PENGEMBALIAN UANG TUNAI KECIL: APA ADANYA, DOKUMEN DAN CONTOH - DUDAS - 2026

Pengembalian uang tunai kecil adalah penggantian yang dilakukan ke dana tetap yang ditugaskan ke departemen perusahaan, untuk jumlah pembayaran yang dilakukan dengan cara ini, sesuai dengan apa yang ditunjukkan dalam faktur dan tanda terima yang disajikan, untuk menyelesaikan jumlah awal Anda dalam bentuk tunai lagi.

Bisnis umumnya menyimpan sejumlah kecil uang tunai di fasilitas mereka untuk memenuhi pembayaran lain-lain yang kecil, seperti makanan dan perlengkapan kantor.

Sumber: pixabay.com

Mungkin ada beberapa lokasi kas kecil dalam bisnis yang lebih besar, mungkin satu per gedung atau bahkan satu per departemen. Sistem akuntansi terpisah digunakan untuk melacak transaksi kas kecil.

Pembayaran semacam itu umumnya ditangani melalui sistem uang muka kecil, di mana sejumlah "uang yang berfluktuasi" ditetapkan. Ini adalah jumlah maksimum uang tunai yang dapat disimpan dalam satu waktu.

Metode yang disukai untuk melakukan pengembalian uang adalah dengan cek, diminta melalui permintaan cek yang sah dan didokumentasikan.

Apa pengembalian uang tunai kecil?

Untuk membentuk dana kas kecil, cek dibuat untuk jumlah dana yang dialokasikan ke kas kecil tertentu.

Entri awal jurnal kas kecil adalah debit ke rekening kas kecil dan kredit ke rekening kas atau bank.

Penyimpan kemudian mencairkan jumlah yang berbeda dari dana kas kecil dengan imbalan penerimaan yang terkait dengan biaya apapun.

Saat ini belum ada entri jurnal. Sebaliknya, saldo kas di reksa dana kas kecil berkurang sementara jumlah penerimaan bertambah.

Sisa uang tunai ditambah total penerimaan harus selalu sama dengan jumlah dana awal di kotak bawah. Namun, pencurian atau kesalahan registrasi dapat menyebabkan variasi jumlah pembiayaan awal.

Pengembalian dana

Ketika saldo kas dalam dana kas kecil turun ke tingkat yang cukup rendah, penjaga kas kecil meminta kasir untuk mengganti uang tunai.

Ini memperoleh angka dari total penerimaan yang telah diakumulasikan. Kasir menulis cek baru untuk nilai penuh kuitansi dan menukarkan cek ini dengan kuitansi.

Entri jurnal kas kecil adalah debit ke rekening kas kecil dan kredit ke rekening kas atau bank.

Kustodian kas kecil memasukkan uang tunai ke dalam laci kas kecil, yang seharusnya berisi jumlah asli uang yang dialokasikan untuk dana tersebut.

Kasir membuat jurnal untuk mencatat penerimaan kas kecil. Ini adalah kredit ke rekening kas kecil, dan mendebet beberapa rekening pengeluaran yang berbeda, bergantung pada apa yang dibeli dengan uang tunai tersebut.

Kontrol

Kontrol internal yang kuat perlu dibuat untuk penerimaan atau pengeluaran kas untuk mencegah kesalahan pengelolaan dana dan melindungi dari kerugian.

- Kotak yang lebih kecil harus disimpan di tempat yang aman. Misalnya di dalam kotak uang tunai.

- Kasir harus bertanggung jawab untuk memelihara faktur yang sesuai dengan pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil.

- Penghitungan uang tunai mendadak harus dilakukan dari waktu ke waktu untuk memastikan keakuratan saldo kas yang tertera pada mesin kasir kecil.

- Jumlah uang tunai dalam kas kecil tidak boleh terlalu tinggi.

Dokumen

Setiap perusahaan menentukan format yang akan digunakan dan prosedur yang harus diikuti untuk permintaan penggantian, tetapi pada dasarnya prosesnya terdiri dari menyatukan semua pembayaran yang dilakukan dengan bagian bawah kotak bawah dan dukungan masing-masing.

Penting bahwa setiap pembayaran, bahkan minimal, didukung oleh faktur masing-masing atau, jika berlaku, dokumen yang setara, di mana perusahaan atau orang yang menerima pembayaran dapat diidentifikasi dengan jelas, untuk masalah terkait seperti penanganan pajak dan akuntansi.

Format pengembalian dana

Kustodian yang bertanggung jawab menangani kas kecil harus mengisi voucher yang disebut "Pengembalian uang tunai kecil", yang mencantumkan biaya yang dikeluarkan dalam periode tertentu, untuk menerima penggantian uang yang dikonsumsi.

Karyawan harus menyerahkan semua tanda terima pengeluaran asli yang dilampirkan pada formulir penggantian kas kecil yang telah diisi:

Jumlah total semua faktur dan kwitansi dalam format penggantian dan sisa kas yang tersedia dalam kas kecil harus sama dengan jumlah uang muka awal.

Format total pengembalian dana tunai kecil, dengan jumlah semua pembayaran individu, dikirim ke pengontrol untuk tinjauan akhir dan otorisasi.

Voucher pencairan

Untuk mengganti nilai biaya yang telah dilakukan sesuai dengan penerimaan dan tagihan kas kecil, yang tercantum dalam dokumen "penggantian kas kecil", dibuat bukti pengeluaran atau pembayaran, seperti yang ditunjukkan di bawah ini .

Semua dokumen yang terlibat ini harus dilampirkan pada catatan akuntansi voucher jurnal.

Formulir pengembalian dana dan dokumen asli dari semua dokumen dikirim ke departemen hutang dagang untuk diproses.

Bukti pelepasan dibuat atas nama penjaga kas kecil, sehingga cek dapat dikeluarkan atas namanya sesuai jumlah yang diminta. Cek pengembalian uang dapat diuangkan secara pribadi oleh kustodian.

Contoh

Perusahaan ABC memutuskan untuk mengalokasikan $ 100 dalam bentuk tunai sebagai dana tunai kecil ke departemen operasinya, sehingga dapat langsung memproses biaya rendahnya.

Oleh karena itu, pada 1 Maret uang $ 100 dikirimkan. Alokasi awal kas kecil akan dicatat dalam akuntansi sebagai berikut:

Selama bulan Maret, departemen operasi melakukan pembayaran kecil berikut melalui kas kecil:

- 3 Januari: pembelian teh seharga $ 10.

- 15 Januari: pembelian alat tulis seharga $ 50.

- 27 Januari: pembayaran kepada tukang ledeng sebesar $ 20.

Pembayaran yang dilakukan dengan kas kecil akan dicatat dalam akuntansi sebagai berikut:

Uang tunai kecil harus dilunasi pada tanggal 31 Maret. Karena total biaya untuk bulan tersebut adalah $ 80, maka ini adalah jumlah yang akan diganti:

Oleh karena itu, mulai 1 April, kotak yang lebih rendah akan sekali lagi memiliki $ 100 yang awalnya ditetapkan padanya.

Referensi

1. Universitas Fordham (2019). Dana dan Pembayaran Imprest Kas Kecil. Diambil dari: fordham.edu.
2. Universitas Stanford (2019). Cara: Mengganti Karyawan dengan Uang Tunai Kecil. Diambil dari: web.stanford.edu.
3. Akuntansi Sederhana (2019). Akuntansi Kas Kecil. Diambil dari: accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Akuntansi kas kecil. Alat Akuntansi. Diambil dari: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Pengembalian Uang Tunai Kecil. Diambil dari: gerencie.com.