PROSES ADMINISTRASI: KONSEP, KEPENTINGAN, TAHAPAN, CONTOH - DUDAS - 2025

Proses administrasi adalah prosedur manajemen, perencanaan dan analisis yang dilakukan untuk mencapai semua tujuan organisasi. Ini adalah cara untuk melihat dan kemudian mengendalikan proses yang ada di perusahaan, berusaha untuk memformalkan dan menetapkan cara yang lebih baik dalam melakukan pekerjaan.

Artinya, ini mengacu pada penyelarasan proses yang berbeda dengan tujuan strategis bisnis, pembentukan sistem pengukuran untuk proses tersebut, dan pelatihan dan organisasi manajer untuk mengelola proses secara efektif.

Sumber: pixabay.com

Oleh karena itu, proses administrasi melibatkan bagaimana proses bisnis dipelajari, diidentifikasi, diubah dan dipantau untuk memastikan bahwa mereka berjalan dengan lancar dan dapat ditingkatkan dari waktu ke waktu.

Ini adalah metodologi yang efektif untuk memastikan bahwa prosesnya efisien dan efektif, karena ini akan menghasilkan organisasi yang lebih baik dan lebih menguntungkan. Padahal, itu berarti serangkaian kegiatan atau operasi yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Ini adalah cara sistematis dalam melakukan sesuatu.

Misalnya di dalam pabrik ada proses produksi. Demikian pula, dalam proses administrasi, sumber daya dan upaya manusia digunakan secara tertib untuk mencapai tujuan tertentu. Proses ini menyarankan peran yang harus dilakukan oleh manajer.

Konsep proses administrasi

Proses administrasi dapat diartikan sebagai pengorganisasian dan koordinasi kegiatan suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Itu dimasukkan sebagai faktor produksi, bersama dengan bahan, mesin, dan uang.

Ini menyiratkan partisipasi dan koneksi fungsi pembuatan kebijakan, perencanaan, organisasi, arahan dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan kebijakan tersebut.

Dalam dunia bisnis yang kompetitif dan kompleks dewasa ini, konsep ini menjadi sangat penting. Dengan demikian, manajemen proses yang efisien ini mutlak penting untuk kelangsungan hidup unit bisnis.

Manajemen bisnis umum

Proses administrasi banyak digunakan dalam bisnis atau entitas apa pun. Itu adalah elemen yang menghidupkan bisnis. Sebuah unit bisnis diharapkan dapat dikelola secara efisien. Inilah yang dilakukan dalam manajemen.

Ini penting untuk menjalankan bisnis dengan tertib. Ini adalah fungsi vital yang terkait dengan semua aspek pekerjaan perusahaan.

Konsep proses administrasi bersifat umum, mencakup semua aspek bisnis. Dengan kata lain, ini adalah proses dinamis yang berusaha memanfaatkan sebaik-baiknya berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan baik.

Sumber daya adalah orang, bahan, uang, mesin, metode, dan pasar. Hasilnya tampak dalam bentuk pencapaian tujuan. Ini adalah efek akhir dari pengelolaan masukan, tersedia melalui proses administrasi yang efisien.

karakteristik

Perbaikan

Proses administrasi hendaknya tidak menjadi satu kali latihan. Ini harus melibatkan evaluasi berkelanjutan dari proses dan termasuk tindakan untuk meningkatkan aliran totalnya. Semua ini memerlukan siklus evaluasi dan perbaikan organisasi yang berkelanjutan.

Proses yang ada diubah

Alih-alih membangun proses yang benar-benar baru atau "sempurna", proses yang ada harus diperbaiki untuk menghindari merusak hasil yang diperoleh.

Proses berkelanjutan

Ini adalah proses yang berkelanjutan dan dijalankan oleh manajer berbeda yang bekerja di tingkat yang berbeda. Ini adalah proses yang berbeda, di mana manajer merencanakan, mengatur, mengarahkan, mengoordinasikan, dan mengendalikan upaya manusia untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan baik.

Pentingnya proses administrasi Untuk apa?

Pengarahan, koordinasi dan kontrol

Banyak orang bekerja sama dalam bisnis dan membutuhkan bimbingan yang tepat untuk meningkatkan efisiensinya. Jika mereka tidak dibimbing, orang akan bekerja sesuai dengan keinginan mereka dan pekerjaan tertib perusahaan tidak akan mungkin.

Oleh karena itu, proses administrasi diperlukan untuk merencanakan kegiatan bisnis, membimbing karyawan ke arah yang benar, dan akhirnya mengoordinasikan upaya mereka untuk mencapai hasil yang paling menguntungkan.

Pencapaian tujuan bisnis secara tertib

Proses administrasi yang efisien diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis dengan tertib dan cepat.

Penggunaan sumber daya secara optimal

Ini memfasilitasi penggunaan optimal dari sumber daya manusia dan fisik yang tersedia, yang mengarah pada kemajuan dan kemakmuran perusahaan. Bahkan segala jenis limbah dihilangkan atau diminimalkan.

Kekuatan kompetitif

Kekuatan kompetitif berkembang. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan dan memperluas aset dan keuntungannya.

Motivasi pegawai

Sehingga mereka lebih tertarik dan berinisiatif dalam pekerjaan yang ditugaskan serta membantu meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

Juga untuk mengkoordinasikan upaya mereka agar cepat mencapai tujuan bisnis, mengembangkan semangat kerja tim.

Manajemen yang efektif

Masyarakat memperoleh manfaat dalam hal pengembangan industri, keadilan untuk berbagai kelompok sosial, kepuasan dan kesejahteraan konsumen.

Memastikan penggunaan manajer yang efektif

Penggunaan manajer yang efektif memastikan bahwa manfaat dari pengalaman, keterampilan, dan kedewasaan mereka tersedia bagi perusahaan.

Memastikan operasi bebas masalah

Ini menjamin operasi perusahaan yang teratur dan berkelanjutan untuk waktu yang lama. Ini juga meningkatkan efisiensi, produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

Bangun organisasi yang kuat

Ini menjamin pengembangan organisasi yang solid, yang dapat menghadapi situasi apa pun, menguntungkan atau tidak menguntungkan, dengan mudah dan percaya diri.

Tahapan proses administrasi

Perencanaan

Ini melibatkan penentuan tindakan untuk mencapai hasil atau tujuan yang diinginkan. Semua fungsi manajemen lainnya terkait dan bergantung pada tahap ini.

Ini bertindak sebagai alat untuk memecahkan masalah. Ini membantu untuk memvisualisasikan masalah masa depan dan menjaga manajemen tetap fokus pada solusi yang mungkin.

Organisasi

Itu berarti mengumpulkan sumber daya dan menggunakannya secara tepat untuk mencapai tujuan. Ini adalah proses dan struktur.

Mewakili cara dan sarana untuk melaksanakan rencana bisnis. Selain itu, memberikan struktur administrasi yang memadai, memfasilitasi pelaksanaan rencana.

Ini melibatkan aspek yang berbeda, seperti departementalisasi, ruang lingkup kontrol, pendelegasian wewenang, pembentukan hubungan atasan-bawahan dan penyediaan mekanisme untuk mengkoordinasikan berbagai aktivitas bisnis.

Alamat

Tahap ini cukup lengkap, karena melibatkan pengarahan dan peningkatan moral bawahan. Ini juga melibatkan komunikasi, memimpin, dan memotivasi.

Ini berusaha membimbing dan menginstruksikan orang untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang benar. Memimpin adalah tanggung jawab manajer di semua tingkatan.

Sebuah rencana yang jelas dan organisasi yang kuat menyiapkan panggung, tetapi seorang manajer dituntut untuk memimpin stafnya untuk mencapai tujuan.

Koordinasi

Mengintegrasikan aktivitas departemen yang berbeda sangat penting untuk operasi organisasi yang teratur.

Manajer harus mengoordinasikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Ini adalah inti dari manajemen dan memberikan arahan yang jelas untuk aktivitas individu.

Ini juga menghindari pemborosan dan penyimpangan, memberikan kesatuan tindakan dalam organisasi.

Kontrol

Hal ini diperlukan untuk menghindari tindakan yang salah pada individu. Pengendalian melibatkan tiga aspek umum:

- Menetapkan standar kinerja.

- Mengukur pekerjaan yang sedang berlangsung dan menafsirkan hasil yang dicapai.

- Lakukan tindakan korektif, jika perlu.

Rencana bisnis tidak secara otomatis memberikan hasil yang positif. Manajer harus melakukan kontrol yang efektif untuk mencapai keberhasilan rencana bisnis. Kontrol adalah aktivitas berkelanjutan yang bersifat pengawasan.

Contoh tahapan

- Di perusahaan

Perusahaan memiliki tujuan yang harus dipenuhi dan tujuan yang ingin dicapai. Bisa jadi pengiriman produk ke pengguna akhir, atau penyediaan layanan untuk memastikan kepuasan pelanggan.

Ini bisa berupa transformasi bahan mentah menjadi potongan-potongan, yang kemudian dirangkai untuk membuat produk akhir. Ini juga bisa menjadi catatan yang tepat dari semua transaksi keuangan perusahaan.

Untuk mencapai tujuan ini diperlukan serangkaian tugas dan aktivitas. Serangkaian kegiatan atau tugas ini, yang secara logis terkait dan mengikuti alur logis, disebut proses administratif.

Operasi sehari-hari perusahaan, terlepas dari sifat, struktur, dan bahkan industri tempat mereka berada, pada dasarnya terdiri dari proses administrasi.

Manufaktur seperti itu dianggap sebagai proses administrasi, tetapi sangat luas ketika Anda juga mempertimbangkan bagaimana proses tersebut mencakup proses administratif lainnya, seperti perakitan produk dan jaminan kualitas.

Keuangan sama luasnya dan melibatkan proses kecil namun penting seperti penagihan dan penganggaran.

- Dalam perawatan

Proses administrasi sangat padat, melibatkan banyak peran kerja dan kolaborasi beberapa tim kerja.

Perencanaan

Pertemuan harus diadakan dengan dokter untuk membantu menetapkan kebijakan keperawatan, membuat langkah-langkah keamanan, dan melaksanakan program pelatihan untuk staf.

Organisasi

Memiliki tim yang beragam membuat pekerjaan lebih mudah dan juga menghemat banyak waktu. Tim dapat menjadi staf pendukung, perawat, dokter, ruang gawat darurat, dll.

Upaya kolaboratif dari tim ini memengaruhi berfungsinya seluruh rumah sakit.

Alamat

Anggota staf perlu didorong untuk membuat perubahan positif dalam keperawatan. Dorongan dapat berupa penghargaan, insentif, atau bahkan penilaian verbal.

Koordinasi

Anda harus menjaga agar rumah sakit berfungsi dengan baik dan juga memastikan bahwa semua pertanyaan telah dijawab.

Ini adalah pekerjaan di mana multitasking merupakan persyaratan. Penting bahwa ada komitmen karyawan.

Kontrol

Proses administrasi memastikan bahwa setiap kepala departemen menyajikan laporannya secara berkala.

Ini membantu menjaga anggaran, mendiskusikan kesalahan yang dilakukan pada pasien, dan mengambil tindakan terhadap kesalahan tersebut.

- Di kanan

Firma hukum memiliki prosedur yang sangat jelas. Prosedur ini mencakup alur kerja layanan yang ditawarkan, serta metodologi untuk meninjaunya secara berkala, guna menemukan peluang untuk perbaikan.

Dengan proses administrasi yang mapan, manajemen yang memadai, dan juga keterbukaan terhadap otomasi, praktik hukum dapat dijalankan secara efisien.

Dari dokumen pelanggan hingga proses internal dan akuntansi, sangat penting untuk memiliki beberapa jenis sistem untuk mengelola dokumentasi.

Sistem yang baik akan aman, mutakhir, mudah dinavigasi, dan sangat mudah diakses. Karyawan harus dapat mengakses semua yang terkait dengan pekerjaan mereka, di mana pun atau kapan pun mereka membutuhkannya.

Yang terbaik adalah membuat proses yang memverifikasi keakuratan dokumen lengkap atau memastikan bahwa karyawan memiliki semua dokumentasi yang diperlukan sebelum muncul di pengadilan.

Terapkan kebijakan

Penting untuk memastikan bahwa karyawan mematuhi kebijakan yang ditetapkan. Memiliki pendekatan yang konsisten terhadap segala hal sangat penting untuk menghadirkan front persatuan baik secara internal maupun eksternal.

- Dalam pendidikan

Ini mengacu pada penentuan tujuan akademik, upaya pengorganisasian, kebijakan internal dan eksternal, serta pembuatan dan penerapan peraturan yang memadai untuk siswa dan staf pengajar, teknis dan administrasi.

Hal ini guna mewujudkan kondisi pendidikan untuk mengembangkan manajemen yang efisien, di samping proses belajar-mengajar yang tepat. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan aktivitas berikut:

- Memeriksa bahwa proses belajar-mengajar dikembangkan dengan menggabungkan praktik dengan teori, serta mempertimbangkan lingkungan tempat sekolah dan siswa berada.

- Mengevaluasi pelaksanaan prosedur dan metode yang memungkinkan pencapaian tujuan.

- Ambil strategi yang paling nyaman untuk mengoptimalkan penggunaan program studi untuk setiap kelas.

- Menetapkan prosedur untuk mengevaluasi pekerjaan guru dan siswa.

Organisasi

Mereka yang merupakan komunitas pendidikan harus mengetahui atribut dan fungsinya, selain bertindak sesuai dengan mereka.

Jadwal kerja dan komisi harus ditetapkan agar setiap staf unit administrasi menjalankan fungsi yang ditetapkan.

- Dalam pemasaran / pemasaran

Lakukan riset pasar

Jika suatu produk masih baru, kemungkinan besar perusahaan tidak mengetahui prospek produk di masa mendatang.

Anda juga tidak akan tahu produk apa yang dibutuhkan pasar, apa yang diharapkan meningkatkan omset produk baru, dll. Pertanyaan-pertanyaan ini dijawab oleh riset pasar.

Kembangkan strategi

Segmentasi, penargetan, dan pemosisian adalah bagian dari strategi pemasaran. Namun, mereka juga terlibat dalam menentukan struktur pemasaran dan membuat strategi pemosisian yang tepat.

Buat rencana pemasaran

Sebuah rencana dibuat untuk menganalisis di mana perusahaan itu berada dan juga kemana perusahaan itu ingin pergi dalam periode waktu tertentu.

Penjual harus dapat berkonsultasi dengan rencana setiap saat untuk menganalisis apakah dia berada di jalur yang benar atau tidak.

Kontrol

Begitu sebuah produk ada di pasaran, pelanggan dapat memberikan lebih banyak ide untuk memperbaikinya.

Ide-ide ini dipertimbangkan oleh departemen pemasaran, melakukan riset pasar untuk menemukan validitas ide.

Referensi

1. Gaurav Akrani (2010). Fungsi dan Proses Manajemen, Pemikiran Manajemen. Kota Kalyan. Diambil dari: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). 4 Fungsi Proses Manajemen: Perencanaan, Pengorganisasian, Memimpin, Mengontrol. Diambil dari: iedunote.com.
3. Studious Guy (2019). Proses Manajemen dan Manajemen. Diambil dari: studiousguy.com.
4. Manajemen Rumah Sakit & Kesehatan Asia (2016). 8 Langkah Mendalilkan Manajemen Rumah Sakit yang Sukses. Diambil dari: blog.asianhhm.com.
5. Hitesh Bhasin (2018). Proses manajemen pemasaran. Pemasaran 91. Diambil dari: marketing91.com.
6. Vanessa Maradiaga (2019). Administrasi edukatif. Administrasi edukatif. Diambil dari: administracionedu.blogspot.com.
7. Martin (2017). Siklus Hidup Manajemen Proses Bisnis. Kepintaran. Diambil dari: cleverism.com.