UNIT KORESPONDENSI: FUNGSI, STRUKTUR, KEPENTINGAN - KOSAKATA BUDAYA - 2025

The Unit korespondensi adalah workstation yang menerima, mengklasifikasikan, catatan dan terpusat mendistribusikan komunikasi internal dan eksternal dan dokumen untuk semua anggota organisasi antara divisi yang berbeda. Tujuannya adalah untuk menjamin bahwa mereka dikirim ke penerima secara efisien, cepat dan dalam kondisi terbaik.

Entitas atau perusahaan swasta dan publik menerapkan program manajemen dokumen ini untuk merampingkan proses kontrol korespondensi. Ini adalah proses yang terintegrasi ke dalam dinamika organisasi dan memungkinkan pencapaian tujuan perusahaan.

Unit korespondensi memastikan pengiriman informasi yang efisien dan cepat di dalam perusahaan. Sumber: pixabay.com

Dari arsip lama hingga era digital, metode pengorganisasian departemen ini bertujuan untuk memungkinkan akses mudah ke informasi dokumenter yang menarik dan menjaga catatan kontrol, file, manual prosedur dan semua sejarah perusahaan dalam format fisik dan / atau digital.

Saat ini terdapat software yang dikembangkan untuk mempercepat pengelolaan dokumen, yang berdampak positif terhadap lingkungan, karena file fisik cenderung menghilang dan konsumsi kertas dapat dihindari.

Demikian pula, pengiriman atau penerimaan korespondensi melalui intranet dan ekstranet dibuat lebih dinamis dan cepat.

fitur

Unit korespondensi memiliki fungsi khusus yang ditujukan untuk mendokumentasikan, mengatur dan mendistribusikan korespondensi secara efisien yang berisi informasi yang melekat pada bisnis atau layanan yang diberikan, serta semua dokumentasi penting untuk mendukung kegiatan administrasi dan organisasi.

Fungsi khusus dari unit korespondensi meliputi:

- Kontrol masuk dan keluarnya dokumen.

- Distribusikan komunikasi ke area terkait.

- Proses korespondensi dan komunikasi yang dihasilkan secara internal dan eksternal.

- Pindai dokumen.

- Memesan, mengklasifikasikan dan menjelaskan dokumen dana dokumenter perusahaan.

- Menjaga dan mengontrol produksi dokumenter.

- Tetapkan nomor urut ke korespondensi yang dihasilkan atau diterima (filing).

- Pilih dokumen dan komunikasi yang harus disimpan dan transfer ke arsip pusat.

Struktur

Unit korespondensi diatur menurut ukuran dan karakteristik perusahaan atau institusi. Biasanya tergantung pada markas yang dibagi menjadi dua subunit: satu untuk masuk dan satu untuk keluar.

Setiap subunit memiliki fungsi khusus yang bertujuan untuk mengatur dan mengontrol segala sesuatu yang berkaitan dengan korespondensi internal dan eksternal. Jenis unit ini disusun sebagai berikut:

Kepemimpinan

Ini mendefinisikan peraturan dan kebijakan yang merasionalisasi, membakukan dan mengatur produksi dokumen, metode distribusi, pengiriman dan penerimaan korespondensi dan penugasan anggota departemen. Artinya, dengan cara yang terkoordinasi, mereka menggabungkan proses pengelolaan dokumen dan arsip serta sistematisasi yang efisien.

Mencocokkan subunit

Ia bertugas menerapkan metode distribusi dan kontrol di bidang pengelolaan dokumen berdasarkan kebijakan dan peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan. Ini dibagi menjadi:

Korespondensi masuk

Mereka adalah dokumen yang datang dan diarahkan ke berbagai departemen institusi. Dokumen diterima di area ini. Sebelum menyegel penerimaan tanda terima, harus diverifikasi bahwa:

- Mereka memang ditujukan untuk institusi atau perusahaan.

- Masalahnya melekat pada institusi atau perusahaan.

- Mereka benar-benar disegel dan ditandatangani.

- Lampiran, jika ada, sudah lengkap. Jika tidak, klaim harus segera dilakukan kepada penerbit secara tertulis atau lisan.

- Stempel subunit dibubuhi tanggal dan waktu penerimaan.

Kontrol dan pengiriman

Kemudian, dokumen tersebut diklasifikasikan dengan menempatkan simbol yang sesuai dengan departemen tempat pengirimannya. Registrasi dilakukan sesuai dengan data kendali utama, seperti tanggal penerimaan, departemen yang dituju, nomor kendali registrasi dan data pengirim asli.

Setelah tahap dokumentasi dan klasifikasi ini dilakukan pendistribusian yang terdiri dari pengiriman korespondensi ke masing-masing departemen atau instansi. Departemen tersebut akan melanjutkan dengan membubuhkan cap pengakuan penerimaan dan persetujuan.

Dalam hal ditetapkan suatu dokumen tidak ditujukan kepada instansi atau tidak sesuai dengan kewenangannya, maka akan dikembalikan kepada pengirim asal dengan penjelasan yang memadai.

Korespondensi keluar

Area ini bertugas menerima korespondensi dan dokumen dari masing-masing departemen perusahaan atau institusi dan mengaturnya sesuai dengan tujuannya. Ini akan membuat pengiriman melalui saluran terkait setelah mereka memvalidasi hal-hal berikut:

- Dokumen harus ditulis di atas kertas kelembagaan.

- Dokumen harus ditandatangani (asli dan salinannya).

- Lampiran harus dilampirkan.

- Detail penerima dan alamat harus benar.

- Check-out dan check-out harus muncul dengan tanggal dan kode.

Setelah meninjau dan menyetujui data dan karakteristik yang ditetapkan untuk pengiriman, kami melanjutkan untuk memberikan bukti penerimaan.

Area ini bertanggung jawab atas pengiriman dan pengiriman ke tujuan setelah mengklasifikasikannya sesuai dengan rute (melalui surat, secara pribadi atau langsung, melalui pertukaran, antara lain).

Amplop akan diberi label dan dokumen yang ada di dalamnya akan diidentifikasi dalam kontrol pengiriman atau faktur sesuai dengan cara pengirimannya. Anda harus mengembalikan salinan dokumen yang distempel dan ditandatangani sebagai bukti penerimaan.

Akhirnya, mereka diarsipkan dalam urutan abjad, numerik, tematik atau kronologis untuk melakukan check-out dan menetapkan kontrol.

Pentingnya

Unit korespondensi adalah area sensitif dan sangat rahasia. Bergantung pada hal inilah hubungan dan komunikasi di dalam dan di luar lembaga dilakukan secara efektif dan tepat waktu.

Pentingnya unit korespondensi terletak pada kenyataan bahwa hal inilah yang harus menjamin pelestarian, penjagaan dan konservasi dokumen yang menjadi memori lembaga atau perusahaan.

Tujuan utamanya adalah untuk memberikan akses secara tepat waktu ke informasi tertulis yang ditangani dalam entitas.

Referensi

1. "Unit Korespondensi" di Universitas Santiago de Cali. Diperoleh pada 8 Juli 2019 dari Universitas Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 langkah untuk membentuk dan mengatur catatan perusahaan Anda dengan benar" di Ini bukan kertas. Diperoleh pada 8 Juli 2019 dari Tidak ada makalah: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisasi dokumen" dalam Kegiatan. Diperoleh pada 8 Juli 2019 dari Aktivitas: blogspot.com
4. "Peraturan internal untuk pengarsipan dan korespondensi" di National Fire Department of Colombia. Diperoleh pada 8 Juli 2019 dari National Fire Department of Colombia: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Unit korespondensi dan arsip di sektor publik federal" Institut Teknologi dan Studi Tinggi Monterrey. Diperoleh pada 9 Juli 2019 dari Institut Teknologi dan Studi Tinggi Monterrey: itesm.mx