MANAJEMEN ADMINISTRASI: FUNGSI DAN PROSES - DUDAS - 2025

Manajemen administratif adalah sekumpulan bentuk, tindakan, dan mekanisme yang memungkinkan penggunaan sumber daya dan materi keuangan perusahaan untuk mencapai tujuan. Itu didasarkan pada empat prinsip dasar; urutannya yang pertama, menurutnya setiap pekerja harus menduduki jabatan yang dia didik.

Kurangnya ketertiban menyebabkan pekerjaan yang kurang efisien dan penggunaan sumber daya yang salah. Prinsip kedua adalah disiplin; Dalam pengelolaan administrasi, disiplin merupakan aspek yang penting, karena peraturan perundang-undangan harus dipatuhi dan dihormati oleh semua.

Prinsip ketiga adalah kesatuan komando. Karyawan harus mengetahui kepada siapa dia melaporkan pekerjaannya dan dari siapa dia akan menerima pesanan, untuk menghindari pesan keliru yang merusak kualitas pekerjaan. Akhirnya, mendorong dan menghargai inisiatif staf sangat penting untuk memotivasi; Hal ini akan berdampak positif pada lingkungan kerja dan pencapaian tujuan.

Manajemen administratif sangat penting bagi organisasi, karena ini membentuk dasar di mana tugas-tugas kelompok itu sendiri akan dilaksanakan, juga membentuk jaringan yang bertujuan untuk memenuhi tujuan bisnis.

fitur

Kinerja proses manajemen

Proses pengelolaan harus dilakukan dengan baik agar kinerja yang efektif dapat dilaksanakan di setiap fungsi administrasi.

Ini harus mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan kontrol, semua berputar berdasarkan pemenuhan tujuan.

Pengerahan

Ini mengacu pada pemilihan, pelatihan, penempatan dan remunerasi personel. Pencapaian tujuan organisasi bergantung pada kemampuan memiliki personel yang sesuai, oleh karena itu kepentingan pemenuhan kebutuhan karyawan harus dijaga dan sekaligus loyal kepada organisasi.

Pengamanan aset

Aset organisasi harus dilindungi dari penyalahgunaan, kehilangan atau kerusakan yang disebabkan oleh pencurian, kebakaran, atau cara lain apa pun.

Untuk alasan ini, penting untuk memelihara catatan yang memadai untuk setiap jenis aset, meminta pertanggungjawaban staf atas penggunaan dan pengamanannya yang benar.

Hubungan Masyarakat

Salah satu fungsi penting dari manajemen administrasi adalah pembentukan dan pemeliharaan berbagai jalur komunikasi antara organisasi dan publik terkait (klien, pemegang saham, karyawan, pemasok, konsumen).

Tetapkan urutan kerja

Untuk kinerja pekerjaan administratif yang stabil dan tidak terganggu, sistem dan prosedur rutin yang ditentukan harus dikembangkan. Hal ini dimotivasi oleh sifat saling ketergantungan dan keterkaitan antara tugas-tugas spesifik masing-masing departemen.

Pembelian aset tetap

Di setiap departemen ada kebutuhan akan aset tetap yang memadai agar pekerjaan yang dilakukan di sana efisien dan ekonomis. Oleh karena itu, prosedur standar harus diikuti dalam pemilihan dan pembelian setiap jenis aset tetap yang dibutuhkan.

Aspek yang penting adalah melakukan pendeteksian dan evaluasi terhadap kebutuhan riil aset tersebut, sehingga terhindar dari pengeluaran yang tidak perlu yang mempengaruhi keuangan perusahaan.

Desain dan kontrol bentuk

Karena pekerjaan administrasi memiliki karakteristik tertentu, formulir yang digunakan harus dirancang untuk memberikan informasi yang diperlukan dengan cara yang memadai.

Merupakan tugas administrasi untuk merancang formulir ini dan mencoba menstandarkan penggunaannya, untuk mengurangi biaya.

Pembelian alat tulis dan perlengkapan kantor

Artikel-artikel ini harus memenuhi kebutuhan pengguna, karena akan mempengaruhi sistematis dan cepatnya pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan.

Oleh karena itu, penting untuk memastikan standarisasi, pemilihan dan pembelian input ini, serta distribusinya ke departemen lain, bila diperlukan.

Proses manajemen administrasi

Perencanaan

Perencanaan adalah landasan dari proses ini, karena tindakan selanjutnya akan diambil dari sini. Untuk melakukan proses yang efisien perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

- Memiliki tujuan yang jelas.

- Mempelajari lingkungan tempat pekerjaan akan dilakukan.

- Identifikasi dan tetapkan tugas-tugas yang akan membantu mencapai tujuan.

- Melaksanakan rencana pencapaian yang komprehensif, di mana elemen kreatif yang membantu melaksanakan pekerjaan secara efektif disorot.

- Menentukan kebijakan, metode dan prosedur yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan.

- Buat sistem peringatan yang memungkinkan tindakan antisipasi terhadap masalah di masa mendatang.

- Selalu memperbarui rencana, dengan mempertimbangkan hasil kontrol yang dilakukan padanya.

Organisasi

Agar berhasil, semua sumber daya manusia, keuangan dan material yang terkait dengan pekerjaan yang akan dilakukan harus dikoordinasikan.

Ini melibatkan penetapan seperangkat aturan dan penetapan tugas yang harus diikuti secara ketat oleh orang-orang yang terlibat. Beberapa dari kegiatan tersebut adalah:

- Bagi pekerjaan dengan mempertimbangkan unit operasi.

- Kelompokkan tugas berdasarkan pekerjaan.

- Susun unit kerja dengan kriteria keteraturan dan kedekatan pekerjaan.

- Pilih personel yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu.

- Menetapkan penyesuaian dalam kegiatan yang dilakukan, berdasarkan apa yang ditunjukkan oleh hasil kontrol mereka.

Arah atau eksekusi

Untuk memenuhi strategi yang terencana dan terorganisir, perlu dilakukan tindakan yang mengawali dan memberi kesinambungan.

Di antara langkah-langkah tersebut adalah mengarahkan aktivitas dan mendorong perkembangan karyawan dalam pekerjaan dan masalah pribadi, sehingga motivasi ini diterjemahkan ke dalam pencapaian tujuan yang efisien. Strategi ini bisa berupa:

- Bimbing dan dorong kelompok untuk mencapai tujuan.

- Menjalin komunikasi langsung, terbuka dan transparan dengan masing-masing pihak yang terlibat, secara langsung atau tidak langsung, di tempat kerja.

- Kembangkan potensi setiap anggota.

- Menciptakan insentif untuk karyawan yang menonjol dalam kriteria tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti kreativitas, kecepatan penyelesaian, dan lain-lain.

- Tetapkan mekanisme untuk evaluasi konstan dari proses eksekusi, untuk memperbaiki tindakan jika diperlukan.

Kontrol

Penting untuk menerapkan strategi untuk memverifikasi bahwa apa yang direncanakan, diatur dan dilaksanakan maju secara memuaskan dan efektif menuju pencapaian tujuan.

Ini akan memungkinkan untuk membuat keputusan untuk mengganti aktivitas atau mengarahkan kembali proses, memungkinkannya untuk dioptimalkan. Ini bisa menjadi beberapa tindakan yang harus diikuti:

- Buat perbandingan hasil dengan rencana umum perusahaan.

- Mengevaluasi produk pekerjaan, berdasarkan standar kinerjanya.

- Jadikan publik sarana yang akan digunakan dalam pengukuran.

- Komunikasikan saran kepada personel yang bertanggung jawab, untuk memperbaiki tindakan yang diperlukan.

Referensi

1. Money Matters (2018). Fungsi Manajemen Administrasi Kantor Modern. Pembelajaran Akun. Diambil dari: accountlearning.com.
2. Panduan MBA Saya (2018). Fungsi Administrasi atau Manajemen Kantor. Diambil dari: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Manajemen administrasi. Diambil dari: manager-net.com.
4. ABCM (2018). Pelajari pentingnya manajemen administrasi untuk bisnis. Diambil dari: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Lima Fungsi Manajemen (Fayol). Toolshero. Diambil dari: toolshero.com.