BAGAN ORGANISASI PERUSAHAAN: UNTUK APA, JENIS, CONTOH - DUDAS

The bagan organisasi dari sebuah perusahaan adalah diagram yang secara grafis mencerminkan struktur organisasi perusahaan, menentukan tanggung jawab, peran dan hubungan antara orang-orang yang bekerja di dalam perusahaan.

Mereka secara luas mewakili perusahaan secara keseluruhan atau mendalami unit atau departemen tertentu. Itu terdiri dari kotak yang berisi posisi atau nama, dihubungkan dengan garis untuk menunjukkan hubungannya. Ini bisa sangat sederhana atau sangat luas, tergantung pada besarnya apa yang ingin Anda wakili.

Sumber: pixabay.com

Ini juga dikenal sebagai diagram hierarki, karena dapat menunjukkan garis pelaporan dalam perusahaan. Beberapa organisasi melangkah lebih jauh dengan menambahkan foto anggota atau gambar mereka untuk mewakili departemen yang berbeda.

Terkadang bagan organisasi mereproduksi organisasi perusahaan yang jelas. Di lain waktu, ia mereproduksi kekakuan sistem hierarki dari atas ke bawah.

Alat bisnis

Perusahaan selalu mencari cara untuk menunjukkan struktur mereka, menggabungkan komponen klasik yang membuat bagan organisasi berguna dengan ide-ide baru yang mengkomunikasikan gaya atau budaya organisasi dengan lebih baik.

Seringkali, perusahaan membuang bagan organisasi mereka dan kemudian membuatnya muncul kembali ketika mereka membutuhkan konsultasi tentang struktur dan organisasinya.

Bagan organisasi perusahaan menghubungkan orang-orang berdasarkan hierarki. Untuk alasan ini, itu tetap sangat sulit selama bertahun-tahun. Alat ini tidak dapat diganti, karena memenuhi kebutuhan penting perusahaan.

Untuk apa bagan organisasi itu?

Ini sangat berguna ketika perusahaan mempertimbangkan untuk mengubah tim manajemennya atau merestrukturisasi stafnya. Selain itu, memungkinkan karyawan untuk melihat secara transparan bagaimana peran mereka sesuai dengan struktur perusahaan secara keseluruhan.

Penggabungan karyawan baru

Ketika sebuah perusahaan mempekerjakan karyawan baru, mungkin sulit untuk berintegrasi dengan cepat karena mereka tidak tahu siapa di departemen yang berbeda. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan dan membuat kesalahan saat berbicara dengan orang yang tepat.

Bagan organisasi perusahaan menunjukkan kepada karyawan baru bagaimana mereka menyesuaikan diri dengan organisasi saat mereka bergabung. Dengan menggunakannya, mereka dapat dengan cepat mempelajari siapa adalah siapa, siapa melakukan apa, siapa bekerja di mana dan siapa yang perlu mereka ketahui.

Melibatkan karyawan jarak jauh

Semakin banyak perusahaan yang mengizinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh. Karyawan yang digaji ini mungkin jarang memasuki kantor perusahaan, sehingga sulit bagi mereka untuk merasa menjadi bagian dari tim. Mungkin sulit bagi perusahaan untuk membantu mereka terhubung dengan rekan kerja mereka.

Bagan organisasi adalah salah satu cara perusahaan dapat membentuk tim virtual. Karena setiap karyawan memiliki informasi mendetail tentang rekan kerja, Anda dapat dengan cepat menemukan siapa yang Anda butuhkan dan terhubung dengan mereka.

Meningkatkan produktivitas

Karyawan menghabiskan berjam-jam setiap hari untuk mencari orang dan informasi. Ini berdampak signifikan pada produktivitas dan efisiensi.

Bagan organisasi digunakan agar siapa pun dapat menemukan siapa pun yang diperlukan, meskipun tidak jelas siapa yang mereka cari.

Menemukan peluang pertumbuhan karier

Bagan organisasi digunakan untuk menemukan keterampilan tertentu yang mungkin tidak ditemukan di staf departemen Anda sendiri. Dengan demikian, kumpulan bakat berkembang, memberi karyawan fleksibilitas untuk menggunakan bakat dan keterampilan mereka di semua departemen dan di seluruh perusahaan.

Perusahaan harus menetapkan jalur untuk pertumbuhan karier dan dengan demikian menawarkan kepada karyawan sesuatu untuk dicita-citakan.

Jenis bagan organisasi

- Hirarkis

Ini adalah model bagan organisasi yang paling umum. Tempatkan orang dengan peringkat tertinggi di atas dan orang dengan peringkat terendah di bawah mereka.

Hal ini memberikan kejelasan yang besar bagi perusahaan yang beroperasi dengan hierarki dan membutuhkan rantai komando yang jelas agar dapat bertindak cepat.

Karyawan dikelompokkan sedemikian rupa sehingga masing-masing memiliki supervisor yang jelas. Pengelompokan ini dilakukan berdasarkan beberapa faktor:

Fungsi

Pengelompokan karyawan diberikan sesuai dengan fungsi yang mereka sediakan. Misalnya, kelompok sumber daya manusia, teknis, keuangan dan administrasi.

Geografi

Pengelompokan karyawan diberikan menurut wilayah geografis tempat mereka bekerja di negara tersebut. Jika itu adalah perusahaan global, pengelompokan dapat dilakukan berdasarkan negara.

Produk

Jika suatu perusahaan menghasilkan beberapa produk atau menawarkan layanan yang berbeda, karyawan dapat dikelompokkan sesuai dengan produk atau layanan tersebut.

- Datar

Untuk menghindari kesan bagan organisasi hierarki atas-bawah, beberapa perusahaan benar-benar mengubah bagan menjadi horizontal.

Dengan memutar bagan organisasi hierarkis, ini mengubahnya menjadi bagan organisasi datar. Dalam hal ini, kepala organisasi tidak berada di atas, tetapi paling kiri, dengan semua staf mengalir dari sana.

Bagan organisasi datar menempatkan orang pada level yang sama, yang menunjukkan kapasitas untuk pengambilan keputusan independen dan kekuasaan yang lebih setara.

Hal terpenting tentang struktur ini adalah banyak level manajemen menengah yang dieliminasi.

- Matriks

Merupakan evolusi dari bagan organisasi hierarkis untuk dapat menyertakan bentuk visual laporan kepada beberapa atasan.

Struktur organisasi ini terlihat seperti tabel. Kelompokkan orang berdasarkan keahlian umum mereka, departemen tempat mereka bekerja, dan orang yang dapat mereka laporkan.

Karyawan sering kali terhubung dengan lebih dari satu manajer, seperti analis sistem yang mengerjakan dua proyek, satu dengan manajer reguler dan satu lagi dengan manajer produk terpisah.

Dalam konteks ini, diagram matriks akan menghubungkan analis sistem dengan garis vertikal ke setiap manajer yang bekerja dengannya.

Ini memberikan fleksibilitas untuk dapat mewakili jenis pengaturan organisasi ini.

Bagaimana Anda membuat bagan organisasi?

- Desain strukturnya

Amati bagaimana keputusan dibuat

Sebagian besar perusahaan umumnya diatur secara horizontal atau vertikal.

Dalam struktur horizontal, karyawan diberdayakan untuk mengambil keputusan. Dalam struktur vertikal Anda harus mendaki struktur hierarki untuk membuat keputusan.

Diorganisir berdasarkan departemen atau karyawan

Salah satu cara untuk membangun bagan organisasi adalah dengan departemen. Untuk ini, tidak penting apakah departemen perusahaan dibagi berdasarkan fungsi, produk, atau lokasi.

Anda dapat mengambil departemen utama dan kemudian membaginya menjadi beberapa bagian di dalam departemen tersebut.

Cara lain untuk membangun bagan organisasi adalah dengan karyawan. Nama-nama karyawan digunakan dan diagram diatur sesuai dengan hubungan yang mereka miliki di antara mereka.

Kumpulkan informasi yang diperlukan

Jika Anda membangun bagan organisasi yang didasarkan pada karyawan, Anda akan memerlukan nama karyawan, jabatan mereka, dan hubungan di antara mereka.

Untuk bagan organisasi berbasis departemen, nama semua departemen dan hubungan di antara mereka dikumpulkan.

- Kerjakan desainnya

Buat sketsa

Gambar organisasi dibuat, dimulai pertama dengan bagian utama dari struktur, seperti departemen utama.

Anda juga bisa mulai dengan manajer puncak, jika Anda menggunakan diagram berbasis karyawan.

Tujuannya adalah untuk menetapkan bagaimana bagan organisasi harus dilihat dan jumlah informasi yang akan dimasukkan.

Putuskan seberapa banyak detail yang Anda inginkan

Di perusahaan besar, mungkin tidak memungkinkan untuk menyertakan semua karyawan. Bahkan mungkin tidak mungkin untuk memasukkan semua departemen. Oleh karena itu, jumlah detail yang akan dimasukkan harus diputuskan.

Pilih tata letak

Salah satu jenis desain bagan organisasi adalah membuatnya seperti pohon keluarga. Anda memiliki Presiden di segmen atas diagram dan di bawahnya ada garis ke manajer atau departemen utama, juga diapit kotak. Tata letak ini berfungsi dengan baik di perusahaan hierarki.

Di sisi lain, di perusahaan yang tidak terlalu hierarkis, desain seperti gelembung mungkin bekerja lebih baik. Jika Anda memiliki empat departemen serupa tanpa seorang Direktur, departemen ini dapat dihubungkan, meninggalkan setiap departemen dari kotak atau gelembung pusat dengan nama perusahaan.

- Penggunaan perangkat lunak

Microsoft Office ternyata menjadi perangkat lunak pemula yang baik untuk membuat bagan organisasi, karena mudah digunakan dan diperoleh. Dengan Excel, Word dan PowerPoint Anda dapat membuat diagram.

Program dan templat yang memungkinkan Anda membuat bagan organisasi juga dapat ditemukan di Internet.

Tambahkan kotak yang diperlukan

Setelah diagram dipilih, informasi yang telah digariskan mulai ditambahkan ke dalam bagan organisasi. Semua kotak dan garis penghubung yang akan dibutuhkan ditambahkan.

Garis yang ditambahkan tidak hanya akan menunjukkan koneksi dari atas ke bawah, tetapi juga dapat menghubungkan departemen yang berbeda.

Lengkapi informasinya

Tambahkan informasi di dalam setiap kotak. Lebih mudah untuk memulai dari atas, terutama jika Anda memiliki perusahaan yang sangat hierarkis. Kemudian Anda maju melalui setiap departemen.

Saat menggunakan gaya gelembung, Anda mulai dari tengah dan mencari jalan keluar.

Contoh bagan organisasi

Coca Cola

Ini mungkin produk makanan yang paling dikenal di seluruh planet. Jumlah negara di mana produk andalan perusahaan ini dikonsumsi bisa dibilang total. Coca-Cola tidak mengetahui hambatan budaya atau ideologis.

Sebagian dari keberhasilannya didasarkan pada cara organisasi itu diatur. Bagan organisasinya layak dipelajari untuk dipraktikkan skema organisasi yang berhasil di dunia.

Bimbo

Ini memiliki bagan organisasi yang sangat luas, terdiri dari 196 lantai. Grup Bimbo adalah sebuah perusahaan yang berbasis di Meksiko, yang telah berhasil mencapai posisinya sebagai pemimpin dunia dalam industri kue.

Mereka membuat kue, roti segar dan beku, tortilla atau kue, antara lain. Ini memiliki lebih dari tujuh puluh tahun di pasar dunia.

Lihat lebih lanjut di: Bagan organisasi Bimbo.

Mapfre

Perusahaan asuransi multinasional terdiri dari lebih dari 34.000 karyawan dan lebih dari 85.000 pialang, dengan laba bersih lebih dari 528 juta euro pada 2018.

30 juta pelanggan yang mempercayai perusahaan ini mendapatkan perhatian besar di lebih dari 5.000 kantor Mapfre di seluruh dunia.

Tema yang diminati

Bagan organisasi sebuah hotel.

Bagan organisasi perusahaan jasa.

Bagan organisasi perusahaan industri.

Bagan organisasi perusahaan konstruksi.

Bagan organisasi perusahaan komersial.

Bagan organisasi perusahaan pakaian.