INVENTARISASI SUMBER DAYA MANUSIA: ELEMEN DAN CONTOH - DUDAS - 2025

The inventarisasi sumber daya manusia adalah catatan rinci dari informasi dasar dari personil yang bekerja dalam suatu organisasi. Ini menawarkan perusahaan untuk mengetahui potensi manusia yang dimilikinya, sehingga memungkinkannya untuk membuat keputusan yang memungkinkan penggunaan sumber daya tersebut secara efektif.

Di zaman modern inventaris ini telah menjadi alat yang sangat penting, karena secara sistematis menyediakan data tentang pengetahuan dan keterampilan karyawan. Ini akan diambil sebagai dasar untuk pelatihan, promosi atau kemungkinan lowongan pekerjaan baru.

Oleh karena itu, inventarisasi sumber daya manusia menjadi prioritas untuk menjaga informasi tetap mutakhir, sehingga menjamin bahwa data yang terkandung relevan dan berguna. Di dalam perusahaan, modal terpenting adalah para pekerjanya, operasi dan evolusinya sangat bergantung pada mereka.

Dengan persediaan sumber daya manusia yang baik perusahaan akan meningkatkan kapasitas dan kemampuan para pekerjanya, berhasil menuju pencapaian tujuannya.

Elemen inventaris sumber daya manusia

Lebih mudah untuk menerapkan inventaris sumber daya manusia yang tidak standar di perusahaan. Yang ideal adalah mendesain instrumen Anda sendiri, yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Ini adalah beberapa item yang terdapat dalam inventaris ini:

Data umum

Mereka memungkinkan untuk memiliki informasi individu dan keluarga yang terkait dengan pekerja, yang akan memungkinkan visi global pekerja dalam aspek-aspek ini. Elemen ini dibagi menjadi dua bagian:

Informasi pribadi

Data pada bagian ini membentuk identitas pekerja, seperti nomor identifikasi, nama lengkap pekerja, tempat dan tanggal lahir, umur, kewarganegaraan, jenis kelamin, status perkawinan, alamat rumah, telepon kamar dan telepon genggam.

Informasi keluarga

Bagian ini mencakup data tentang anggota keluarga dekat pekerja. Misalnya nama lengkap bapak ibu, umur orang tua, nama lengkap pasangan, umur pasangan, jumlah anak, nama lengkap anak, tanggal lahir anak, umur anak.

Pengalaman kerja

Riwayat pekerjaan pekerja adalah yang paling penting. Dengan informasi ini Anda dapat membuat profil tentang pengembangan pekerjaan mereka.

Semua perusahaan tempat Anda bekerja harus terdaftar, dimulai dari yang terbaru. Untuk setiap perusahaan Anda harus menunjukkan:

- Nama Perusahaan.

- Telepon dan alamat.

- Tanggal masuk dan tanggal keluar.

- Posisi yang dipegang dan fungsi dilakukan.

- Nama dan posisi bos langsung terakhir.

- Alasan keluar.

Data kesehatan

Ini terdiri dari laporan terperinci dan koleksinya di mana status kesehatan integral pekerja tercermin, seperti:

- Pemeriksaan medis dan laboratorium dilakukan sebelum bekerja.

- Ujian medis sebelum dan sesudah liburan.

- Alergi.

- Keterbatasan fisik untuk melakukan beberapa jenis pekerjaan.

Keterampilan dan kemampuan

Di sini, semua keterampilan dan kemampuan yang dimiliki karyawan akan tercermin, baik terkait langsung dengan posisi yang ditempati pekerja dalam organisasi atau tidak. Kekuatan dan kelemahan mereka juga terdaftar.

Pelatihan akademis

Ini mengacu pada semua informasi mengenai tingkat pendidikan karyawan.

- Pendidikan dasar.

- Pendidikan yang lebih tinggi.

- Studi pascasarjana (spesialisasi, master, doktor).

- Kursus dan lokakarya diadakan.

- Perintah bahasa asing.

- Pengalaman kurikuler lainnya (publikasi karya, ucapan terima kasih dari entitas publik atau swasta).

Prestasi kerja dalam perusahaan

Elemen ini mencakup hasil dari semua evaluasi kinerja latihan kerja yang diterapkan kepada pekerja di setiap posisi yang mereka pegang di dalam perusahaan.

Evaluasi

Pahami informasi yang diberikan oleh tes sikap, logika dan kepribadian yang membentuk evaluasi ini.

Bagaimana caranya?

Data dapat direkam dan disimpan dengan dua cara: manual atau digital. Keduanya menawarkan aspek positif dan negatif pada inventaris, dan penggunaannya akan bergantung pada ukuran dan karakteristik struktur organisasi.

Idealnya, kumpulkan dan simpan informasi inventaris SDM dengan kombinasi yang terbaik dari masing-masing.

Untuk mempersiapkan inventarisasi sumber daya manusia, serangkaian tahapan yang harus dilakukan adalah di bawah ini.

Temui para staf

Mengetahui staf adalah yang paling penting. Akan ideal untuk dapat mengidentifikasi jenis komunikasi apa (lisan atau tertulis) yang merupakan kekuatan pekerja, karena ini akan membantu menentukan instrumen yang ideal untuk mengumpulkan informasi.

Jika kuesioner diterapkan pada seseorang yang menunjukkan kesulitan menulis atau wawancara dengan orang yang sangat pendiam, hasilnya tidak akan sepenuhnya dapat diandalkan.

Semua informasi yang terkandung dalam inventaris sumber daya manusia harus disertai dengan dukungan dan tindakan pencegahan yang sesuai yang memungkinkan untuk menjamin informasi tersebut.

Wawancara sebelum penerapan instrumen adalah kunci untuk menciptakan lingkungan yang nyaman di mana aktivitas dapat dilakukan dan, pada saat yang sama, memperoleh informasi yang memungkinkan pemilihan instrumen untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan.

Pengumpulan informasi

Instrumen berikut dapat digunakan untuk mengumpulkan data:

Wawancara individu

Ini terdiri dari pengumpulan informasi menggunakan pertanyaan yang sudah terstruktur. Di sini komunikasi langsung dengan karyawan terjalin, yang dapat digunakan untuk mengamati aspek lain dari pekerja, termasuk bahasa non-verbal.

Kuesioner

Mereka adalah sekumpulan pertanyaan yang bertujuan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan untuk melakukan inventarisasi sumber daya manusia.

Dalam kasus khusus ini, kuesioner tipe terbuka lebih cocok daripada kuesioner tipe tertutup atau pilihan ganda, karena pekerja dapat dengan bebas menjawab pertanyaan.

Observasi langsung

Teknik ini sangat berguna karena memungkinkan kita untuk melihat perilaku pekerja dalam situasi kerja sehari-hari, mampu mengidentifikasi aspek-aspek seperti manajemen konflik, jenis komunikasi yang digunakan, kepemimpinan dan nilai-nilai.

Pendapat ahli

Contoh tepat dari jenis observasi ini mencakup evaluasi yang dibuat kepada pekerja tentang kinerjanya dalam posisi tersebut. Dalam hal ini, penilaian yang dibuat oleh pakar merupakan dasar penting untuk kemungkinan promosi internal.

Evaluasi informasi

Data yang ditemukan di inventaris memiliki nilai yang tinggi saat membuat evaluasi terhadap pekerja.

Dari interpretasi yang benar ini, data dapat diperoleh yang mencerminkan baik kebutuhan pelatihan karyawan dan gagasan untuk strategi pengembangan perusahaan yang sangat baik.

Contoh

Berikut adalah contoh formulir dan sistem otomatis yang diperlukan untuk menyusun inventaris sumber daya manusia.

Referensi

1. Mbaskool (2018). Inventaris sumber daya manusia. Diambil dari: mbaskool.com.
2. Wisenepali (2018). Pentingnya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, Persediaan SDM. Diambil dari: wisenepali.com.
3. Inovasi manajemen (2008). HR: Dasar-dasar Perekrutan. Diambil dari: managementinnovations.wordpress.com.
4. Masyarakat manajemen sumber daya manusia (2016). Perencanaan Strategis: Bagaimana inventaris keterampilan digunakan untuk perencanaan SDM strategis? Diambil dari: shrm.org
5. Joseph MacCafferty (2005). Inventaris manusia. Diambil dari: cfo.com.