7 FUNGSI PALING MENONJOL DARI SEORANG SEKRETARIS - PEKERJAAN - 2025

Fungsi utama seorang sekretaris antara lain mengatur agenda, melayani publik dan menangani informasi rahasia. Itu adalah orang yang bertugas melaksanakan tugas pembantuan administrasi di sebuah kantor.

Posisi ini dapat dipegang oleh pria atau wanita, meskipun yang paling umum adalah wanita yang melakukannya.

Mereka biasanya bertanggung jawab atas urusan rahasia orang-orang dengan hierarki tertentu dalam perusahaan, seperti direktur, manajer, presiden, dan lain-lain. Itu membuat mereka menjadi tangan kanan eksekutif tempat mereka bekerja.

Jika perusahaannya kecil, beban kerja utama sekretaris berkaitan dengan tugas-tugas kantor dasar.

Beberapa negara di dunia mendedikasikan hari spesial untuknya sepanjang tahun untuk berterima kasih dan merayakan karyanya. Misalnya, di Kolombia, Peru, dan Meksiko, hari sekretaris adalah 26 April, sedangkan di Venezuela adalah 30 September.

7 fungsi utama seorang sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah memberikan dukungan dan kolaborasi kepada atasannya sehingga dia dapat sepenuhnya memenuhi perannya dalam organisasi, tanpa penundaan atau gangguan.

Meskipun sifat perusahaan mempengaruhi jenis pekerjaan yang dibutuhkan seorang sekretaris, dapat dikatakan bahwa fungsi utamanya adalah:

1- Manajemen agenda

Sekretaris bertanggung jawab untuk selalu memperbarui agenda orang yang bekerja padanya. Di sana Anda harus mencerminkan semua komitmen pekerjaan Anda dan terkadang komitmen pribadi.

Anda juga harus menyimpan catatan data semua orang dan institusi yang terkait dengan majikan Anda.

Agenda seorang sekretaris sering kali berfungsi sebagai catatan operasional eksekutif tempat dia bekerja.

2- Perhatian kepada publik

Perhatian kepada publik adalah salah satu tugas paling mendasar yang harus dilakukan sekretaris. Anda harus menjawab panggilan dan mencatat alasannya, serta semua data yang memungkinkan atasan Anda untuk menindaklanjuti masalah tersebut secara efektif.

Dia juga orang yang menerima pengunjung di kantor. Inilah mengapa penting bagi sekretaris untuk menjaga citra yang konsisten dengan citra perusahaan di tempat kerja.

Perannya tidak hanya untuk menyapa dan membuat penantian pengunjung menjadi ramah, tetapi juga memberikan arahan dan pedoman pertama tentang budaya organisasi dan proses internal perusahaan.

3- Manajemen dokumen

Selain menjadi orang yang menerima dan menangani korespondensi dari atasannya, seorang sekretaris menulis, membaca, menanggapi, dan menyimpan sebagian besar surat, pemberitahuan, memo, dan email majikannya.

Untuk tujuan ini, Anda harus menggunakan aplikasi perangkat lunak tertentu yang memungkinkan Anda menyiapkan dokumen tersebut dengan kelincahan dan kecepatan yang lebih tinggi.

Kekhususan kompetensi ini akan bergantung pada jenis pekerjaan yang dibutuhkan di bidang tempat Anda bekerja.

Sekretaris mengelola database kontak atasannya dan file korespondensi tertulis, serta risalah rapat dan dokumen lain yang menarik di dalam kantor.

Sekretarislah yang biasanya memperhatikan hal-hal yang dibahas dalam pertemuan penting.

4- Pengelolaan informasi sensitif (internal dan eksternal)

Di antara fungsi yang membedakan seorang sekretaris yang baik adalah menangani semua informasi yang sangat penting secara memadai dan efisien untuk operasional perusahaan atau lembaga tempat dia bekerja.

Misalnya, Anda harus memiliki kendali atas dokumen hukum yang mungkin diwajibkan oleh badan pemerintah kapan saja.

Anda juga dapat memiliki akses ke informasi dari lingkungan atau dari salah satu pelaku yang terkait dengan perusahaan. Informasi ini harus dikelola dengan bijaksana, efisien dan tepat waktu.

5- Organisasi kantor

Sekretaris harus mengoperasikan dan memelihara peralatan dan furnitur kantor: telepon, mesin fotokopi, printer, proyektor, furnitur, lemari arsip, dan lain-lain.

Dialah yang mengontrol persediaan persediaan dan peralatan kantor. Itu juga menjaga sistem file fisik dan elektronik agar informasi tersedia saat dibutuhkan.

Sekretaris harus memiliki ruang kerja yang bersih dan teratur, karena ini biasanya menjadi salah satu hal pertama yang dilihat orang di luar perusahaan ketika memasuki fasilitasnya.

6- Persiapan presentasi

Biasanya seorang eksekutif harus menyajikan laporannya dalam bentuk presentasi yang merangkum dan memberi peringkat informasi. Untuk tugas ini dia biasanya meminta bantuan sekretarisnya.

Orang yang berada di sekretariat harus memastikan bahwa informasi yang muncul di sana benar-benar mencerminkan data yang ingin dibagikan atasannya.

Anda juga harus berhati-hati bahwa ini adalah presentasi yang bebas dari kesalahan ejaan dan konsisten dengan identitas grafis perusahaan.

7- Pengawasan administratif

Seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengetahui bahwa kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk menjaga aset perusahaan atau lembaga tempat dia bekerja diikuti.

Menurut tingkat hierarki atasannya, sekretaris dapat memvalidasi keakuratan data yang mencerminkan detail operasi anggaran.

Seorang sekretaris harus menjaga kendali manajemen dan administrasi yang benar dari sumber daya di dalam kantor.

Sekretaris virtual

Dengan maraknya pekerjaan online, sosok sekretaris online atau asisten virtual pun muncul.

Sekretaris ini melakukan sebagian besar tugas yang dijelaskan di atas tetapi dari jarak jauh. Dalam kasus ini, sekretaris mengenakan biaya untuk layanan mereka per jam atau proyek.

Referensi

1. Budaya Uang (2015). 4 fungsi utama sekretaris. Diperoleh dari: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Daftar tugas seorang sekretaris. Dipulihkan dari: work.chron.com
3. Pymex (2016). Fungsi dan tanggung jawab Sekretaris Administrasi. Diperoleh dari: pymex.pe
4. Menjadi Relawan Sekarang (s / f). Apa peran sekretaris? Diperoleh dari: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Apa fungsi seorang sekretaris sebagai asisten manajer? Diperoleh dari: pyme.lavoztx.com