STRUKTUR ORGANISASI: KARAKTERISTIK, JENIS DAN ELEMEN - DUDAS - 2025

Sebuah struktur organisasi atau model organisasi adalah salah satu yang mendefinisikan perusahaan melalui kerangka referensial, yang mencakup jalur kewenangan, komunikasi, tugas, dan alokasi sumber daya. Menentukan bagaimana kegiatan (penugasan tugas, koordinasi dan supervisi) diarahkan pada pencapaian tujuan.

Organisasi harus efisien, fleksibel, dan inovatif untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Struktur organisasi juga dapat dianggap sebagai jendela pandang atau perspektif melalui mana individu memandang organisasi mereka dan lingkungannya.

Suatu organisasi dapat disusun dengan berbagai cara, tergantung pada tujuannya. Struktur organisasi akan menentukan cara beroperasi dan fungsinya. Model organisasi memungkinkan penugasan tanggung jawab eksplisit untuk kinerja berbagai fungsi dan proses ke entitas yang berbeda.

Entitas ini dapat berupa cabang, departemen, tim kerja, atau individu. Struktur organisasi memengaruhi tindakan organisasi, menyediakan platform tempat tugas standar dan prosedur operasi bersandar.

Demikian juga, menentukan individu mana yang dapat berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan dan, oleh karena itu, sejauh mana sudut pandang mereka akan membentuk tindakan yang akan dilakukan oleh organisasi. Model ini didorong oleh tujuan organisasi dan berfungsi sebagai konteks di mana proses beroperasi dan melakukan bisnis.

Model ideal bergantung pada sifat bisnis dan tantangan yang dihadapinya. Pada gilirannya, model tersebut menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan dan keahlian yang diperlukan. Para pemimpin bisnis secara teratur meninjau model organisasi untuk memastikannya mendukung tujuan dan misi strategis mereka.

Mereka juga berhati-hati agar prosesnya memenuhi standar industri. Mereka mengontrol bahwa itu sesuai dengan ketenagakerjaan, keselamatan, kesehatan, dan persyaratan lainnya.

Karakteristik umum

Untuk beroperasi secara efisien, bisnis membutuhkan sistem pengambilan keputusan, komunikasi, dan penyelesaian tugas formal yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Struktur yang ditentukan dan didokumentasikan

Setiap struktur perusahaan harus memiliki kerangka kerja yang ditetapkan yang mendefinisikan hierarki. Struktur harus dengan jelas mendefinisikan setiap pekerjaan, secara eksplisit menyatakan fungsi pekerjaan itu, ruang lingkup, dan manajemen senior yang terkait dengan peran tersebut.

Ini harus didokumentasikan dengan baik dan mudah diakses oleh semua karyawan, untuk menghindari orang menjadi bingung tentang tugas dan peran mereka, atau menghabiskan waktu untuk tugas yang di luar jangkauan mereka.

Komunikasi

Struktur organisasi yang baik akan memiliki hierarki komunikasi yang menentukan bagaimana staf berkomunikasi satu sama lain dalam situasi yang berbeda.

Ini akan menjelaskan bagaimana tugas didelegasikan dan dikomunikasikan kepada karyawan, bagaimana karyawan terus memperbarui tugas manajemen, dan bagaimana mereka melaporkan atau mengajukan keluhan tentang masalah.

Struktur komunikasi yang ideal akan memiliki rantai komando yang terdokumentasi untuk memandu karyawan dalam interaksi sehari-hari.

Struktur komunikasi yang jelas memungkinkan kepemimpinan meningkatkan interaksi di dalam perusahaan.

Visi yang jelas

Setiap perusahaan pasti punya visi. Ini berfungsi sebagai dasar untuk menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan.

Anda harus dengan jelas mendefinisikan apa yang Anda perjuangkan, apa yang ingin Anda capai, dan batasan moral dan etika Anda. Visi tersebut harus ringkas dan memberikan arahan bagi bisnis. Struktur organisasi harus dibuat berdasarkan visi perusahaan.

Departementalisasi

Departementalisasi menentukan cara perusahaan mengelompokkan berbagai fragmen organisasinya. Misalnya, model organisasi fungsional mengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi, seperti penjualan, pemasaran, manufaktur, dan layanan pelanggan.

Organisasi divisi dikelompokkan menurut geografi, seperti wilayah timur dan barat. Bentuk lain dari departementalisasi termasuk departementalisasi oleh pelanggan, produk, atau pasar.

Spesialisasi pekerjaan

Spesialisasi tenaga kerja, juga dikenal sebagai pembagian kerja, adalah tingkat di mana tugas tertentu dalam perusahaan dibagi menjadi pekerjaan individu.

Ketika spesialisasi pekerjaan luas, perusahaan dapat menugaskan seseorang tugas sebagai bagian dari proyek yang lebih besar. Jenis lingkungan ini sering kali membuat tugas yang lebih kecil dan lebih berulang.

Hirarki otoritas

Juga disebut rantai komando, ini mengacu pada garis otoritas organisasi, merinci siapa yang melapor kepada siapa.

Dalam kaitannya dengan hierarki kewenangan adalah ruang lingkup kendali. Mengacu pada jumlah tanggungan di mana manajer memiliki otoritas.

Sentralisasi dan desentralisasi

Struktur organisasi yang terdesentralisasi menyebarkan tanggung jawab pengambilan keputusan kepada manajer tingkat bawah dan beberapa karyawan non-manajerial.

Di sisi lain, model organisasi terpusat menjaga kendali dan tanggung jawab pengambilan keputusan di dekat bagian atas perusahaan.

Namun, apakah suatu organisasi tersentralisasi atau terdesentralisasi dapat bergantung pada berbagai elemen, seperti jumlah tingkat hierarki yang dimiliki perusahaan atau sejauh mana perusahaan tersebar secara geografis.

Jenis

Sederhana atau organisasi bisnis

Organisasi sederhana memiliki struktur organisasi yang fleksibel, umumnya digerakkan oleh wirausahawan dengan pola pikir kewirausahaan. Perusahaan rintisan, yang dikelola oleh pemiliknya, menjadi contoh jenis organisasi ini.

Cita-cita, energi, dan antusiasme yang berpikiran maju adalah kekuatan. Kerugian atau risiko yang mungkin terjadi adalah struktur yang terbatas, disiplin yang buruk dalam tugas, inefisiensi dalam pengendalian manajemen jika tidak ada penekanan pada pendefinisian proses kerja.

Organisasi jenis ini memiliki struktur yang sederhana dan datar. Ini terdiri dari unit besar dengan satu atau beberapa manajer. Organisasi relatif informal dan tidak terstruktur.

Ketika perusahaan besar menghadapi kondisi yang tidak bersahabat, mereka dapat kembali ke struktur ini untuk mempertahankan kontrol ketat dari atas.

Namun, seiring pertumbuhan organisasi, struktur ini mungkin tidak memadai, karena pembuat keputusan bisa menjadi sangat kewalahan sehingga mereka mulai membuat keputusan yang buruk.

Organisasi mesin (birokrasi)

Henry Mintzberg menyebut organisasi yang sangat birokratis sebagai "mesin". Instansi pemerintah dan jenis perusahaan besar lainnya mewujudkan gaya ini.

Organisasi mesin ditentukan oleh standarisasi. Pekerjaan sangat formal, ada banyak prosedur, pengambilan keputusan terpusat, dan tugas dikelompokkan berdasarkan departemen fungsional.

Pekerjaan didefinisikan dengan jelas; terdapat proses perencanaan formal dengan anggaran dan audit, dan prosedur ditinjau secara berkala untuk memverifikasi keefektifannya.

Semua lini fungsional naik ke atas, memungkinkan manajer puncak untuk mempertahankan kontrol terpusat. Organisasi ini bisa sangat efisien.

Organisasi profesional

Jenis organisasi profesi memiliki tingkat birokrasi yang mirip dengan jenis mesin. Namun, ini ditandai dengan tingkat pengetahuan profesional yang tinggi.

Para pekerja yang terlatih secara teknis ini sering kali memiliki keterampilan khusus dan otonomi dalam pekerjaan mereka. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih terdesentralisasi daripada yang berlaku dalam jenis mesin.

Perbedaan utama dengan organisasi permesinan adalah bahwa organisasi profesional bergantung pada profesional yang sangat terlatih yang menuntut kendali atas pekerjaan mereka sendiri.

Struktur ini khas jika organisasi berisi banyak pekerja pengetahuan. Inilah sebabnya mengapa ini umum di tempat-tempat seperti universitas, kantor akuntan, dan firma hukum.

Kerugian yang jelas dari struktur profesional adalah kurangnya kendali yang dapat dimiliki oleh eksekutif puncak, karena otoritas dan kekuasaan didistribusikan melalui hierarki.

Organisasi divisi

Struktur divisi biasa terjadi di perusahaan besar dengan banyak unit bisnis. Perusahaan membagi bisnis dan produknya menjadi beberapa divisi untuk mempromosikan manajemen spesifik dari setiap divisi.

Kontrol terpusat adalah hal biasa dalam format ini, dengan wakil presiden divisi mengawasi semua aspek pekerjaan dalam divisinya masing-masing.

Jenis struktur ini akan ditemukan di organisasi besar dan matang yang memiliki berbagai merek, menghasilkan berbagai macam produk, atau beroperasi di wilayah geografis yang berbeda.

Manfaat utama dari struktur divisi adalah memungkinkan manajer lini memiliki lebih banyak kendali dan tanggung jawab daripada dalam struktur mesin.

Dengan pengambilan keputusan yang terdesentralisasi, manajemen pusat puncak dapat fokus pada rencana strategis "global".

Kelemahan utama adalah duplikasi sumber daya dan aktivitas yang menyertai struktur divisi. Selain itu, perpecahan mungkin cenderung bertentangan, karena masing-masing perlu bersaing untuk mendapatkan sumber daya terbatas yang dialokasikan oleh kantor pusat.

Organisasi inovatif ("adhocracy")

Dalam industri baru, perusahaan perlu berinovasi dan berfungsi secara ad hoc untuk bertahan hidup. Keuntungan yang jelas dari adhokrasi adalah mereka mempertahankan kumpulan bakat inti. Orang dapat ditarik dari kelompok ini kapan saja untuk memecahkan masalah dan bekerja dengan cara yang sangat fleksibel.

Pekerja sering berpindah dari satu tim ke tim lain saat proyek selesai dan proyek baru dikembangkan. Adhocracy dapat merespon perubahan dengan cepat, mengumpulkan para ahli berkualifikasi yang mampu menangani tantangan baru.

Ada banyak konflik ketika kekuasaan dan otoritas tidak jelas. Harus menghadapi perubahan yang begitu cepat membuat stres para pekerja, sehingga sulit untuk menemukan dan mempertahankan bakat.

Elemen

Henry Mintzberg, dalam bukunya The Structure of Organizations, menyajikan diagram ini sebagai cara untuk menjelaskan apa yang dilakukan organisasi:

Pengaruh relatif dari elemen-elemen ini satu sama lain memiliki dampak yang signifikan terhadap sifat organisasi. Mintzberg menyatakan bahwa setiap elemen akan memiliki sarana koordinasi yang disukai.

Misalnya, puncak strategis akan berusaha untuk berkoordinasi melalui pengawasan langsung, dan akan sangat penting dalam organisasi yang lebih kecil dengan struktur yang lebih sederhana.

Garis tengah akan berusaha untuk menstandarisasi hasil, sedangkan teknostruktur akan mencoba menstandarkan proses kerja. Inti operasi akan berusaha untuk membakukan keterampilan.

Model organisasi Mintzberg juga menggambarkan prinsip penting dari struktur organisasi: pemisahan manajemen dan administrasi.

Karena pemisahan ini, orang-orang yang memutuskan misi dan arahan umum organisasi (kecuali jika itu adalah organisasi yang sangat kecil) berbeda dari mereka yang mengelola implementasi rencana dan kontrol operasi selanjutnya untuk memastikan bahwa tujuan terpenuhi. .

Model organisasi Mintzberg, juga disebut model lima elemen organisasi Mintzberg, membagi perusahaan menjadi beberapa elemen dasar berikut:

Puncak strategis

Di bagian atas organisasi terdapat apex strategis, yang bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memenuhi misinya dan mengelola hubungan dengan lingkungannya.

Manajemen puncak (apex strategis) akan menetapkan strategi dan kebijakan organisasi jangka panjang melalui tujuan yang akan dicapai.

Orang-orang yang membentuk puncak - misalnya, CEO - bertanggung jawab kepada pemilik, lembaga pemerintah, serikat pekerja, komunitas, dll.

Garis tengah

Di bawah puncak adalah garis tengah, yang merupakan sekelompok manajer menengah yang bertanggung jawab untuk mengubah keseluruhan tujuan strategis dan rencana puncak strategis menjadi rencana tindakan operasional yang terperinci.

Rencana aksi operasional ini akan dilaksanakan oleh para pekerja, dengan menjelaskan tanggung jawab manajerial untuk tugas-tugas tertentu dan bagaimana sumber daya akan dialokasikan.

Manajer menengah ini juga akan bertanggung jawab untuk mengawasi aktivitas dan mengambil langkah untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Technostructure

Saat organisasi tumbuh dan menjadi lebih kompleks, mereka mengembangkan sekelompok orang terpisah yang peduli tentang cara terbaik untuk melakukan suatu pekerjaan.

Mereka menetapkan kriteria keluar (misalnya standar kualitas) dan memastikan staf memiliki keterampilan yang sesuai (mengatur program pelatihan). Kelompok analis ini disebut oleh Mintzberg sebagai technostructure.

Struktur teknologi terdiri dari individu dan tim kunci yang bekerja dalam fungsi seperti sumber daya manusia, pelatihan, keuangan, dan perencanaan.

Mintzberg menyatakan bahwa ada beberapa peran di sini. Analis memutuskan cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan dan berusaha untuk membakukan keterampilan. Perencana memutuskan produk dan menentukan persyaratan kualitas.

Staf pendukung

Organisasi juga menambahkan fungsi administratif lain yang menyediakan layanan; misalnya, nasihat hukum, hubungan masyarakat, kafetaria, dll. Ini adalah staf pendukung.

Staf pendukung bekerja dalam fungsi-fungsi seperti penelitian dan pengembangan, hubungan masyarakat, dan layanan hukum. Produknya tidak berkontribusi langsung pada tujuan inti organisasi, tetapi aktivitasnya berkontribusi pada efisiensi dan efektivitas apex strategis, garis tengah, dan inti operasi.

Inti operasi

Akhirnya, di bagian bawah organisasi adalah inti operasional. Ini adalah orang-orang yang melakukan pekerjaan dasar untuk menghasilkan produk atau menyediakan layanan.

Referensi

1. Diane Chinn (2018). Apa itu Model Organisasi? Bisnis Kecil - Chron. Diambil dari: smallbusiness.chron.com.
2. Rick Suttle (2018). Model Struktur Organisasi. Bisnis Kecil - Chron. Diambil dari: smallbusiness.chron.com.
3. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2018). Struktur organisasi. Diambil dari: en.wikipedia.org.
4. Erik Devaney (2018). Pro kontra dari 7 Struktur Organisasi Populer. Hubspot. Diambil dari: blog.hubspot.com.
5. Tim Konten Alat Pikiran (2018). Konfigurasi Organisasi Mintzberg. Alat Pikiran. Diambil dari: mindtools.com.
6. Buka Learn (2016). Apa lima komponen Mintzberg dari sebuah organisasi? Panduan satu menit. Diambil dari: open.edu.
7. Neil Kokemuller (2018). Lima Jenis Struktur Organisasi Mintzberg. Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
8. Acca (2016). TEORI MINTZBERG TENTANG ORGANISASI. Acca Think Ahead. Diambil dari: accaglobal.com.
9. Matthew Schieltz (2018). Bentuk dan Karakteristik Struktur Organisasi. Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.