SISTEM INVENTARIS: JENIS, METODE, DAN CONTOH - DUDAS - 2026

Sistem persediaan adalah sistem pemantauan yang melaporkan jumlah bahan baku, persediaan atau produk jadi yang tersedia. Ini memastikan bahwa jumlah bahan yang tepat, dengan kualitas yang tepat, tersedia di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Sistem ini diupdate setiap kali ada barang yang dijual atau bahan baku yang digunakan untuk membuat suatu produk, untuk mengetahui apa saja yang tersedia untuk esok hari. Ini juga memungkinkan Anda untuk memesan produk terlebih dahulu, untuk mendapatkan semua yang Anda butuhkan setiap saat.

Sumber: pixabay.com

Ketika orang berpikir tentang sistem inventaris, biasanya dikaitkan dengan industri ritel. Namun, meskipun toko memerlukan sistem inventaris yang efektif agar dapat beroperasi dengan sukses, sistem ini juga digunakan di banyak jenis bisnis lain, seperti manufaktur, utilitas, perawatan kesehatan, pemerintahan, dan pendidikan.

Sebagai bagian dari supply chain, sistem persediaan mencakup aspek-aspek seperti pengendalian dan pengawasan pembelian (baik dari pemasok maupun pelanggan), pemeliharaan penyimpanan inventaris, pengendalian kuantitas produk yang akan dijual dan pemenuhan pesanan.

Pentingnya

Sistem inventaris yang efektif merupakan komponen yang sangat diperlukan dari setiap operasi ritel atau manufaktur. Tujuan utamanya adalah untuk secara akurat menjaga jumlah fisik produk, persediaan, dan bahan yang disimpan di gudang.

Beberapa elemen paling penting dari sistem yang dikembangkan dengan baik adalah deskripsi item, sistem penomoran, standarisasi satuan ukuran, dan pelabelan item yang akurat.

Setelah ditetapkan, sistem inventaris dapat digunakan untuk memantau dan memelihara barang yang disimpan untuk memastikan bahwa inventaris tidak hilang karena pembusukan atau pencurian.

Mengetahui kapan harus memesan ulang, berapa banyak yang harus dipesan, di mana menyimpan inventaris, dll. Dapat dengan cepat menjadi proses yang rumit. Akibatnya, banyak perusahaan memerlukan perangkat lunak atau sistem manajemen inventaris, dengan kapabilitas yang lebih besar daripada database sederhana dan rumus manual.

Ini penting untuk mengontrol biaya pembelian dan memenuhi tujuan layanan pelanggan. Meskipun perangkat lunak manajemen inventaris adalah alat manajemen yang berguna, kunci dari sistem yang baik terletak pada ketangguhan prosedur yang dibuat.

Apa yang dimaksud dengan sistem kendali inventaris?

Sistem pengendalian persediaan mengacu pada strategi yang digunakan perusahaan untuk memastikan mereka dapat memiliki persediaan bahan baku yang memadai untuk produksi dan produk jadi untuk dijual, sambil meminimalkan biaya persediaan.

Menyimpan persediaan berlebih itu mahal, karena ruang dan sumber daya keuangan yang diinvestasikan dalam produk sering kali dapat dimanfaatkan dengan lebih baik di bidang lain.

Namun, pada saat yang sama, memiliki persediaan yang rendah dapat mengakibatkan penghentian produksi yang mahal atau penundaan pemenuhan pesanan. Sistem kontrol inventaris membantu perusahaan menemukan keseimbangan yang rumit antara terlalu sedikit dan terlalu banyak stok.

Untuk apa ini?

Sistem kontrol inventaris membantu melacak inventaris dan menyediakan data yang diperlukan untuk mengontrol dan mengelolanya.

Ini adalah solusi teknologi yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas inventaris organisasi, termasuk pengiriman, pembelian, penerimaan, pergudangan, perputaran, pelacakan, dan reorganisasi.

Sistem kontrol inventaris yang baik menyelesaikan semua ini, dengan mengambil pendekatan holistik terhadap inventaris dan dengan memungkinkan perusahaan menggunakan praktik yang mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi di seluruh rantai pasokan.

Di sisi lain, ia memelihara inventaris yang benar, di lokasi yang benar, untuk memenuhi harapan pelanggan.

Terlepas dari jenis sistem kontrol inventaris yang Anda pilih, pastikan sistem tersebut menyertakan sistem untuk mengidentifikasi item inventaris dan informasinya, termasuk label kode batang.

Penting juga bahwa ini mencakup alat perangkat keras untuk memindai label kode batang, database pusat untuk semua inventaris, serta kemampuan untuk menganalisis data, membuat laporan, dan memperkirakan permintaan.

Strategi inventaris

Strategi manajemen inventaris yang tepat bervariasi tergantung pada industrinya. Depot minyak dapat menyimpan inventaris dalam jumlah besar untuk jangka waktu yang lama, memungkinkan Anda menunggu permintaan pulih.

Meskipun penyimpanan minyak mahal dan sulit, tidak ada risiko persediaan menjadi buruk atau keluar dari spesifikasi.

Namun, bagi perusahaan yang berurusan dengan barang yang mudah rusak atau produk yang permintaannya sangat sensitif terhadap waktu, ini bukanlah pilihan untuk mengakumulasi persediaan. Salah menilai waktu atau jumlah pesanan bisa sangat merugikan.

Jenis

Sistem persediaan -Perpetual

Dengan sistem persediaan perpetual, catatan persediaan terus diperbarui, menghitung penambahan dan pengurangan saat item persediaan diterima, dijual, dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, dipilih untuk dikonsumsi, dan dibuang.

Beberapa organisasi lebih menyukai jenis sistem ini karena sistem ini memberikan informasi inventaris terkini dan menangani penghitungan inventaris fisik dengan lebih baik.

Sistem persediaan perpetual juga lebih disukai untuk melacak inventaris, karena terus memberikan hasil yang akurat bila dikelola dengan benar.

Jenis sistem ini bekerja paling baik saat menggunakan, bersama dengan inventaris gudang, database dengan jumlah inventaris dan lokasi rak yang diperbarui secara real time oleh karyawan, menggunakan pemindai kode batang.

Tantangan yang harus diatasi

Ada beberapa tantangan yang terkait dengan jenis sistem ini. Pertama, sistem ini tidak dapat dipelihara secara manual dan membutuhkan peralatan dan perangkat lunak khusus, yang mengakibatkan biaya implementasi yang lebih tinggi, terutama untuk perusahaan dengan banyak lokasi atau gudang.

Pembaruan dan pemeliharaan berulang diperlukan untuk sistem persediaan perpetual, yang juga bisa mahal.

Tantangan lain dengan menggunakan jenis sistem ini adalah seiring berjalannya waktu, inventaris yang dicatat mungkin tidak mencerminkan inventaris yang sebenarnya, karena penghitungan fisik inventaris yang sering tidak digunakan.

Hasilnya adalah bahwa catatan persediaan dipengaruhi oleh kesalahan, barang yang dicuri, atau barang yang dipindai dengan tidak benar, menyebabkannya tidak cocok dengan jumlah persediaan fisik.

Sistem persediaan -Regular

Sistem persediaan periodik tidak melacak persediaan secara terus menerus, tetapi lebih memungkinkan organisasi untuk mengetahui tingkat persediaan awal dan akhir, selama periode waktu tertentu.

Sistem ini melacak inventaris menggunakan penghitungan fisik. Ketika persediaan fisik selesai, saldo dalam akun pembelian ditambahkan ke akun persediaan dan disesuaikan agar sesuai dengan biaya persediaan akhir.

Bisnis dapat memilih untuk menghitung biaya persediaan akhir menggunakan LIFO, FIFO, atau metode akuntansi persediaan lainnya, dengan mengingat bahwa persediaan awal adalah persediaan akhir dari periode sebelumnya.

Ada juga beberapa kerugian menggunakan sistem persediaan berkala. Pertama, saat penghitungan fisik inventaris diselesaikan, aktivitas bisnis normal hampir ditangguhkan. Alhasil, para pekerja mampu melakukan penghitungan fisik secara tergesa-gesa, karena keterbatasan waktu.

Kesalahan dan penipuan bisa lebih sering terjadi dalam sistem ini, karena tidak ada kendali terus menerus atas persediaan. Juga menjadi lebih sulit untuk mengidentifikasi di mana perbedaan dalam penghitungan inventaris terjadi, karena banyak waktu berlalu di antara penghitungan.

Bagaimana cara menerapkan sistem persediaan di sebuah perusahaan?

-Mengembangkan sistem penyimpanan

Atur produk

Hal pertama adalah mengatur produk simpanan Anda sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses dan menghitung setiap item dalam inventaris Anda. Semua perlu diberi label agar dapat dengan mudah dikenali dan bahan dapat ditempatkan di tempat yang tepat.

Efektivitas sistem inventaris sangat bergantung pada keakuratan penghitungan item yang akan diinventarisasi. Penghitungan yang salah dapat menyebabkan perbedaan akuntansi, menyebabkan pemesanan berlebih, dan produksi berlebih.

Persyaratan penyimpanan

Hal selanjutnya adalah menghitung dimensi fisik yang dibutuhkan untuk menyimpan persediaan. Ini bisa berupa seluruh gudang atau lemari kecil, tergantung pada ukuran produk atau bahan, dan volume penjualan.

Setiap kondisi khusus yang diperlukan untuk penyimpanan, seperti kontrol suhu atau kelembaban, juga harus dipertimbangkan.

Persediaan harus ditempatkan secara efisien untuk meningkatkan manajemennya. Setiap item harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga item dengan omset tertinggi adalah yang paling mudah diakses.

Pertimbangan juga harus diberikan untuk membuang barang usang yang jarang dijual.

Pertimbangkan sistem kode batang

Jika Anda memiliki inventaris dalam jumlah besar, Anda memerlukan beberapa cara untuk melacak item tersebut. Cara termudah untuk melakukannya adalah melalui sistem kode batang. Jika Anda memiliki sedikit jenis barang, Anda dapat menggunakan sistem visual.

-Ambil inventaris

Latih pekerja

Orang-orang yang mengerjakan inventaris adalah aspek paling penting dari sistem. Jika mereka tidak dilatih atau yakin siapa yang harus mengambil tindakan, efisiensi dan akurasi manajemen akan terganggu.

Karyawan harus dilatih dalam semua aspek sistem inventaris, seperti apa yang perlu dilakukan di setiap titik, siapa yang harus melakukannya, dan bagaimana itu harus didokumentasikan.

Lakukan penghitungan berkala

Frekuensi pengambilan inventaris memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keakuratan sistem inventaris. Beberapa jenis operasi akan membutuhkan interval inventaris yang lebih sering daripada yang lain.

Penting untuk fokus pada item yang paling penting terlebih dahulu. Misalnya, Anda dapat menetapkan item prioritas tinggi sebagai item yang menghasilkan 80% penjualan. Kemudian, kategori prioritas sedang dan rendah dapat dibuat untuk item dengan penjualan lebih sedikit. Ini akan menghindari membuang-buang waktu menghitung item dengan penjualan rendah.

Persediaan -Concile

Paskan datanya

Inventaris harus disesuaikan karena pencurian, keusangan, penurunan kualitas, atau kerusakan. Pengurangan persediaan akan menjelaskan perbedaan antara jumlah persediaan fisik dan persediaan yang dicatat di pembukuan.

Fungsi terpisah

Manajemen inventaris memerlukan manajemen inventaris fisik, seperti menghitung dan memindahkan inventaris, serta tugas-tugas administratif, seperti mengisi dokumentasi dan akuntansi yang sesuai.

Kedua fungsi ini harus ditangani oleh departemen yang berbeda, sehingga mengurangi risiko pencurian.

-Meningkatkan manajemen inventaris

Mengoptimalkan tingkat inventaris

Tingkat persediaan harus dijaga pada tingkat yang benar untuk memaksimalkan keuntungan dan mengurangi kerugian.

Menyimpan terlalu banyak inventaris meningkatkan risiko keusangan, kerusakan, dan pembusukan, sementara tidak menyimpan cukup berarti kehilangan peluang penjualan.

Terapkan perangkat lunak

Meskipun menggunakan spreadsheet dapat berfungsi untuk bisnis kecil, bisnis besar akan membutuhkan perangkat lunak manajemen inventaris.

Sistem ini dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak bisnis lain untuk membuat sistem terintegrasi dan mengotomatiskan operasi.

Metode dan alat untuk pengendalian inventaris

Kontrol inventaris ABC

Tidaklah diinginkan untuk memiliki tingkat kontrol yang sama atas semua item inventaris, karena masing-masing item bervariasi berdasarkan nilai konsumsi tahunannya.

Oleh karena itu, metode pengendalian persediaan ini digunakan untuk menentukan pentingnya setiap item dalam persediaan sesuai dengan nilai konsumsi tahunannya. Mereka diklasifikasikan sebagai A, B dan C.

Item bernilai tinggi diklasifikasikan sebagai "A". Mereka umumnya membentuk 15% -25% dari item persediaan, mewakili 75% -80% dari nilai konsumsi tahunan. Kontrol yang ketat harus dipertahankan atas barang-barang ini.

Kategori "B" terdiri dari barang-barang yang memiliki nilai konsumen lebih rendah. Itu terdiri dari 20% -30% dari item persediaan, mewakili 10% -15% dari nilai konsumsi tahunan. Kontrol yang wajar harus dipertahankan pada item ini.

Item yang kurang penting dalam persediaan diklasifikasikan sebagai "C". Itu terdiri dari 45% -65% dari item persediaan, yang mewakili 5% -15% dari nilai konsumsi tahunan. Karena nilai rendah barang-barang ini, hanya sedikit kendali yang dipertahankan atas barang-barang tersebut.

Metode tiga baki

Ini didasarkan pada konsep sistem Kanban, yang digunakan oleh pabrikan Jepang, yang mengatur pasokan barang dengan menggunakan kartu yang menampilkan serangkaian spesifikasi.

Pusat kerja menampilkan kartu ini ketika mereka ingin menarik inventaris dari baki persediaan.

Ketiga baki, satu di lantai pabrik, satu di gudang, dan yang ketiga di fasilitas pemasok, dilengkapi dengan baik dengan kartu Kanban untuk melacak pergerakan inventaris.

Setelah menggunakan persediaan dari nampan yang ditempatkan di lantai pabrik, itu diisi ulang dari nampan penyimpanan. Selanjutnya, baki gudang dikirim ke pemasok untuk diisi dari persediaan yang dipesan. Segera, pemasok akan memproduksi lebih banyak inventaris untuk mengisi tempat sampah kosong mereka.

Tepat waktu

Ini adalah metode di mana bahan diperoleh beberapa jam sebelum digunakan. Ini diadopsi oleh perusahaan untuk mengurangi beban persediaan yang tidak perlu, jika permintaan kurang dari persediaan yang direncanakan.

Tujuan dari metode ini adalah untuk meningkatkan perputaran persediaan dan mengurangi biaya pemeliharaan penyimpanan.

Oleh karena itu, ini menghilangkan kebutuhan untuk membawa persediaan yang besar. Untuk mendapatkan keuntungan dari metode ini, harus ada waktu yang tepat antara pengiriman material dan siklus produksi.

Sistem terkomputerisasi

Alat ini terintegrasi dalam satu sistem semua fungsi yang terlibat dalam manajemen inventaris. Perangkat lunak jenis ini memungkinkan perusahaan untuk mengontrol tingkat persediaan dengan secara otomatis memperbarui persediaan, mencatat penarikan, dan meninjau saldo.

Manfaat Anda dapat dimaksimalkan bila Anda mengintegrasikan sistem kontrol inventaris Anda dengan sistem lain, seperti akuntansi dan penjualan, yang membantu Anda mengontrol tingkat inventaris dengan lebih baik.

Kuantitas pesanan tetap

Dalam metode ini tingkat persediaan maksimum dan minimum ditetapkan. Jumlah persediaan maksimum yang tetap dapat diisi ulang secara otomatis ketika tingkat persediaan mencapai tingkat persediaan minimum atau titik pemesanan ulang yang ditetapkan.

Perusahaan harus menetapkan kapasitas stok maksimum dan minimum, sesuai dengan ruang penyimpanan dan tren penjualan.

Metode ini membantu mengurangi kesalahan penyusunan ulang dan mengelola kapasitas penyimpanan secara efisien.

Contoh

ERP NetSuite

Sistem ini dirancang untuk memiliki kontrol inventaris, terlepas dari volume atau lokasinya. Ini memungkinkan Anda untuk memenuhi harapan layanan pelanggan atau menyediakan pesanan kerja ke gudang.

Dengan menggunakan alat dan fitur bawaannya, inventaris dapat dilacak di beberapa lokasi, serta dipantau pesanan dan stok pengaman.

Dirancang untuk perusahaan menengah dan besar, solusi ini memastikan bahwa Anda memiliki volume inventaris yang besar untuk memenuhi permintaan pesanan kapan saja.

Inventaris Zoho

Apa yang akan segera Anda hargai tentang sistem manajemen inventaris ini adalah bahwa ini merupakan bagian dari rangkaian aplikasi produktivitas bisnis Zoho, salah satu merek perangkat lunak perusahaan yang paling banyak digunakan.

Keuntungan besar Zoho Inventory dibandingkan sistem lain adalah kompatibilitasnya dengan aplikasi produktivitas Zoho lainnya, yang memungkinkan migrasi data yang stabil di seluruh produk Zoho.

Artinya, Anda dapat mengelola inventaris, penjualan, sumber daya manusia, dan mengelola hubungan pelanggan, menggunakan satu platform.

QuickBooks

Sementara QuickBooks dikenal banyak orang sebagai perangkat lunak akuntansi yang sangat baik, alat manajemen inventarisnya mampu mengikuti alat manajemen inventaris terbaik di pasar.

Mengingat bisnis berada dalam bisnis penjualan barang atau jasa, maka masuk akal jika solusi perangkat lunak akuntansi mungkin dapat mengelola semua item ini.

Pertama, QuickBooks akan memperbarui jumlah inventaris yang sedang dibeli atau dijual. Tampilan cepat dari fitur ini akan memungkinkan Anda dengan mudah mengetahui apa yang dijual, kemudian memberi tahu apa yang perlu diatur ulang.

Sementara Anda cenderung melakukan tugas lain, QuickBooks bekerja di latar belakang untuk membawa nilai inventaris ke neraca.

Referensi

1. Nicole Pontius (2019). 4 Jenis Sistem Kontrol Inventaris: Perpetual vs. Pengendalian Persediaan Berkala dan Sistem Manajemen Persediaan Yang Mendukung Mereka. Camcode. Diambil dari: camcode.com.
2. Business Jargons (2019). Sistem Kontrol Inventaris. Diambil dari: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Bagaimana Mengembangkan Sistem Inventaris. Bagaimana Wiki. Diambil dari: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Apa Itu Sistem Persediaan? Bizfluent. Diambil dari: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Apa itu manajemen inventaris? Diambil dari: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Manajemen persediaan. Investopedia. Diambil dari: investopedia.com.
7. Referensi untuk Bisnis (2019). Sistem Pengendalian Inventaris. Diambil dari: referenceforbusiness.com.
8. Keuangan Online (2019). 10 Sistem Manajemen Inventaris Terbaik untuk 2019. Diambil dari: financesonline.com.