MANUAL PROSEDUR PERUSAHAAN: UNTUK APA, PERSIAPAN - DUDAS - 2024

The manual prosedur dari perusahaan adalah dokumen tertulis yang daftar langkah demi langkah petunjuk tentang cara untuk menyelesaikan tugas pekerjaan atau bagaimana untuk menangani situasi tertentu ketika itu muncul di tempat kerja. Ini berisi praktik terbaik perusahaan dan deskripsi proses bisnis utama.

Manual ini juga berisi metode dan standar tentang bagaimana pekerjaan diharapkan dilakukan. Pembuatan manual prosedur membantu memandu perusahaan menuju pertumbuhan, menyederhanakan pelatihan, dan memfasilitasi kemampuannya untuk meningkatkan skala.

Manual ini dapat berupa pengikat tiga cincin, folder di drive bersama jaringan, atau versi otomatis yang dipublikasikan secara online, menggunakan perangkat lunak manajemen prosedural. Setiap orang harus memahami terbuat dari apa manual prosedur dan di mana dapat ditemukan ketika seseorang membutuhkannya.

Menulis manual prosedur membutuhkan pemahaman yang jelas tentang langkah-langkah yang terlibat dalam proses tertentu. Seiring pertumbuhan bisnis, prosedur baru akan dibutuhkan. Manual prosedur juga dapat dianggap sebagai pustaka prosedur.

Manual berisi prosedur sampel yang dapat digunakan sebagai template untuk prosedur operasi baru. Semua karyawan organisasi harus dididik tentang kebijakan dan prosedur perusahaan; mereka harus selalu memiliki akses langsung ke manual prosedur.

Untuk apa ini?

Dengan penggunaan manual prosedur yang ditulis dengan baik, perusahaan dapat memfasilitasi pelatihan karyawan baru secara lebih efektif.

Selain pelatihan, manual prosedur memberi anggota tim saat ini sumber daya untuk mempelajari tentang prosedur yang jarang digunakan, memastikan bahwa prosedur tersebut dilakukan dengan formalitas yang benar, sambil mempertahankan kendali mutu.

Karyawan harus memahami apa yang diharapkan dari mereka. Supervisor membutuhkan prosedur manual untuk mengelola proses bisnis. Dengan mendokumentasikan standar, Anda mengkomunikasikan apa yang penting untuk pertumbuhan, kualitas, dan kepuasan pelanggan.

Melalui kebijakan dan prosedur yang memengaruhi area fungsional, pekerja garis depan diberdayakan untuk membuat keputusan yang efektif dan menghemat waktu.

Manual prosedur yang efektif memberikan metode yang tepat untuk komunikasi antar departemen, memungkinkan staf untuk bekerja sama untuk memecahkan masalah bisnis sehari-hari tanpa memerlukan keterlibatan pengawasan yang tidak perlu.

Tujuan dari manual prosedur harus mengatur konten yang berbeda untuk mencerminkan baik bentuk dan sarana komunikasi perusahaan, agar dapat melakukan layanan atau memproduksi produk dengan biaya terendah dan dalam waktu sesingkat mungkin.

Ini memiliki manfaat tambahan untuk menjaga kepuasan dan motivasi kerja karyawan tetap tinggi.

Bagaimana cara membuatnya?

Sebelum mengembangkan manual prosedur, penting untuk memahami perbedaan antara kebijakan, proses inti, dan prosedur.

- Kebijakan adalah sekumpulan prinsip dasar dan pedoman terkait, yang dirumuskan dan diterapkan oleh kepemimpinan organisasi, untuk mengarahkan dan membatasi tindakannya dalam mengejar tujuan jangka panjang.

- Proses dasar adalah urutan prosedur yang saling bergantung dan terkait, yang pada setiap tahap mengkonsumsi satu atau lebih sumber daya (waktu karyawan, energi, mesin, uang) untuk mengubah input menjadi produk. Hasil ini berfungsi sebagai masukan untuk tahap berikutnya hingga tujuan atau hasil akhir yang diketahui tercapai.

- Prosedur adalah urutan kegiatan atau tindakan tetap, yang ditentukan oleh langkah-langkah (berisi titik awal dan akhir yang didefinisikan dengan jelas) yang harus dilakukan dalam urutan yang sama agar berhasil menyelesaikan tugas.

Tentukan proses inti

Semua proses sentral yang dimiliki perusahaan harus dipertimbangkan. Ini dimulai dengan menentukan proses mana yang akan diuraikan dan dipetakan dalam manual prosedur, membuat ringkasan dari semua prosedur yang ingin Anda sertakan.

Meskipun tidak setiap proses dapat dicantumkan, penting untuk menetapkan proses yang paling mendasar dan penting. Misalnya, sebuah restoran mungkin menentukan proses inti bagaimana suatu hidangan dibuat, tetapi yang sama pentingnya adalah proses pembersihan restoran.

Daftar proses inti yang perlu dicakup harus dibuat sehingga masing-masing dapat diintegrasikan ke dalam manual prosedur setelah pemetaan. Garis besar akan bertindak sebagai panduan untuk memastikan bahwa tidak ada tugas yang tersisa saat manual mulai ditulis.

Tulis pengantar

Sertakan deskripsi singkat tentang apa yang termasuk dalam manual, yang langsung ditujukan kepada orang-orang yang akan menggunakan manual, apa yang dapat diharapkan pembaca saat menggunakan manual, dan cara terbaik untuk menggunakan manual (yaitu, 'membacanya dari sampul ke sampul end "atau" gunakan sebagai referensi untuk menemukan prosedur yang diperlukan ").

Buat diagram alir dari setiap proses

Setiap proses ditentukan oleh langkah-langkah atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Kehilangan satu langkah bisa berarti kehilangan atau menunda pesanan, atau memiliki produk akhir yang rusak. Menetapkan diagram alir menentukan alur kerja.

Untuk melengkapi manual Anda harus mulai dengan satu proses pada satu waktu: mulai dengan proses pertama dalam garis besar. Langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses diuraikan, kemudian Anda kembali dan menuliskan detail untuk setiap langkah.

Pastikan setiap langkah jelas dan ringkas. Setiap langkah harus memberikan detail yang cukup bagi siapa saja untuk mengikuti instruksinya.

Misalnya, Anda membuat prosedur untuk proses penjualan dengan persyaratan di Internet. Pertama, diagram alur dibuat tentang bagaimana calon pelanggan pada awalnya dihubungi setelah mereka meminta informasi: melalui panggilan telepon, email atau pesan teks.

Jika prospek awalnya tidak dapat dihubungi, dihitung berapa kali tim penjualan menindaklanjuti, dengan skrip khusus untuk setiap kontak.

Saat menghubungi pelanggan, skrip yang berbeda ditetapkan, serta serangkaian tindak lanjut, tergantung pada apakah pelanggan membeli produk atau memutuskan untuk menunggu.

Berikan prosedur untuk dibaca orang lain

Penting untuk meminta rekan kerja atau seseorang yang Anda kenal untuk membacanya dan mengikuti instruksi yang tertulis. Orang ini dapat memberikan umpan balik yang berharga jika ada langkah-langkah yang tidak dapat Anda selesaikan atau tidak pahami.

Prosedur di-debug berdasarkan komentar. Anda mungkin perlu menulis ulang, mengedit, atau menambahkan sesuatu pada instruksi.

Buat daftar periksa dan formulir

Untuk proses apa pun, lebih mudah bagi anggota tim untuk mengikuti formulir atau daftar periksa. Itulah mengapa templat terperinci harus dikembangkan, berdasarkan proses yang dipetakan.

Jika Anda perlu mengumpulkan informasi spesifik saat pelanggan masuk, Anda harus memastikan bahwa templat tersebut memiliki semua informasi yang diperlukan, yang disajikan secara ringkas.

Tidak boleh diasumsikan bahwa anggota tim mengingat semua yang ditunjukkan oleh prosedur, terutama ketika klien duduk di seberang mereka. Daftar periksa dan formulir harus diintegrasikan sebagai lampiran diagram alur dan langkah-langkah proses.

Integrasikan ke dalam manual prosedur

Setelah diagram alir ditetapkan untuk setiap proses dan semua templat dokumen pendukung telah dibuat, mereka diintegrasikan ke dalam manual prosedur lengkap. Manual ini disusun berdasarkan departemen.

Misalnya, manual prosedur mungkin memiliki bagian "Penjualan", "Operasi" dan "Distribusi". Setiap bagian dibagi menjadi proses inti dari departemen tersebut, biasanya dengan urutan agar setiap proses inti dilakukan dalam penyampaian produk secara keseluruhan.

Di bagian "Distribusi", Anda dapat memiliki beberapa proses utama, seperti "Dapatkan pesanan", "Paket untuk pengiriman", "Pengiriman", dan "Pelacakan".

Manual prosedur disusun dengan daftar isi dan setiap prosedur dicantumkan dengan jelas dengan judul judul yang tebal.

Halaman judul disertakan dengan nama manual, daftar isi, pendahuluan dan prosedur dalam urutan daftar isi.

Tab bahkan dapat ditempatkan agar anggota tim dapat dengan mudah meninjau manual untuk membantu mereka menemukan prosedur yang relevan di departemen mereka.

Terakhir, salinan dibuat dan didistribusikan. Dorong umpan balik berkelanjutan dan perbarui manual bila perlu. Panduan harus tersedia di area yang ditentukan di setiap lokasi fungsional, dengan menggunakan kebijakan dan prosedur.

Contoh

-Manual untuk memasak hamburger dengan cara tertentu.

-Manual tentang bagaimana bertindak jika terjadi kebakaran, gempa bumi atau bencana alam.

-Manual tentang bagaimana menangani keluhan pelanggan atau pelanggan yang agresif.

-Manual untuk melakukan proses seleksi personel.

-Manual untuk mengetahui cara bekerja di restoran.

Referensi

1. Kimberlee Leonard (2017). Bagaimana Saya Menulis Manual Prosedur Operasi Standar? Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Apa itu Kebijakan dan Prosedur Manual? Bizmanualz. Diambil dari: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definisi dari Manual Prosedur. Diambil dari: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Apa Tujuan dari Manual Prosedur? Bizmanualz. Diambil dari: bizmanualz.com.
5. Template Lab (2018). 37 Template Prosedur Operasi Standar (SOP) Terbaik. Diambil dari: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). PANDUAN 8 LANGKAH UNTUK MEMBANGUN PANDUAN PROSEDUR OPERASI STANDAR. Lern. Diambil dari: blog.lern.org.