SEKRETARIS EKSEKUTIF: PROFIL, KETERAMPILAN DAN FUNGSI YANG DIPERLUKAN - DUDAS - 2025

The sekretaris eksekutif adalah pekerjaan atau profesi yang berfungsi untuk memberikan dukungan maksimal kepada karyawan berpangkat tinggi di sebuah perusahaan atau organisasi. Dia akan menjadi orang yang akan mengatur dan memelihara jadwal eksekutif dan membantu mereka melakukan berbagai tugas administratif.

Tujuannya adalah untuk berkontribusi pada efisiensi bisnis secara keseluruhan dengan memastikan bahwa semua tugas administratif yang diberikan kepada Anda akan dilakukan secara tepat waktu dan efisien. Seorang sekretaris adalah orang yang memberikan dukungan administratif. Mereka dapat melakukan tugas-tugas seperti menulis dan mengarsipkan, menjawab telepon, dan mengirimkan pesan.

Sumber: pixabay.com

Di sisi lain, sekretaris pelaksana, atau asisten administrasi, juga melakukan beberapa kegiatan tersebut, bersama dengan mengkoordinir kantor, meneliti produk, berinteraksi dengan pemasok, memesan produk, dan membuat database. .

Sekretaris eksekutif biasanya menerima gaji yang lebih tinggi daripada sekretaris karena mereka menjalankan fungsi tingkat tinggi dan mempercepat produktivitas kantor.

Profil yang dibutuhkan

- Gelar sarjana dalam administrasi bisnis atau bidang terkait.

- Pengalaman yang terbukti sebagai sekretaris eksekutif atau peran administratif serupa.

- Harus kompeten dalam menangani Microsoft-Office secara komprehensif, dan dalam perangkat lunak back-office, misalnya sistem ERP.

- Pengetahuan mendalam tentang administrasi kantor dan prosedur akuntansi dasar, serta kosakata teknis relevan yang digunakan dalam industri.

- Keakraban dengan metode penelitian dasar dan teknik pelaporan.

- Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik.

- Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang luar biasa.

- Integritas dan kerahasiaan.

Sekretaris eksekutif haruslah profesional yang cepat dengan keterampilan manajemen waktu yang hebat dan kemampuan multitasking. Dengan ketekunan dan kompetensi mereka dalam pekerjaan mereka para eksekutif dapat fokus pada tanggung jawab manajerial mereka tanpa mengkhawatirkan tugas-tugas lain.

Banyak manajer sangat bergantung pada sekretaris eksekutif mereka untuk mengoordinasikan tugas sehari-hari dan menjadwalkannya. Kebijaksanaan dan ketegasan diperlukan sebagai pengatur waktu manajer.

Keterampilan dibutuhkan

Sekretaris eksekutif harus mahir dalam keterampilan dasar seperti menulis, tata bahasa, ejaan, dan tanda baca, serta memiliki pengalaman menggunakan peralatan kantor dan aplikasi perangkat lunak umum seperti pengolah kata, spreadsheet, dan grafik.

Demikian pula, mereka harus memiliki keterampilan manajemen waktu yang sangat baik dan kemampuan untuk secara efektif menangani berbagai tanggung jawab.

Di sisi lain, seorang sekretaris eksekutif juga membutuhkan kualitas lain, seperti penilaian yang baik, diplomasi, kebijaksanaan, dan kemampuan menyelesaikan masalah secara mandiri.

Mereka membutuhkan keterampilan komunikasi yang kuat untuk berinteraksi dengan publik, menulis laporan, dan meninjau publikasi.

Dengarkan secara aktif

Anda perlu tahu bagaimana memberi perhatian penuh pada apa yang dikatakan orang lain, meluangkan waktu untuk memahami poin yang dibuat, mengajukan pertanyaan yang sesuai, dan tidak menyela pada waktu yang tidak tepat.

Pemahaman membaca

Pemahaman penuh atas kalimat dan paragraf tertulis dalam dokumen terkait pekerjaan.

Manajemen waktu

Ketahui cara mengelola waktu Anda sendiri secara efisien, serta waktu orang lain.

Tahu bagaimana cara berbicara

Bicaralah dengan jelas kepada orang lain untuk menyampaikan informasi secara efektif.

Penulisan

Memiliki komunikasi yang efektif secara tertulis, sesuai dengan kebutuhan audiens.

Berpikir kritis

Penggunaan logika dan penalaran untuk dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan solusi, kesimpulan, atau pendekatan alternatif terhadap masalah yang muncul.

Pembelajaran proaktif

Memahami implikasi informasi baru untuk pemecahan masalah saat ini dan masa depan serta pengambilan keputusan.

Koordinasi

Penyesuaian tindakan dalam kaitannya dengan tindakan orang lain.

Ulasan

Review dan evaluasi kinerja itu sendiri, orang lain atau organisasi, untuk melakukan perbaikan atau mengambil tindakan korektif.

fitur

Seorang sekretaris eksekutif mungkin bertanggung jawab atas kas dan akuntansi kecil, tetapi juga dapat mengelola anggaran. Anda dapat menerbitkan artikel di situs web, tetapi Anda juga dapat merancang dan mengelola situs web.

Anda dapat memasukkan data ke dalam spreadsheet yang telah Anda rancang dan gunakan untuk fungsi pelaporan Anda.

Seorang sekretaris eksekutif dapat mengawasi staf administrasi. Sering melapor langsung ke CEO, dan mungkin mendukung satu atau lebih eksekutif senior.

Tanggung jawab

Perhatian kepada para eksekutif

- Menjaga agenda eksekutif dan membantu dalam perencanaan pengangkatan, rapat dewan, konferensi, dll.

- Menghadiri rapat untuk menyiapkan notulen rapat, lalu menyusun, mentranskripsikan, dan mendistribusikannya.

- Buat semua pengaturan perjalanan untuk para eksekutif: pembelian tiket, reservasi hotel, pengiriman biaya perjalanan, manajemen dan tinjauan dokumentasi terkait, dll.

- Melaksanakan investigasi yang diamanatkan, mengumpulkan data, dan menyiapkan dokumen atau laporan untuk dipertimbangkan dan dipresentasikan oleh eksekutif, komite, dan dewan direksi, sebagaimana ditugaskan.

- Tangani dokumen rahasia, pastikan mereka tetap terlindungi dan aman.

Interaksi internal dan eksternal

- Menerima dan memfilter panggilan telepon, mengalihkannya ke orang yang tepat jika Anda mau.

- Mengelola, memprioritaskan, dan mendistribusikan semua korespondensi masuk atau keluar (email, surat, faks, paket, dll.), Membaca dan menganalisis memo, presentasi, dan laporan yang masuk untuk menentukan kepentingannya dan merencanakan distribusinya.

- Mempersiapkan tanggapan untuk korespondensi yang berisi pertanyaan rutin.

- Pantau penggunaan perlengkapan kantor dan negosiasikan persyaratan dengan pemasok untuk memastikan bahwa pesanan lebih menguntungkan.

- Bertemu dengan individu, kelompok kepentingan khusus dan lainnya, atas nama eksekutif, komite dan dewan direksi.

- Sambut pengunjung dan tentukan apakah mereka harus diberi akses ke orang tertentu.

Dukungan administratif

- Menyimpan catatan elektronik dan kertas di file, memastikan bahwa informasi diatur dan mudah diakses untuk pengambilan cepat.

- Mempersiapkan faktur, laporan, surat, laporan keuangan dan dokumen lainnya, menggunakan perangkat lunak pengolah kata, spreadsheet, database dan / atau presentasi, juga memberikan bantuan terkait dalam akuntansi.

- Melakukan tugas kantor umum, seperti memelihara sistem administrasi dan melakukan tugas akuntansi dasar.

- Mengkoordinasikan dan mengarahkan layanan kantor, seperti pencatatan dan penganggaran, untuk membantu eksekutif.

- Menetapkan dan mengawasi kebijakan dan prosedur administrasi, baik untuk karyawan kantor, maupun untuk organisasi.

- Meninjau praktik dan prosedur operasi untuk menentukan apakah perbaikan dapat dilakukan di berbagai bidang seperti alur kerja, prosedur pelaporan, atau biaya.

- Mengawasi dan melatih tenaga administrasi lainnya.

Referensi

1. Bisa diterapkan (2018). Deskripsi pekerjaan Sekretaris Eksekutif. Diambil dari: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Perbedaan Antara Sekretaris & Sekretaris Eksekutif. Pekerjaan - Chron. Diambil dari: work.chron.com.
3. Career Planner (2018). Sekretaris Eksekutif dan Asisten Administrasi. Diambil dari: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Eksekutif. Diambil dari: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Tanggung Jawab Sekretaris Eksekutif. Diambil dari: bestsampleresume.com