BAGAIMANA SIKLUS HIDUP DOKUMEN? - KOSAKATA BUDAYA - 2025

The siklus hidup dokumen terdiri dari suksesi tahapan yang dilalui file melewati seluruh masa pakainya. Tahapan ini berkisar dari pembuatan dokumen, melalui semua penggunaan dan modifikasinya, hingga saat dihancurkan atau diarsipkan secara permanen.

Konsep siklus hidup dokumen diciptakan di Amerika Serikat setelah Perang Dunia II. Ini karena kebutuhan untuk menemukan cara yang tepat untuk menangani sejumlah besar file yang menumpuk.

Sumber gambar: Wikimedia.org.

Setiap disiplin memiliki pendekatan siklus hidup dokumen yang berbeda, dengan mempertimbangkan fokusnya dan sifat arsipnya. Misalnya, siklus hidup dokumen hukum mungkin memiliki tahapan yang berbeda dari dokumen akademik.

Dalam setiap kasus, pertimbangan tentang berapa lama dokumen harus disimpan, bagaimana harus disimpan atau apa yang harus digunakan dengan benar berbeda-beda. Demikian pula, ada juga pendekatan berbeda untuk tahapan siklus hidupnya.

Misalnya, mungkin ada dokumen yang tidak bernilai bagi perusahaan atau entitas pemerintah karena usianya. Namun, arsip yang sama ini dapat memiliki nilai sejarah yang tinggi bagi sebuah museum.

Perbedaan mendasar lainnya adalah yang ada antara dokumen analog dan digital. Meskipun pentingnya terletak pada konten dokumen, keberadaan file digital menyiratkan kekhususan dalam penanganannya dan dalam tahapan siklus hidupnya.

Tiga usia dokumen

Gambar: slideplayer

Pada tahun 1972, sejarawan Carlos Wyffels mengajukan teori Tiga Zaman. Menurut ini, dokumen adalah objek yang memiliki proses penting selama penggunaannya diubah.

Secara umum, dokumen digunakan secara intensif segera setelah pembuatan dan untuk waktu tertentu. Namun, seiring waktu penggunaan ini berkurang hingga saat itu berhenti sepenuhnya, baik karena diarsipkan atau dihancurkan.

Menurut Wyffels, siklus yang dilalui semua dokumen ini dibagi menjadi tiga usia: usia administratif atau aktif, usia menengah atau semi-aktif, dan usia tidak aktif atau historis.

Usia administratif atau aktif (file manajemen)

Mengacu pada masa aktif suatu dokumen. Ini dimulai pada saat pembuatannya dan melewati berbagai tahap di mana ia sering berkonsultasi, ditransfer, dan dibagikan.

Misalnya, usia administrasi tagihan utilitas dimulai saat dibuat. Kemudian terus bergerak untuk waktu yang terbatas - saat dikirim atau dikirim melalui email oleh tukang pos, saat memeriksa, dan saat membayar.

Usia menengah atau semi-aktif (file pusat)

Ini adalah periode di mana dokumen telah kehilangan kegunaannya. Oleh karena itu, tidak aktif dalam penggunaan seperti di era administrasi. Namun, itu dipertahankan dan jarang dapat dikonsultasikan.

Misalnya, usia pertengahan dari tagihan utilitas dimulai ketika, setelah membayar, itu dimasukkan ke dalam folder. Sangat mungkin bahwa ini tidak akan pernah dikonsultasikan lagi, namun, ini disimpan dalam file jika ada masalah.

Masa pakai dokumen semi-aktif dapat bervariasi tergantung pada jenis dokumen dan bergantung pada konteksnya. Sebuah dokumen hukum, misalnya, mungkin memiliki masa aktif lebih lama daripada tagihan utilitas.

Zaman Tidak Aktif atau Zaman Sejarah (Arsip Sejarah)

Mengacu pada periode akhir arsip. Namun, tidak semua file memiliki tujuan yang sama. Tergantung pada sifatnya, mereka dapat dibuat bersejarah atau dihancurkan.

Arsip sejarah adalah arsip yang memiliki nilai budaya atau penelitian. Oleh karena itu, pada tahap ini diupayakan metode pengawetan untuk mengawetkannya selengkap mungkin.

Tahapan dalam siklus hidup dokumen

Teori tiga zaman secara umum menetapkan fase-fase fundamental yang dilalui semua dokumen. Namun, ada juga tahapan lain yang lebih spesifik yang menentukan kegunaan dan penanganan dokumen.

Tahapan yang dilalui dokumen bergantung pada nilainya, penggunaannya, dan konteksnya. Berdasarkan ciri-ciri tersebut maka ditentukan tahapan mana yang harus dilalui dan apa saja ketentuan teknis dan administratif untuk masing-masing tahapan tersebut.

Berikut adalah beberapa tahapan utama yang dilalui dokumen selama masa manfaatnya:

1-Creation: terdiri dari pembuatan dokumen, baik dalam format cetak maupun digital.

2-Storage: sesuai dengan format dimana dokumen dibuat, disimpan secara fisik atau digital. Dalam beberapa kasus, tahap digitalisasi juga dipertimbangkan, jika itu adalah bagian dari proses.

3-Categorization: mengacu pada organisasi, klasifikasi, atau pengindeksan dokumen sesuai dengan parameter yang ditetapkan dalam setiap konteks.

4-Transfer: mengacu pada pengiriman dan / atau penyerahan dokumen sesuai dengan karakteristiknya. Saat ini hal ini dapat mengacu pada pengiriman melalui surat fisik atau pengiriman melalui email sesuai dengan masalahnya.

5-Distribusi: tahap ini mengacu pada dokumen yang digunakan atau dibutuhkan oleh publik, oleh karena itu setelah dibuat perlu diungkapkan kepada sekelompok orang tertentu.

6-Penggunaan kolaboratif: saat ini, file dapat diatur untuk digunakan bersama dan diedit. Tahap ini baru muncul dan dianggap khusus untuk dokumen digital.

7-Konsultasi: mengacu pada tahap di mana dokumen diatur dengan maksud agar dapat dikonsultasikan. Selama proses ini, ketentuan keamanan dan / atau aksesibilitas menjadi sangat penting, bergantung pada publik yang diharapkan mengakses informasi tersebut.

8-Pengarsipan atau penghancuran: ini adalah tahap terakhir dalam siklus hidup semua dokumen. Sesuai dengan momen di mana diputuskan apakah memiliki nilai sejarah yang cukup untuk dilestarikan atau sebaliknya dihancurkan.

Cara

1. Perguruan Tinggi Darmouth. (SF). Siklus Hidup Dokumen: Definisi, Teknologi Pendukung, dan Aplikasi. Diperoleh dari: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Siklus hidup dokumen: Teori 3 usia. Diperoleh dari: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Apa Itu Siklus Hidup Manajemen Dokumen Elektronik? Diperoleh dari: documentmedia.com
4. Bangun, M. (SF). Siklus hidup dokumen. Diperoleh dari: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Siklus hidup dokumen - Sistem arsip Spanyol. Diperoleh dari: normadat.es.