PERMINTAAN PEMBELIAN: JENIS, CARA PEMBUATAN, DAN CONTOH - DUDAS - 2026

Formulir daftar permintaan pembelian adalah dokumen yang dibuat oleh departemen pengguna atau oleh personel gudang untuk memberi tahu departemen pembelian tentang item yang perlu dipesan, kuantitas, dan kerangka waktu pengiriman. Membeli dari bisnis dimulai dengan mengumpulkan persyaratan.

Setelah mereka dikompilasi, departemen pembelian harus diberi tahu. Permintaan pembelian adalah dokumen yang akan berisi daftar persyaratan tersebut. Untuk mencegah penipuan, manajer departemen umumnya tidak diperbolehkan memesan langsung dari pemasok atau membeli atas nama perusahaan.

Sebaliknya, ini adalah departemen berbeda yang disebut departemen pembelian yang benar-benar memesan dengan vendor eksternal. Manajer dari berbagai departemen menggunakan formulir daftar permintaan pembelian untuk memberi tahu departemen ini bahan apa yang perlu dibeli.

Permintaan pembelian dan pesanan pembelian adalah dokumen kunci dalam proses memperoleh barang yang dibutuhkan perusahaan untuk operasinya, menstandarkan proses pemesanan secara internal dan eksternal.

Jenis

Poin-poin penting tentang daftar permintaan pembelian adalah sebagai berikut:

- Ini adalah permintaan yang dibuat ke departemen pembelian untuk mendapatkan daftar bahan tertentu.

- Anda membutuhkan persetujuan dari organisasi pembelian.

- Ini adalah dokumen internal; artinya, itu tetap di dalam organisasi.

Anda dapat membuat daftar permintaan pembelian untuk jenis pengadaan berikut:

Standar

Memperoleh persediaan dan bahan dari pemasok, baik untuk proses produksi maupun bahan habis pakai kantor dan aset lainnya.

Outsourcing

Untuk memasok bahan mentah ke pemasok, dan dengan demikian mendapatkan produk jadi.

Konsinyasi

Memperoleh bahan yang disimpan di fasilitas perusahaan dan pemasok dibayar untuk itu.

Transfer

Untuk mendapatkan bahan dari departemen atau area lain yang ada di dalam organisasi yang sama.

Layanan eksternal

Untuk mendapatkan layanan dari penyedia pihak ketiga, seperti melakukan pemeliharaan pabrik.

Seperti yang dijelaskan?

Komponen dasar yang membentuk daftar permintaan pembelian adalah:

- Jumlah daftar permintaan, yang memungkinkan identifikasi dokumen. Ini harus sudah dicetak sebelumnya.

- Meminta departemen.

- Tanggal permintaan dan tanggal pengiriman yang diminta.

- Nama orang yang menyiapkan daftar permintaan dan tanda tangan orang yang melaksanakan otorisasi yang sesuai.

- Barang yang diminta harus dijelaskan secara detail, untuk menghindari data yang tidak akurat. Jumlahnya harus tepat; sangat penting untuk menempatkan unit yang dibutuhkan (kilo, liter, unit, dll.).

- Tanda tangan manajer departemen pembelian yang menyetujui atau tidak menyetujui pembelian.

- Jika kutipan telah diminta dari pemasok, mereka harus dilampirkan pada daftar permintaan.

Proses permintaan pembelian

Proses daftar permintaan pembelian digunakan oleh organisasi untuk menempatkan dan melacak pesanan persediaan. Ini bisa apa saja mulai dari bahan mentah hingga perabot kantor dan banyak lagi.

Ketika seorang manajer departemen menganggap bahwa material hampir habis, mereka mengisi formulir daftar permintaan pembelian, yang mencakup bidang yang tercantum di atas.

Permintaan pembelian adalah formulir yang dikirimkan departemen perusahaan ke departemen pembelian, mencantumkan item yang ingin dipesan dari vendor eksternal.

Proses ini memungkinkan pengguna untuk melakukan pemesanan, menerima persetujuan supervisor, dan yang terpenting, mengizinkan vendor pihak ketiga untuk mengirimkan penawaran harga.

Ketika manajer pembelian menerima daftar permintaan pembelian dalam proses ini, dia dapat meninjau semua informasi yang dikirimkan oleh pengguna sumber. Manajer hanya memilih apakah daftar permintaan disetujui atau tidak.

Jika tidak disetujui, ada kotak untuk meletakkan alasan keputusan dan departemen yang meminta akan diberitahu tentang keputusan ini. Namun, jika manajer memberikan persetujuannya, langkah selanjutnya adalah meminta penawaran dari pemasok.

Pentingnya

Mulailah proses pembelian

Dari waktu ke waktu, departemen suatu perusahaan akan membutuhkan bahan; permintaan pembelian memulai proses pembelian. Departemen pembelian akan bertindak sesuai dengan kekuatan dokumen.

Jika ada masalah, dokumen tersebut akan berfungsi sebagai bukti bahwa departemen memesan persediaan dengan komunikasi tertentu.

Ini adalah alat kontrol

Jika tidak ada kontrol yang tepat, staf dapat terlibat dalam penipuan, karena mereka mungkin meminta materi untuk penggunaan pribadi.

Dengan daftar permintaan pembelian, ada langkah-langkah untuk memastikan bahwa tidak ada penipuan yang dilakukan. Permintaan tersebut harus melalui beberapa pihak untuk memastikan keakuratan dan kebutuhannya.

Lindungi bisnis

Dengan adanya pesanan daftar permintaan, kemungkinan penipuan dapat dihindari. Aset perusahaan juga dilindungi.

Sentralisasi proses pembelian

Ketika sebuah organisasi mengharuskan semua permintaan dilakukan secara terpusat melalui departemen pembelian, maka mudah untuk mengelola keseluruhan proses.

Pembeli juga mendapat keuntungan, karena mereka sekarang dapat menggabungkan pembelian dan memanfaatkan daya beli organisasi untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik.

Contoh

Contoh 1

Nomor Permintaan: 00455

Tanggal: 15 Mei 2018

Nama pemohon: Annaliese Corvo

Posisi: supervisor pelatihan

Departemen: Pelatihan personel

Alasan permintaan: Artikel berikut harus digunakan dalam kursus pelatihan "Jaminan kualitas", yang akan diberikan selama pekan tanggal 16 hingga 20 Juli 2018.

- 01 kasus spidol flip chart.

- 12 pensil.

- 01 flip chart 20 lembar putih: lebar 1 meter x panjang 1,5 meter.

- 12 notebook single line ukuran normal.

- 06 spidol berwarna untuk papan tulis.

- 12 penghapus untuk dihapus.

- 12 pena tinta biru.

2 kutipan yang diterima dari pemasok alat tulis terlampir.

Diotorisasi oleh: Alberto Moreno

Posisi: Manajer Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia

Contoh 2

Confecciones Tely, departemen produksi SA perlu memesan bahan yang berbeda dan mengisi formulir daftar permintaan pembelian. Formulir ini memberi tahu departemen pembelian bahwa persediaan ini diperlukan.

Departemen pembelian dapat menyetujui atau menolak permintaan yang diterima. Jika disetujui, pesanan pembelian akan dibuat.

Pesanan pembelian dikirim ke vendor untuk membeli produk. Pemasok memproduksi dan mengirimkan produk dengan faktur.

Bagian penerima menerima produk dan mengirimkan laporan tanda terima ke bagian akuntansi.

Jika semua dokumen sesuai, bagian akuntansi mengeluarkan persetujuan faktur kepada kasir, yang menunjukkan bahwa pembayaran dapat dilakukan ke pemasok.

Referensi

1. Kamus Bisnis (2018). Permintaan pembelian. Diambil dari: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Apa itu Permintaan Pembelian? Diambil dari: myaccountingcourse.com.
3. Waktu Hutan. Perbedaan Antara Daftar Permintaan & Pesanan Pembelian. Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Apa itu Daftar Permintaan Pembelian dan Mengapa Penting untuk Bisnis Anda. Procurify. Diambil dari: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Daftar Permintaan Pembelian. Diambil dari: tutorialspoint.com.