DEPARTEMEN PEMBELIAN: KARAKTERISTIK, FUNGSI - DUDAS - 2025

The departemen pembelian adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk semua kegiatan untuk akuisisi bahan baku, suku cadang, jasa, dll, seperti yang dipersyaratkan oleh organisasi. Ini menyediakan layanan yang merupakan tulang punggung banyak organisasi industri, ritel, dan militer.

Memastikan bahwa persediaan yang diperlukan untuk menjalankan bisnis dipesan dan disimpan dalam inventaris. Departemen ini berada di pusat manajemen rantai pasokan yang sukses, dan bertanggung jawab untuk meminimalkan biaya produk yang dipesan, mengendalikan tingkat inventaris, dan membangun hubungan yang kuat dengan pemasok.

Departemen pembelian yang baik akan menuntut kualitas dari pemasok dan akan menindaklanjuti pesanan dari awal hingga resepsi. Membantu departemen lain mengidentifikasi kebutuhan, mengelola proses daftar permintaan, dan mendapatkan harga yang kompetitif. Mereka biasanya bertindak sebagai pengontrol untuk memastikan kepatuhan dengan anggaran.

karakteristik

Bertindak sebagai penasihat tepercaya untuk manajemen senior

Departemen pembelian terlibat dalam perencanaan dan penganggaran perusahaan di tingkat tinggi. Hal ini memungkinkan untuk merancang biaya rekayasa balik dan mengeksplorasi alternatif yang berpotensi lebih murah dan / atau berkualitas lebih tinggi.

Mendorong inovasi pemasok

Lebih dari sekadar menuntut harga terendah, departemen pembelian bekerja sama dengan pemasok untuk mengurangi biaya pokok produk dan layanan mereka.

Mereka sangat terlibat dengan "siklus hidup inovasi", dari ide awal hingga produksi dan perbaikan berkelanjutan.

Berikan wawasan tentang data vendor utama

Perusahaan dapat memanfaatkan informasi ini untuk membuat analitik prediktif, memberikan wawasan yang lebih dalam tentang pasar.

Kelola dan kurangi risiko rantai pasokan

Krisis ekonomi telah mengajarkan pentingnya kesadaran akan stabilitas pemasok. Departemen pembelian memiliki pandangan yang jauh lebih jelas tentang area tersebut daripada bagian lain dari organisasi.

Mempromosikan staf yang gesit dan pengembangan bakat

Penting untuk melintasi batas-batas fungsional dan geografis untuk menemukan kandidat yang tepat untuk departemen pembelian.

Dalam beberapa kasus, jawabannya ada di outsourcing atau menggunakan organisasi layanan bersama.

fitur

Memperoleh materi

Untuk perusahaan manufaktur, hal ini dapat mencakup bahan mentah, tetapi juga dapat mencakup peralatan, mesin, atau bahkan perlengkapan kantor yang diperlukan untuk tim penjualan dan sekretaris.

Dalam bisnis ritel, departemen pembelian harus memastikan bahwa selalu ada cukup produk di rak atau gudang untuk menjaga toko tetap terisi dengan baik.

Sangat penting untuk menjaga gudang inventaris Anda pada tingkat yang wajar. Investasi berlebihan dalam jumlah besar dalam persediaan dapat menyebabkan masalah persediaan dan kurangnya modal untuk jenis pengeluaran lain, seperti penelitian dan pengembangan, atau periklanan.

Evaluasi harga

Departemen pembelian bertanggung jawab untuk terus mengevaluasi apakah Anda menerima bahan dengan harga terbaik, untuk memaksimalkan keuntungan.

Anda perlu membandingkan harga agar dapat menemukan pemasok terbaik dengan harga paling masuk akal untuk pesanan ukuran khusus perusahaan.

Departemen pembelian dapat berkomunikasi dengan pemasok alternatif, menegosiasikan harga yang lebih baik untuk pesanan volume yang lebih tinggi, atau menanyakan tentang kemungkinan mendapatkan produk dengan harga lebih rendah dari berbagai sumber lain.

Persetujuan vendor

Departemen pembelian mengevaluasi pemasok dalam hal harga, kualitas, pendapat pelanggan, dan waktu untuk menyelesaikan pesanan, menghasilkan daftar pemasok yang disetujui.

Lacak pesanan Anda

Pesanan didokumentasikan dengan formulir pesanan pembelian. Ini menentukan informasi penting tentang bahan yang dipesan, serta jumlah yang dipesan.

Formulir ini digunakan untuk memastikan bahwa produk yang dipesan diterima dan untuk melacak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan.

Kantor Kerja

Departemen pembelian menangani semua dokumentasi yang terkait dengan pembelian dan pengiriman material.

Ini berarti bekerja sama dengan departemen akuntansi Anda untuk memastikan bahwa ada cukup uang untuk membeli barang, arus kas lancar, dan semua pembayaran dilakukan tepat waktu.

Kepatuhan kebijakan

Sebelum melakukan pembelian, departemen pembelian harus memastikan bahwa itu sesuai dengan formalitas untuk perolehan dan persetujuan anggaran, dan harus memastikan bahwa bahan-bahan yang dibeli mengikuti kebijakan umum organisasi.

Pentingnya

Dapatkan biaya lebih rendah

Departemen pembelian memainkan peran penting dalam memaksimalkan keuntungan bisnis. Bandingkan harga dan negosiasikan dengan pemasok sehingga perusahaan mendapatkan harga terbaik untuk produk yang diperlukan.

Anda juga dapat memberikan penghematan dengan memanfaatkan jaminan dan diskon yang biasanya dilupakan oleh non-spesialis.

Membantu menabung, memberikan transparansi yang lebih baik dalam pengeluaran perusahaan. Ini akan memungkinkan Anda menegosiasikan kontrak yang lebih baik dan membebaskan arus kas.

Cegah bahan yang tidak mencukupi

Departemen pembelian harus mengidentifikasi produk mana yang penting bagi bisnis dan mengambil tindakan yang tepat untuk melindungi rantai pasokannya.

Untuk memastikan bahwa bahan yang tidak mencukupi tidak mempengaruhi produktivitas, departemen pembelian menggunakan teknik seperti sumber ganda.

Memiliki banyak sumber berarti menggunakan banyak vendor yang menawarkan produk yang sama. Jika ada masalah dengan satu pemasok, pesanan dapat ditingkatkan ke pemasok lain untuk mengkompensasi kegagalan tersebut.

Tingkatkan kualitas

Departemen pembelian membantu meningkatkan kualitas dengan menetapkan sasaran kinerja. Kemudian melacak kinerja aktual terhadap tujuan tersebut.

Sangat penting untuk mengukur karakteristik kualitas menggunakan indikator untuk atribut, seperti daya tahan, penampilan produk, atau ketepatan waktu pengiriman.

Mereka bekerja sama dengan pemasok untuk mengembangkan proses mereka dan membantu mereka meningkatkan kualitas.

Kelola hubungan

Tantangan bagi departemen pembelian adalah membuat pemasok tertarik untuk bekerja dengan perusahaan. Buat pemasok berinvestasi dalam hubungan jangka panjang.

Departemen juga harus mengelola hubungan di dalam perusahaan. Anda harus bekerja dengan pemangku kepentingan internal, seperti pemasaran, keuangan, logistik, dan distribusi, untuk memastikan bahwa mereka semua selaras.

Cari inovasi

Karena departemen pembelian selalu berhubungan dengan berbagai bisnis eksternal, berada dalam posisi yang ideal untuk memperoleh produk inovatif yang dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis dalam hal harga, kualitas, atau kenyamanan.

Referensi

1. Alexis Writing (2018). Apa Fungsi Departemen Pembelian dalam Organisasi? Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2018). Manajemen pembelian. Diambil dari: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Peran Departemen Pembelian dalam Bisnis. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 cara departemen pembelian dapat meningkatkan bisnis Anda. Diambil dari: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Lima Sifat Organisasi Pengadaan 'Kelas Dunia'. Forbes. Diambil dari: forbes.com.