan yang dinyatakan sebelumnya.

4- Asisten manajer

Dia bertanggung jawab untuk memenuhi semua tugas manajer ketika yang terakhir tidak ada.

Secara umum, dia tidak membuat keputusan penting tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan manajer, tetapi dia memiliki keputusan tentang hal-hal rutin dan umum yang mungkin timbul dalam operasi normal hotel.

Anda harus dilatih dengan semua informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk mengambil posisi penting, mengetahui semua fungsi, personel, tugas, penggantian, dll.

Selain itu, pengetahuan tentang norma hukum merupakan sesuatu yang tidak boleh kurang agar tidak bermasalah dengan hukum.

Anda perlu menyelesaikan dengan cepat dan memiliki rencana B untuk semuanya jika ada yang tidak berjalan seperti yang diharapkan.

Manajer Divisi Kuartal

Tugasnya terdiri dari perencanaan, pengawasan, dan pengendalian agar setiap kebijakan operasi yang terkait dengan bidangnya dijalankan:

• Merencanakan dan mengawasi jalannya kelompok dan konvensi.
• Analisis statistik bulanan.
• Tetapkan standar dan norma untuk penyediaan layanan di wilayah Anda.
• Terima keluhan yang berkaitan dengan area Anda.
• Berkoordinasi dengan manajer pemeliharaan kinerja yang benar dari tugas mereka.

Kepala resepsi

Atur dan kendalikan tugas departemen resepsi:

• Buat jadwal staf yang bertanggung jawab.
• Kelola keluhan.
• Ini berkomunikasi dengan departemen lain jika perlu.
• Mereka menangani layanan pelanggan dan menyelesaikan pertanyaan atau masalah apa pun.
• Dia adalah penanggung jawab utama kontak dengan klien.

Pengurus rumah

Departemen ini adalah departemen dengan jumlah karyawan terbesar yang bertanggung jawab atas seluruh hotel dan terutama bertanggung jawab untuk membersihkan seluruh bangunan: baik area umum hotel dan koridor, kantor, kamar, dll.

Posisi ini sangat penting karena kebersihan adalah kartu panggilan sebuah hotel, sebagian besar keberhasilan atau kegagalan bergantung pada hal ini.

Anda harus menerima pelatihan, karyawan harus ramah dan mengirimkan kehangatan kepada para tamu.

Manajer makanan dan minuman

Ia bertugas mengawasi persiapan dan dekorasi setiap hidangan dan minuman yang disiapkan di area dapur hotel, mengikuti resep dan standar yang telah ditetapkan sebelumnya oleh hotel.

Pastikan kinerja yang benar dari fungsi karyawan lain, penanganan persediaan yang baik, hindari pemborosan bahan, siapkan menu, awasi area makanan penutup, minuman keras, inventaris umum, dll.

Anda harus melakukan pembelian yang diperlukan dan mengontrol gudang.

Kendalikan semua personel di bawah tanggung jawab Anda.

Kapten layanan pelanggan

Bertanggung jawab kepada manajer untuk pengoperasian yang benar dari layanan yang ditawarkan oleh restoran atau kafetaria.

• Terima pelanggan.
• Dia menemaninya ke meja.
• Dapatkan saran.
• Singkirkan restoran.
• Periksa apakah semua orang melakukan tugasnya.
• Periksa persediaannya.
• Bantu pelayan jika perlu.

Dia bertanggung jawab untuk mengontrol staf, membuat menu, memantau penggunaan bahan baku dan barang lainnya secara rasional, mengontrol hasil dan kualitas hidangan, menentukan jam kerja pekerja lain yang bertanggung jawab.

Manajer layanan umum

Ia bertugas mengembangkan program tahunan untuk pemeliharaan dan pencegahan mesin dan peralatan.

Ambil semua tindakan yang diperlukan untuk memelihara dan meningkatkan kondisi arsitektur properti.

Administrasi layanan dasar, mendukung area yang membentuknya, menjaga keamanan properti dan penghuninya, menjalankan komisi keselamatan dan kebersihan.

Manajer Pemeliharaan

• Anda harus memperbaiki semua masalah dalam waktu singkat agar produksi tidak terganggu.
• Anda harus mengatur dan mengoordinasikan perintah kerja pemeliharaan untuk semua personel yang bertanggung jawab.
• Mengkoordinasikan pengiriman dan penerimaan bahan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan.
• Verifikasi urutan dan kualitas pekerjaan yang dilakukan.
• Otorisasi pemindahan bahan yang disimpan di gudang.
• Jika perlu, harus memberikan pelatihan tentang peralatan, bahan dan perkakas yang ada di fasilitas.

Bos keamanan

Ini bertanggung jawab untuk pencegahan bahaya pekerjaan.

• Analisis kemungkinan situasi risiko.
• Buatlah rencana keselamatan.
• Periksa tim.
• Sistem monitor.
• Menjamin keamanan pelanggan dan karyawan.
• Siapkan laporan tentang segala sesuatu yang telah dan telah terjadi.
• Kontrol parkir.

Manajer Taman

Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan taman dan pemeliharaannya.

Manajer Administrasi

Fungsinya untuk merencanakan dan mengarahkan pengelolaan administrasi perusahaan.

• Kelola hubungan dengan pemasok.
• Kontrol disipliner personel.
• Buat strategi produksi, dll.

Kepala sumber daya manusia

Ia bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan pengendalian sumber daya manusia dan bekerja dalam kontak langsung dengan Manajemen Umum dan manajer lainnya.

• Anda harus menjaga lingkungan kerja yang kondusif.
• Atur subsistem SDM.
• Mediasi konflik antar karyawan.
• Menjamin kesejahteraan hubungan karyawan-perusahaan.

Manajer gudang

Ini mengontrol input dan output dari semua bahan, peralatan, produk, perkakas dan secara umum semua properti yang dimiliki oleh perusahaan.

Itu juga melakukan audit dan inventaris untuk kontrol yang benar dan efektif.

Asisten akuntansi

Pekerjaannya terkait dengan tugas akuntansi, di antara beberapa dari banyak fungsinya yang dapat kita temukan:

• Manajemen persediaan.
• Layanan membayar.
• Kembalian pajak.

Asisten administratif

Fungsi utamanya adalah:

• Memproses korespondensi, menerima dokumen, menjawab panggilan, kunjungan, mengajukan dokumen, memproses file, memperbarui agenda, dll.

Skema lainnya adalah: