UMPAN BALIK POSITIF DAN NEGATIF: CARA MEMBERIKANNYA DALAM 9 LANGKAH - PEKERJAAN - 2025

Memberikan umpan balik positif atau negatif menggunakan metode komunikasi untuk mengirimkan dan menerima informasi tentang kecukupan atau ketidaksesuaian pekerjaan kita. Dalam pendekatan pertama terhadap konsep ini, Anda mungkin berpikir bahwa ini adalah tentang aspek negatif yang dikomunikasikan oleh bos kepada karyawan sebuah perusahaan.

Umpan balik positif menyadari sesuatu telah dilakukan dengan baik. Misalnya: «Pekerjaan telah dikerjakan dengan ringkas dan dipahami dengan baik. Umpan balik negatif terjadi ketika sesuatu telah dilakukan salah. Misalnya: "Karya tidak dipahami dengan baik, memiliki informasi yang membingungkan."

Baik positif maupun negatif berfungsi untuk meningkatkan kinerja orang yang menerima umpan balik. Namun, konsep umpan balik pekerjaan jauh lebih luas, dan bisa positif atau negatif, dan diarahkan ke karyawan, atasan atau rekan kerja.

Seperti yang dikemukakan oleh Farr (1993), dalam lingkungan kerja banyak terdapat informasi yang memberitahu kita bagaimana kita melakukan pekerjaan kita. Namun, informasi ini perlu dipahami, untuk mencapai tujuan dan sasaran kita. Antara lain, umpan balik pekerjaan akan memungkinkan Anda untuk:

• Perbaiki kesalahan kinerja Anda.
• Kurangi ketidakpastian Anda tentang kesesuaian pekerjaan Anda.
• Ketahui bagaimana orang lain memandang dan mengevaluasi Anda.

Selain itu, beberapa keuntungan yang akan Anda peroleh dengan memberikan umpan balik yang membangun di lingkungan kerja Anda adalah:

• Hindari konflik dengan rekan kerja, karyawan atau atasan.
• Memiliki kepuasan yang lebih besar di tempat kerja.
• Promosikan kerja tim dan jadilah lebih efektif.
• Mendapatkan perasaan kompetensi diri di tempat kerja.

9 Langkah untuk memberikan umpan balik positif atau negatif

Agar Anda dapat mempraktikkannya secara efektif, kami jelaskan 9 langkah yang harus Anda perhatikan untuk mengembangkan metode komunikasi ini:

1 - Pilih waktu dan tempat dengan baik sebelum memberikan umpan balik

Anda harus mulai dengan menanyakan orang lain apakah mereka ada saat itu. Jika dia sibuk, Anda harus mencoba memulai percakapan nanti.

Dengan cara ini, orang yang Anda beri umpan balik akan memberi Anda perhatian yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi secara efektif. Di sisi lain, untuk memilih skenario, Anda harus mempertimbangkan jenis informasi yang akan Anda berikan:

Ketika datang ke umpan balik positif, Anda harus memilih untuk melakukannya di depan umum, sehingga orang tersebut memiliki pengakuan sosial yang lebih sosial atas kesesuaian pekerjaan mereka.

Jika ingin menyampaikan hal-hal negatif, pilihlah tempat yang privat agar pekerja tidak merasa malu di depan rekan kerja.

2 - Jangan menunggu terlalu lama untuk memberikan pendapat Anda

Jika ada beberapa aspek yang ingin Anda berikan umpan balik kepada rekan kerja, karyawan atau atasan, jangan menunggu terlalu lama. Jika tidak, orang tersebut tidak akan mengingat dengan baik apa itu.

Misalnya, jika Anda memberi tahu seseorang bahwa perilaku yang mereka lakukan 3 bulan lalu tidak pantas, orang tersebut mungkin tidak akan mengontekstualisasikan apa yang terjadi, jadi umpan balik Anda tidak akan memberikan efek yang diinginkan.

Namun, jika Anda mengomentari aspek positif atau negatif tentang sesuatu yang telah mereka lakukan dalam beberapa hari terakhir, mereka dapat mempertimbangkan pendapat Anda dan mengoreksinya –jika perlu-, karena mereka masih belum banyak menyimpang dari tujuan mereka.

Selain itu, poin ini sangat penting dalam kaitannya dengan umpan balik negatif, karena jika Anda tidak segera memberikan pendapat, Anda akan menumpuk keluhan terhadap seseorang dan suatu hari Anda mungkin akan kewalahan dan mengomunikasikan semua yang mengganggu Anda dengan sikap agresif.

Ini biasa terjadi dalam semua jenis hubungan - teman, pasangan, orang tua, dll. - Jika Anda tidak memberi tahu orang lain apa yang mengganggu Anda, akan sulit bagi mereka untuk mengubah perilakunya.

3 - Tunjukkan sikap empati

Tempatkan diri Anda pada posisi orang lain dengan empati dan pikirkan bagaimana Anda ingin mereka memberi Anda informasi tentang pekerjaan dan kinerja Anda.

Tentunya Anda ingin orang yang akan mengomentari beberapa aspek pekerjaan Anda berempati, berusaha untuk tidak merusak perasaan Anda ketika menyangkut informasi negatif.

Jika pekerjaannya memengaruhi Anda dengan cara apa pun, cobalah juga untuk tidak kehilangan ketenangan Anda dan jelaskan perasaan Anda.

4 - Dengarkan orang lain dan bersikaplah fleksibel

Dalam proses komunikasi ini, Anda harus memiliki kemampuan untuk mendengarkan secara aktif - dan tidak hanya berbicara. Ini termasuk memberikan kesempatan kepada pihak lain untuk mengomentari kesulitan yang mereka hadapi dalam perjalanan terkait dengan tugas tersebut.

Perhatikan alasan yang membuat orang lain bertindak seperti ini. Mungkin ketika Anda mengetahui keadaannya, Anda akan mengerti bahwa dia bertindak dengan cara yang terbaik.

Memiliki kemampuan untuk memperbaiki jika menurut Anda Anda salah. Pada akhirnya, umpan balik yang Anda berikan didasarkan pada pendapat pribadi Anda, itu bukan kebenaran mutlak.

5 - Jangan gunakan komentar umum dan tidak spesifik

Penting bagi Anda untuk spesifik dengan komentar Anda, daripada memberikan umpan balik dengan informasi yang tidak jelas dan umum. Tidak sama dengan mengatakan: "kerja bagus" daripada "laporan terakhir Anda mengumpulkan informasi yang sangat tepat tentang kemajuan perusahaan."

Dengan komentar kedua, orang lain akan merasa lebih dihargai dan akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang keefektifan mereka di tempat kerja.

Semakin spesifik dan konkret informasi yang Anda berikan, semakin baik konsekuensinya terhadap kinerja orang lain - seperti kompas yang lebih tepat, semakin mudah bagi kami untuk mengarahkan kapal.

6 - Gunakan "Teknik Sandwich"

Teknik ini terdiri dari penyediaan:

1. - Kritik positif, baik terhadap aspek-aspek yang dijalankan dengan baik maupun terhadap upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan.
2. - Tinjauan negatif, tentang apa yang menurut Anda harus diperbaiki untuk melakukan pekerjaan yang efektif.
3. - Tinjauan positif, tentang kecukupan umumnya.

Dengan cara ini, Anda menghindari ketidaknyamanan saat memulai dengan komentar negatif, sehingga orang tersebut akan lebih menerima pendapat Anda. Selain itu, Anda berhasil meninggalkan rasa yang enak di mulut Anda yang memuncak pada percakapan dengan aspek positif lainnya.

Orang yang menerima umpan balik tidak akan merasa dipertanyakan, tetapi akan menerimanya dengan cara yang lebih positif dan akan bersedia untuk mengubah aspek negatif yang Anda sebutkan.
Contoh dari teknik ini akan dikatakan kepada rekan kerja:

“Presentasi penjualan Anda baru-baru ini memberi saya informasi yang sangat berharga. Sudah agak lama, tapi sangat menarik ”.

7 - Gunakan umpan balik dengan berfokus pada perilakunya, bukan orangnya

Sangat penting bagi Anda untuk memilih kata-kata yang akan Anda gunakan dengan baik, agar tidak mengkritik orang yang bersangkutan, melainkan perilaku yang telah mereka lakukan pada saat tertentu.

Agar Anda dapat memahami dengan lebih baik, tidak sama dengan mengatakan "proyek tidak selesai tepat waktu" daripada mengatakan "Anda selalu terlambat menyelesaikan proyek". Dalam kasus kedua, orang tersebut mungkin merasa bahwa mereka diklasifikasikan sebagai tidak bertanggung jawab dan situasi yang tidak nyaman dan tidak menyenangkan akan terjadi.

Juga fokuslah pada perilaku terisolasi, sehingga perilaku tidak digeneralisasikan. Mari kita lihat contoh dalam kaitannya dengan aspek ini: Lebih baik mengatakan: "pagi ini kamu terlambat 15 menit, saya ingin tahu apakah kamu punya masalah" daripada: "kamu sangat terlambat".

Seperti yang Anda lihat, pada contoh pertama dia berfokus pada perilaku terlambat - selain menunjukkan sikap empati tentang hal itu.

Sebaliknya, pada kalimat kedua bersifat agresif, mengkatalogkan orang tersebut berdasarkan beberapa fakta yang terkadang merupakan pengecualian, bukan norma.

8 - Dalam umpan balik negatif, berikan opsi tentang bagaimana tugas dapat dilakukan dengan lebih baik

Ketika umpan balik yang Anda berikan negatif, tambahkan komentar yang bertujuan untuk meningkatkan pekerjaan. Ini akan membantu orang lain mengetahui bagaimana mereka harus melakukan pekerjaannya dengan cara yang produktif.

Misalnya, jika Anda tidak menyukai cara seorang pekerja melayani klien, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti: “Pagi ini saya mengamati bahwa klien tidak puas dengan penjelasan Anda tentang pembayaran melalui pembiayaan. Di kesempatan lain, Anda bisa menawarkan brosur penjelasan agar dia lebih mengerti ”.

9 - Dorong orang lain untuk memberikan pendapat mereka tentang pekerjaan Anda

Terutama jika itu adalah karyawan Anda, Anda harus mendorong dinamika dan pertukaran informasi ini, sehingga Anda juga bisa mendapatkan keuntungan dari keuntungan memiliki informasi langsung dan konkret tentang pekerjaan Anda.

Mengetahui pendapat para pekerja di sekitar Anda akan membantu Anda mengelola perahu Anda sendiri, seperti yang kami sebutkan di awal artikel ini.

Kami berharap semua tip ini akan membantu Anda meningkatkan komunikasi Anda dengan rekan kerja dan mencapai kepuasan kerja yang lebih besar.

Referensi

1. Ana I. García Álvarez dan Anastasio Ovejero Bernal. Pengukuran Umpan Balik Kerja dalam Organisasi: Adaptasi kuesioner Survei Umpan Balik Pekerjaan. Psicothema, 1998. Vol. 10, No.2, hal. 241-257.
2. Carlos Eduardo Román Maldonado. Tentang umpan balik atau umpan balik dalam pendidikan tinggi online. "Majalah Virtual Universidad Católica del Norte". No.26, (Februari - Mei 2009, Kolombia).
3. Ignacio Boss. Mengapa memberi Umpan Balik? Bagaimana melakukannya secara efektif? (2001) Universitas CEMA.
4. MI Ferrero dan M. Martín. Pentingnya umpan balik konstruktif dalam evaluasi pertunjukan musik kelompok.
5. Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Apakah Anda Bersembunyi dari Bos Anda? Pengembangan Taksonomi dan Instrumen untuk Menilai Perilaku Manajemen Umpan Balik dari Berkinerja Baik dan Buruk. Jurnal Manajemen (2003).