6 BAGIAN EMAIL DAN KARAKTERISTIKNYA - TEKNOLOGI - 2025

Bagian utama email adalah subjek, penerima, badan, lampiran, CC atau Bcc, dan tanda tangan. Surat elektronik (e-mail) adalah layanan pertukaran pesan elektronik yang ditawarkan oleh berbagai penyedia jaringan seperti Google dan Microsoft.

Email digunakan secara luas di seluruh dunia, tidak peduli bahwa komunikasi telah dibuat lebih cepat dengan obrolan. Penyebabnya sederhana, email tidak hanya digunakan untuk mengirim pesan tertulis, ini adalah platform yang memungkinkan Anda mengirim segala jenis lampiran ke bagian mana pun di dunia.

Email juga penting karena diperlukan untuk menggunakan banyak layanan di situs lain seperti jejaring sosial dan lembaga perbankan. Ini adalah langkah pertama bagi pengguna untuk menggunakan berbagai layanan yang ditawarkan di jaringan.

Telah lama ditunjukkan bahwa manusia adalah makhluk sosial. Semua orang membutuhkan interaksi untuk tetap sehat secara psikologis, untuk alasan inilah teknologi komunikasi menjadi salah satu yang paling maju.

Faktanya, manusia telah berevolusi untuk menjaga interaksi sosial kita. Dari gua-gua itu, seorang pria yang terisolasi tidak selamat.

Itulah mengapa dari sana kami beralih dari lukisan, pidato, bahasa tertulis, ke kantor pos, telegraf, telepon, dan bertahun-tahun kemudian, sekarang dengan internet; ke email.

Di bagian mana sebuah email dibagi?

Alamat penerima / pengirim

Ini adalah elemen utama dari sebuah email. Ini adalah email dari orang yang akan menerima pesan, tanpa penerima email tidak akan kemana-mana.

Saat pesan tiba, penerima alamat penerima akan menjadi penerima alamat pengirim, karena alamat email orang yang mengirim pesan akan ditampilkan.

Selingkuh

Untuk mencegah email difilter sebagai spam, Anda perlu memasukkan subjek. Ini adalah judul email dan hal pertama yang akan dilihat penerima sebelum membuka email.

Oleh karena itu, Anda harus memiliki informasi singkat dan penting yang memberikan pembukaan tentang apa itu surat yang diterima.

CC atau BCC

Ini adalah salinan yang dikirim ke penerima lain. Di sini dicatat alamat email lain yang akan menerima salinan email yang dikirim.

Opsi CC –dengan salinan- akan menampilkan semua alamat ke semua penerima, namun, opsi BCC –dengan blind copy- akan mengirim salinan dengan privasi lebih.

Menggunakan Bcc, alamat setiap penerima disembunyikan. Artinya, penerima tidak akan melihat kepada siapa lagi email tersebut dikirim.

Tubuh

Itu adalah inti dari email. Di sini segala sesuatu yang ingin Anda komunikasikan diungkapkan, tubuh adalah pesan itu sendiri.

Tidak ada batasan kata dan dapat diperpanjang selama Anda mau, tetapi disarankan agar tidak berisi banyak informasi dan jika ya, lebih baik melampirkan semuanya dalam satu file.

File-file terlampir

Itu adalah file yang ditambahkan ke pesan untuk didownload oleh penerima. Ini bisa banyak dan jenis yang berbeda.

Foto, video, dokumen, folder, presentasi, spreadsheet, dll. Dapat dilampirkan ke email. Semua file ini harus disimpan di komputer penerbit.

Perusahaan

Ini ada di bagian bawah email. Ini adalah tanda tangan yang telah diprogram dan otomatis sejak saat itu untuk semua pesan.

Jika itu adalah alamat email pribadi, tanda tangan khusus dengan frase dan emotikon dapat ditambahkan.

Namun, jika itu adalah alamat email kantor, tanda tangan harus membawa informasi tentang orang yang mengirim pesan tersebut.

Direkomendasikan untuk menggunakan format yang akan digunakan dalam kartu nama. Cantumkan nama, nomor telepon kontak, perusahaan tempat Anda bekerja dan posisi Anda, dll.

Bagaimana cara mengatur email?

Email harus ditulis dengan baik agar dapat dipahami oleh penerima. Ada aspek tertentu yang harus diperhatikan saat menulis email dan hal-hal yang harus dipertimbangkan sebelum mengirimnya.

Salam

Ini harus menjadi bagian pertama dari pesan dan penting jika berupa email resmi. Ini menetapkan kepada siapa pesan itu diarahkan dan memulai apa yang ingin Anda ungkapkan dengan cara yang ramah.

Cara penulisan salam tergantung pada siapa penerima dan siapa pengirimnya. Jika ini adalah email kantor, nada sapaannya harus lebih formal, tetapi jika itu adalah email pribadi, pengirim dapat mengambil kebebasan tertentu dengannya.

Isi pesan

Ini adalah bagian terpenting dari surat. Di sini semua yang ingin Anda capai dengan pesan itu dikomunikasikan.

Email kantor harus dicirikan dengan pendek dan ringkas. Langsung ke intinya dengan cepat tetapi selalu ingat untuk menjaga nada ramah, tanpa terlalu ramah karena kontennya dipenuhi dengan detail dan tujuan sebenarnya hilang.

Anda harus memiliki penggunaan tanda baca yang tepat, alasan di balik ini adalah karena dengan tidak menggunakannya Anda dapat kehilangan arti pesan atau salah menafsirkannya, bahasa tertulis tidak semudah diartikan sebagai lisan.

Mengetahui apa yang dimaksud seseorang lebih mudah jika Anda mendengar nada suara yang digunakan dan cara pengungkapannya; ini tidak dapat dicatat secara tertulis.

Itulah mengapa pesan harus mencoba meniru percakapan lisan dan secara eksplisit mencerminkan ke mana Anda ingin pergi menggunakan tanda-tanda tata bahasa dan ejaan yang baik.

Pesan ini harus menyatakan tujuan, manfaat, dan persyaratannya tanpa terlalu banyak menyimpang.

Pamitan

Segmen ini adalah penutup dari pesan tersebut. Untuk memenuhi tujuan mengkomunikasikan semua yang diinginkan, penutupan yang baik sangat penting.

Penutupan harus terjadi setelah semua poin dalam pesan ditetapkan. Tidak ada perpisahan yang ideal untuk semua email, karena semuanya tergantung pada sifat pesan.

Direkomendasikan bahwa ucapan selamat tinggal memiliki nama pengirim, meskipun ini dapat bervariasi tergantung pada situasinya. Jika ini adalah pertukaran email yang konstan, nama harus dihilangkan setelah email pertama.

Email yang baik dan dapat dipahami tidak hanya didasarkan pada konten pesan, tetapi seringkali kata-kata dan cara mengekspresikan konten itulah yang penting untuk memenuhi tujuan email tersebut.

Referensi

1. Peter, I. Sejarah email. Diekstrak dari nethistory.info.
2. SMA South Columbus. Bagian dasar email. Diambil dari southcolumbushigh.com.
3. Leigh, J. Parts of Electronic Mail. Dikutip dari techwalla.com.
4. Email Zimbra. Bagian dari pesan email. Diambil dari zimbra.com.
5. Su, T. 15 Tips Menulis Email yang Efektif. Diambil dari thinkimplenow.com. Tim Editorial Alat Pikiran. Menulis Email yang Efektif: Membuat Orang Membaca dan Menindaklanjuti Pesan Anda. Diperoleh dari mindtools.com.Foresman, S. Bagian dari Pesan Email. Diambil dari teachervision.com.
6. Anatomi pesan email. Diekstrak dari syntaxis.com.