11 PRINSIP UTAMA PENGENDALIAN ADMINISTRATIF - DUDAS - 2026

Prinsip - prinsip pengendalian administratif adalah aturan umum yang harus diikuti dalam proses menganalisis apakah tindakan yang dilakukan sesuai dengan rencana dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk memastikan perencanaan.

Mengelola berarti mencoba memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bisnis. Oleh karena itu, administrasi mencakup semua operasional perusahaan.

Pengendalian administratif adalah seperangkat prosedur yang diperlukan untuk efisiensi administrasi dan ekonomi. Sebagai bagian integral dari sistem pengendalian internal organisasi, tujuannya adalah untuk memastikan implementasi kebijakan dan rencana manajemen secara penuh dan tepat waktu.

Beberapa contoh pengendalian administratif termasuk perubahan prosedural, pelatihan karyawan, dan pemasangan tanda peringatan.

Prinsip dasar pengendalian administratif dapat dikelompokkan menjadi sebelas kategori, yang mencerminkan tujuan dan sifat, struktur, dan prosesnya. Prinsip-prinsip pengendalian administratif ini dirinci di bawah ini.

Prinsip dasar pengendalian administratif

Prinsip jaminan tujuan

Tujuan dasar dari pengendalian administratif adalah pencapaian tujuan. Ini dilakukan dengan mendeteksi kekurangan dalam rencana.

Penyimpangan potensial atau aktual dari rencana harus cukup terdeteksi untuk memungkinkan tindakan korektif yang efektif.

Mengontrol prinsip efisiensi

Sistem kendali administratif harus mendeteksi dan menyoroti penyebab penyimpangan dari rencana dengan biaya seminimal mungkin.

Prinsip efisiensi sangat penting dalam pengendalian, karena tekniknya cenderung mahal dan tidak praktis.

Seorang manajer bisa begitu asyik dengan kendali sehingga dia mungkin menghabiskan lebih dari yang diperlukan untuk mendeteksi penyimpangan. Kontrol yang secara serius mengganggu wewenang bawahan atau dengan motivasi mereka yang melaksanakan rencana tidak efisien.

Prinsip kendali tanggung jawab

Tanggung jawab utama untuk pelaksanaan kendali terletak pada manajer yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana. Tanggung jawabnya tidak dapat dibatalkan atau dibatalkan tanpa mengubah struktur organisasi.

Tanggung jawab untuk mengontrol harus diberikan kepada orang-orang tertentu di setiap tahap operasi.

Prinsip sederhana ini menjelaskan peran pengontrol dan unit kontrol yang jarang dipahami.

Badan-badan ini bertindak sebagai layanan yang memberikan informasi kontrol. Namun, mereka tidak dapat menjalankan kontrol kecuali mereka diberi wewenang dan tanggung jawab manajerial untuk hal-hal yang dikendalikan.

Prinsip pencegahan

Pengendalian, seperti perencanaan, harus berwawasan ke depan dan preventif. Prinsip ini sering diabaikan, sebagian besar karena pengendalian lebih mengandalkan data statistik dan akuntansi, daripada prakiraan dan proyeksi.

Meskipun prakiraan tidak akurat, mereka lebih baik dari catatan sejarah. Idealnya, sistem kontrol harus memberikan umpan balik instan untuk memperbaiki penyimpangan dari kinerja yang diinginkan segera setelah terjadi.

Jika tidak memungkinkan, pengendalian harus didasarkan pada prakiraan, untuk mengantisipasi penyimpangan dari waktu ke waktu. Lebih banyak perhatian harus diberikan untuk mencegah defisiensi daripada memperbaikinya setelah terjadi.

Misalnya, prakiraan kas membantu bisnis tetap sehat dengan mengantisipasi dan mencegah kekurangan uang tunai.

Prinsip kendali langsung

Sebagian besar kontrol yang digunakan saat ini didasarkan pada fakta bahwa manusia melakukan kesalahan. Mereka sering digunakan sebagai pemeriksaan tidak langsung untuk mendeteksi kesalahan, seringkali setelah fakta.

Jika memungkinkan, kontrol langsung yang ditujukan untuk mencegah kesalahan harus digunakan. Meningkatkan kualitas manajer dapat meminimalkan kebutuhan akan pengendalian tidak langsung. Manajer berkualitas tinggi membuat sedikit kesalahan dan menjalankan semua fungsinya untuk keuntungan terbaik.

Prinsip refleksi rencana

Pengendalian adalah tugas untuk memastikan bahwa rencana tersebut dilaksanakan secara efektif. Oleh karena itu, teknik pengendalian harus mencerminkan sifat dan struktur khusus dari rencana tersebut.

Semakin jelas dan komprehensif rencana organisasi dan semakin banyak kontrol dirancang untuk mencerminkan rencana ini, semakin efektif kontrol dalam memenuhi kebutuhan.

Misalnya, pengendalian biaya harus didasarkan pada biaya yang direncanakan dari jenis yang ditentukan dan spesifik.

Piramida Pri ncipio

Data umpan balik pertama-tama harus dilaporkan di bagian bawah piramida; Yaitu, untuk supervisor dan bahkan untuk personel operasional di tingkat terendah.

Ini akan memberi karyawan kesempatan untuk mengendalikan situasi mereka sendiri, serta mempercepat tindakan korektif.

Prinsip kesesuaian organisasi

Sistem kendali administratif sesuai dengan wilayah kewenangan administratif dan harus mencerminkan struktur organisasi.

Ketika sistem kontrol administratif disesuaikan dengan struktur organisasi, itu menentukan tanggung jawab tindakan dan memfasilitasi koreksi penyimpangan rencana.

Demikian pula informasi untuk mengevaluasi kinerja terhadap rencana harus disesuaikan dengan posisi manajer yang akan menggunakannya. Dengan kata lain, semua gambar dan laporan yang digunakan untuk tujuan pengendalian harus sesuai dengan organisasi.

Prinsip pengendalian individualitas

Pengendalian menjadi efektif bila sesuai dengan posisi, tanggung jawab operasional, kompetensi, dan kebutuhan individu yang bersangkutan.

Ruang lingkup dan informasi rinci yang dibutuhkan berbeda-beda menurut tingkat dan fungsi manajemen.

Demikian pula, manajer yang berbeda lebih menyukai bentuk dan unit pelaporan informasi yang berbeda. Oleh karena itu, pengendalian harus memenuhi persyaratan individu masing-masing manajer.

Prinsip kontrol titik kritis

Semua operasi memiliki titik rawan atau kritis tertentu. Inilah yang menyebabkan paling banyak masalah dan menyebabkan penyimpangan besar.

Seorang manajer, saat menjalankan kendali, harus fokus pada faktor-faktor yang penting untuk mengevaluasi kinerja.

Tidak perlu dan tidak ekonomis bagi seorang manajer untuk memverifikasi setiap detail kinerja. Oleh karena itu, Anda harus memfokuskan perhatian Anda pada poin kinerja kritis.

Prinsip tindakan

Pengendalian ternyata hanya membuang-buang waktu jika tindakan korektif tidak dilakukan. Tindakan korektif mungkin termasuk memikirkan kembali rencana, reorganisasi, penggantian atau pelatihan bawahan, motivasi staf, dll.

Pengendalian dibenarkan hanya jika penyimpangan yang ditunjukkan dari rencana diperbaiki melalui perencanaan, organisasi, kepegawaian dan arahan yang tepat.

Referensi

1. Basis Pengetahuan MBA (2018). Prinsip Pengendalian Manajemen. Diambil dari: mbaknol.com.
2. Kamus Bisnis (2018). Sistem kendali administratif. Diambil dari: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Prinsip administrasi. Diambil dari: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 Prinsip Pengendalian yang paling penting dalam manajemen. Pertahankan Artikel. Diambil dari: preservarticles.com.
5. Diksha (2018). Pengendalian: Arti, Sifat dan Prinsip. Ide Manajemen Bisnis. Diambil dari: businessmanagementideas.com.