Sebuah kebijakan biaya adalah format yang memiliki fungsi melayani sebagai bukti fisik arus keluar uang dari sebuah perusahaan atau bisnis. Ini digunakan dalam akuntansi dengan tujuan untuk mendeskripsikan pergerakan secara detail dan biasanya disertai dengan voucher lain untuk operasi tersebut.
Akuntansi adalah disiplin ilmu yang bertujuan untuk mengontrol semua transaksi yang terjadi di perusahaan atau bisnis pada saat masuk atau keluar uang.
Ini berarti bahwa setiap kali pengeluaran dilakukan, investasi, gaji, atau jenis biaya lainnya dibayarkan, atau sebaliknya, dana diterima untuk pembayaran pelanggan dan pendapatan lain, departemen administrasi perusahaan harus keluar. operasi ini dicatat dalam sistem akuntansi Anda.
Seperti halnya seseorang harus membayar untuk apa yang mereka beli, sebuah perusahaan harus melakukan hal yang sama, meskipun dengan cara yang sedikit lebih rumit, dan untuk alasan itu menggunakan sistem akuntansi.
Untuk setiap jenis operasi, ada format pendaftaran khusus dan kebijakan keluar, seperti yang dijelaskan di awal, berfungsi sebagai bukti pembayaran yang dilakukan.
Pembayaran tersebut dikeluarkan untuk berbagai pemasok barang dan jasa perusahaan. Misalnya, setiap bisnis membutuhkan layanan dasar seperti listrik, koneksi internet, air, dll.
Anda juga perlu membeli persediaan untuk dapat melakukan pekerjaan Anda: alat tulis, perlengkapan kantor, kendaraan, dll., Dan dalam kasus perusahaan manufaktur, mereka harus membeli bahan mentah untuk membuat produk mereka.
Ada banyak pembayaran yang harus dilakukan perusahaan untuk menjalankan tujuannya dan masing-masing harus dicatat. Selain itu, setiap pembayaran atau penarikan uang harus disahkan oleh departemen terkait.
Karakteristik kebijakan biaya
Informasi yang harus disertakan dalam kebijakan keluar yang khas adalah sebagai berikut:
- Salinan cek atau transfer elektronik yang digunakan untuk melakukan pembayaran.
- Konsep pembayaran, yaitu, layanan apa, masukan, pajak, dll., Sedang dibatalkan.
- Tanda tangan persetujuan pembayaran oleh departemen yang bertanggung jawab.
- Tanggal pembayaran dilakukan.
- Jumlah atau jumlah total pembayaran.
- Identifikasi penyedia.
- Tanda tangan penyedia atau orang yang menerima pembayaran.
Perlu melampirkan formulir kebijakan pelepasan bukti lain seperti:
- Faktur pemasok (atau yang setara dalam hal pembayaran pajak, pembayaran gaji, dan lainnya yang tidak memiliki faktur pada dasarnya)
- Pesanan pembelian, yang merupakan format lain di mana permintaan dibuat ke pemasok untuk persediaan atau item yang diperlukan. Misalnya, jika bisnis membutuhkan lembaran kertas, ia mengeluarkan pesanan pembelian ke pemasok alat tulisnya, meminta sejumlah rim atau paket lembaran tertentu.
Dengan menyertakan dokumen-dokumen ini, lebih mudah untuk membenarkan pengeluaran dan menemukan informasi yang berguna jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang yang dibeli atau ketidaknyamanan lainnya di kemudian hari.
Selain itu, lebih mudah untuk menyimpan dokumen terkait dalam satu paket, sebagai cara yang efisien untuk mengatur file akuntansi untuk memfasilitasi referensi di masa mendatang serta pengendaliannya.
Contoh
Di bawah ini adalah contoh kebijakan pengeluaran atau kebijakan cek, sebagaimana dalam beberapa kasus disebut juga:
Konsep terkait
Kolom yang terletak di bawah kotak "konsep pembayaran" dan "diterima oleh" diisi dengan informasi yang sesuai menurut masing-masing definisi berikut:
satu.
Mereka adalah kode numerik yang mengidentifikasi jenis pergerakan dan klasifikasinya. Misalnya, ada akun yang terkait dengan penjualan, biaya produksi, bank, dll. Akun aset dan liabilitas umumnya diklasifikasikan.
dua.
Mereka adalah akun yang diperinci, yaitu lebih spesifik dan terperinci. Contohnya adalah:
Rekening: 110 - Bank
Sub rekening 1: 110.1 - Bank X
Sub rekening 2: 110.2 - Bank Y
3.
Ini mengacu pada nama akun daripada kodenya. Dalam contoh di atas, ini akan menjadi "bank".
Empat.
Ini adalah jumlah rinci yang sesuai dengan masing-masing sub rekening yang termasuk dalam polis. Jika hanya ada satu sub-akun, nilai ini tidak perlu ditentukan.
5.
Setiap akun akuntansi direpresentasikan dalam bentuk tertulis sebagai "T", yaitu, sebagai tabel dengan dua kolom, di mana nama akun dan jumlah yang sesuai dimasukkan dalam satu kolom atau lainnya (kanan atau kiri).
Kolom di sebelah kiri diidentifikasi sebagai "Hutang" dan kolom di sebelah kanan diberi label "Kredit".
Sebagaimana disebutkan di atas. Ada akun aset dan liabilitas.
Aset pada dasarnya adalah aset perusahaan, semua itu dapat dianggap sebagai propertinya. Kewajiban adalah hutang.
Akun aset bertambah nilainya dengan jumlah yang tertulis di kolom "Hutang" dan menurun dengan "Kredit". Kebalikannya terjadi dengan akun kewajiban.
6.
Ini juga disebut "Balance". Ini adalah hasil pengurangan nilai debit dikurangi kredit.
Berkenaan dengan kotak “Dilakukan oleh”, “Ditinjau oleh” dan Diotorisasi oleh ”, nama atau tanda tangan orang yang terlibat dalam penerbitan dan persetujuan kebijakan ditempatkan. Ini mungkin berbeda sesuai dengan kriteria masing-masing perusahaan.
Kotak "Auxiliary dan" Journal "menunjukkan nama orang yang menyampaikan informasi tersebut ke Auxiliary and Journal Books, yang merupakan jenis catatan lain yang merupakan bagian dari keseluruhan sistem akuntansi.
Nomor Polis adalah cara untuk mengidentifikasi dokumen sehingga terkait dengan polis sebelumnya, yaitu nomor urut. Setiap perusahaan dapat membuat nomenklaturnya sendiri terkait aspek ini.
Saat ini terdapat sistem akuntansi terkomputerisasi yang memudahkan pencatatan operasi yang dilakukan oleh perusahaan.
Mereka harus mematuhi persyaratan yang ditetapkan oleh otoritas pajak di masing-masing negara.
Referensi
- Apa itu Hutang dalam Akuntansi? Diperoleh dari: reviso.com
- Apa Kredit Akuntansi? Diperoleh dari: reviso.com
- Yang harus dan dimiliki. Diperoleh dari: economia.ws
- Molina, V. (2002). Akuntansi untuk Non-Akuntan. Meksiko, Edisi Fiskal ISEF
- Apa yang aktif dan pasif. Diperoleh dari: signifikanados.com/activo-y-pasivo
- Apa kebijakan akuntansi dalam akuntansi elektronik. Diperoleh dari: clickbalance.com
- Apa itu Voucher? Diperoleh dari: accountingtools.com
- Apa perbedaan antara faktur dan voucher? Diperoleh dari: accountingtools.com