KOMUNIKASI TERTULIS: KARAKTERISTIK, TIPE, ELEMEN - LITERATUR - 2025

The komunikasi tertulis adalah setiap jenis interaksi yang menggunakan kode yang ditulis. Meskipun didasarkan pada sistem linguistik lisan yang sama, sifat-sifatnya berbeda. Jadi, tidak seperti yang lain, bentuk tertulis sepenuhnya konvensional. Ini harus mengikuti pola yang ditentukan sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh bahasa.

Di sisi lain, komunikasi tertulis adalah bentuk komunikasi formal yang paling umum di antara manusia, dan menjalankan berbagai macam fungsi sosial. Diantara kegunaannya, sangat sering digunakan untuk mendokumentasikan berbagai jenis kejadian dan untuk melakukan interaksi antarpribadi.

Selain itu, karakteristik lain yang paling relevan adalah tidak memerlukan kehadiran pengirim dan penerima dalam ruang dan waktu yang sama. Oleh karena itu, pesan diterima secara malas dan interaksi antara penulis (pengirim) dan pembaca (penerima) sangat terbatas.

Di sisi lain, komunikasi tertulis pada dasarnya adalah aktivitas kreatif yang membutuhkan upaya sadar. Upaya ini berasal dari rangsangan yang dihasilkan oleh pikiran.

Dalam hal ini berbeda dari yang oral, di mana mereka diambil dari luar oleh reseptor sensorik. Penulisan, sebaliknya, berasal dari aktivitas intelektual internal.

karakteristik

Penerimaan pesan tertunda

Salah satu ciri komunikasi tertulis berkaitan dengan faktor waktu. Dalam situasi komunikasi tatap muka, pesan terenkripsi pengirim langsung diterima oleh penerima.

Tapi, dalam komunikasi tertulis selalu ada keterlambatan. Secara umum, tidak ada batasan waktu yang pasti untuk keterlambatan ini.

Siklus terbatas

Siklus komunikasi terdiri dari empat elemen komunikatif dasar: pengirim, pesan bersama dengan saluran komunikasi, penerima dan respon atau reaksi. Karena penerimaan pesan tertunda, siklus komunikasi tertulis menjadi lebih terbatas.

Namun, karena kemajuan baru dalam komunikasi dan informasi, banyak saluran memungkinkan langkah terakhir dari siklus (umpan balik atau tanggapan) diselesaikan dalam waktu yang hampir bersamaan dengan komunikasi tatap muka. Contohnya adalah layanan pesan instan.

Sedikit ruang untuk redundansi

Catatan tertulis membatasi kemungkinan redundansi. Dalam komunikasi lisan, gerak tubuh dan elemen paraverbal - seperti intonasi - mendukung bahasa verbal.

Ini tidak terjadi dalam komunikasi tertulis. Karena alasan ini, tingkat permintaan lebih tinggi, memaksa penerbit untuk menggunakan kata-kata dengan lebih tepat.

Padahal, komunikasi tertulis memiliki nilai sosial yang tinggi. Penilaian ini berkurang dengan pengulangan kata dan penggunaan pola sintaksis yang sama. Di sini orisinalitas dan bahkan inovasi formal berlaku.

Perencanaan sebelumnya

Secara umum, komunikasi tertulis bukanlah tindakan dadakan. Menulis sering kali memenuhi sejumlah syarat atau persyaratan. Diantaranya, jika komunikasi yang efektif dicari, perlu kejelasan tentang isi pesan secara keseluruhan dan artikulasi internalnya.

Untuk melakukan ini, penerbit harus memiliki skema organisasi teks. Seiring perkembangan teks, semua elemen pesan digabungkan hingga mendapatkan ide yang relevan dengan makna.

Jenis

Adapun jenis komunikasi tertulis, ada sebanyak dan beragam bidang tindakan manusia. Dengan cara ini, setiap kali beberapa (telegram) menghilang dan yang lainnya muncul (email, misalnya). Hanya beberapa di antaranya yang akan dijelaskan di bawah.

Memo

Memo adalah sarana komunikasi tertulis internal yang populer di antara anggota organisasi. Ini adalah formulir surat singkat dengan bentuk kesopanan minimal dan akses langsung ke subjek pesan tertentu.

Dalam jenis komunikasi ini, umumnya ada format yang telah ditetapkan sebelumnya. Aturan utama yang harus dipatuhi termasuk kata-kata yang benar dan rasa hormat pribadi dan hierarkis. Cara penulisannya harus langsung dan tanpa keakraban apapun.

Laporan

Laporan adalah jenis komunikasi tertulis lainnya. Mereka dapat digunakan untuk tujuan komersial, pendidikan, hukum atau ilmiah.

Bergantung pada sifat dan tujuan laporan, mungkin sudah ada format yang telah ditetapkan sebelumnya. Namun, secara umum, laporan harus berisi pengantar singkat, tujuan utama, dan hasil.

Dalam beberapa kasus, grafik dan tabel disertakan untuk memfasilitasi pemahaman hasil. Demikian pula, banyak laporan berisi daftar rekomendasi.

Brosur

Brosur adalah publikasi di mana perusahaan mempresentasikan produk dan layanan mereka. Mereka juga diposting untuk membantu perwakilan penjualan dalam kunjungan pelanggan mereka.

Perusahaan memproduksi brosur dalam berbagai bentuk dan ukuran. Beberapa brosur berukuran letter, sementara yang lain dilipat menjadi dua atau tiga bagian.

Di sisi lain, mereka dicirikan dengan sangat berwarna dan dengan banyaknya gambar di produk atau layanan utama mereka. Teksnya sedikit dan banyak spasi sehingga brosur dapat terbaca dengan mudah.

Email

Email saat ini merupakan bentuk komunikasi yang sangat umum. Mereka digunakan untuk mengirim dokumen, mengatur pertemuan, mengkonfirmasi janji, dan menghubungi kandidat pekerjaan. Selain itu, mereka terbiasa menangani masalah pribadi.

Meskipun relatif informal, email harus mengikuti aturan konvensional tertentu. Untuk tujuan ini, formatnya memberikan spasi untuk pengirim, penerima, subjek dan spasi di mana pesan harus ditulis.

Bahkan jika digunakan untuk tujuan non-komersial, ada konvensi tertentu yang harus diikuti untuk menghindari reaksi negatif. Diantaranya, kita dapat menyebutkan penulisan nama dan judul yang benar, penggunaan tanda baca yang benar, dan kesesuaian kalimat dan paragraf yang benar.

Proposal

Proposal adalah dokumen yang menjelaskan proyek masa depan. Ini biasanya hanya satu atau dua halaman. Ini termasuk biaya terkait dari setiap tugas khusus proyek.

Biaya lain yang tidak langsung ke proyek dapat dimasukkan seperti biaya pencetakan, perangko dan surat, antara lain.

Surat

Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis tertua. Subjek surat bisa pribadi atau bisnis. Sebelum munculnya bentuk elektronik, ini adalah alat komunikasi yang sangat populer. Seperti dalam e-mail, bentuk kesopanan dan pesan singkat yang digunakan secara komersial.

Namun, surat-surat pribadi kurang menunjukkan konvensionalisme dalam tulisannya. Perawatan gratis sangat minim. Pengembangan tema dilakukan demi kenyamanan pengirim dan penerima pesan. Jumlah halaman dibatasi oleh kapasitas keduanya. Secara bertahap, ini telah digantikan oleh pesan elektronik.

Telegram

Telegram adalah versi surat yang pendek dan disederhanakan. Di sini rumus kesopanan dijaga seminimal mungkin dan terkadang dihilangkan. Teks pesan ditulis dengan menghilangkan kata-kata sebanyak mungkin dan menjaga sesedikit mungkin yang diperlukan untuk memahaminya.

Selain itu, bentuk kesopanan pada umumnya adalah bentuk standar dan disingkat (Bapak untuk Bapak, Ibu, untuk Ibu, dan sejenisnya). Seperti pada surat, penggunaannya semakin berkurang seiring dengan kemajuan media elektronik.

Faks

Ini adalah cara perintis untuk mengirimkan pesan tertulis secara elektronik. Meskipun penulisan dan pembacaannya dilakukan di atas kertas tertulis, pengirimannya dilakukan dengan alat elektronik. Penggunaannya telah menurun karena semakin banyaknya penggunaan media elektronik.

Elemen komunikasi tertulis

Secara umum, tiga unsur utama komunikasi tertulis adalah struktur (bentuk isi), corak (tulisan), dan isi (tema).

Dari segi struktur, ini membantu pembaca memahami topik. Itulah mengapa disarankan untuk menjelaskan tentang tujuan} sebelum mulai menulis.

Dalam kaitannya dengan gaya, ini terkait dengan penerbit pada tingkat pertama. Namun, penting juga untuk mempertimbangkan calon penerima bahan tertulis tersebut. Terkadang, dibutuhkan penggunaan kalimat atau paragraf pendek dengan kosakata sederhana. Terkadang pesan perlu sedikit lebih panjang dan rumit.

Akhirnya, dalam hal topik, ini bisa sangat beragam. Semua bidang interaksi manusia dapat menjadi objek komunikasi tertulis. Ini mencakup segala sesuatu mulai dari ilmiah hingga pribadi, melalui hukum dan prosedur.

Keuntungan

Permanen dalam waktu

Komunikasi tertulis adalah sarana informasi yang permanen. Oleh karena itu, ini berguna ketika pencatatan diperlukan. Demikian pula, sangat penting dalam pendelegasian tanggung jawab yang benar dan dalam penetapan aturan dan prosedur. Di sisi lain, ini memungkinkan permintaan pesan berulang.

Mekanisme kendali

Berkat kemungkinan keabadiannya, komunikasi tertulis sangat ideal sebagai alat kontrol. Lembar kontrol atau hasil, undang-undang, perjanjian, antara lain, adalah dokumen yang paling sering diproses melalui mode komunikasi ini.

Kelestarian

Komunikasi tertulis memiliki tingkat pelestarian yang tinggi. Ini memungkinkannya menjadi aman dan tahan lama. Kemajuan teknologi telah memungkinkan cara lain untuk melestarikan informasi. Namun, hingga hari ini, dokumen tertulis asli tetap menjadi bukti akhir keberadaan dan keasliannya.

Level reflektif yang lebih tinggi

Orang yang menggunakan media ini secara efisien melakukan refleksi sebelum menulis. Tindakan menulis pesan selalu diawali dengan proses pemikiran dan definisi tentang apa yang ingin diungkapkan. Bahkan tulisan itu sendiri merupakan proses reflektif. Oleh karena itu, mode komunikatif ini ideal untuk transmisi akurasi dan presisi.

Lebih sedikit kemungkinan distorsi dan interpretasi

Dalam pesan yang dikirimkan melalui komunikasi tertulis, kemungkinan distorsi lebih kecil. Dalam sistem komunikasi ini, informasi dicatat secara permanen dan dapat diverifikasi setiap saat. Dengan demikian, kecil kemungkinan terjadinya distorsi atau perubahan informasi.

Di sisi lain, kecil kemungkinan salah menafsirkan pesan. Jika ada keraguan, pesan dapat dibaca ulang sebanyak yang diperlukan hingga dipahami sepenuhnya.

Begitu juga kecepatan membaca atau membaca ulang bisa disesuaikan dengan tingkat pemahaman penerima pesan. Dengan cara ini, dapat dijamin bahwa jika pengirim dan penerima menangani kode yang sama, pesan akan sampai sesuai keinginan.

Kekurangan

Biaya

Komunikasi tertulis tidak ekonomis. Ada biaya yang berkaitan dengan bahan (kertas dan tinta, antara lain) dan tenaga kerja yang digunakan untuk menulis dan menyampaikan tulisan. Biaya ini dapat meningkat tergantung pada jarak fisik antara pengirim dan penerima.

Kemampuan untuk pemahaman yang efektif

Penggunaan komunikasi tertulis membutuhkan keterampilan dan kompetensi yang hebat dalam penggunaan bahasa dan kosa kata. Kurangnya keterampilan menulis dan kualitas teks yang buruk berdampak negatif pada pesan dan membahayakan pemahaman yang efektif.

Umpan balik

Umpan balik tentang pesan dalam komunikasi tertulis tidak langsung. Dalam jenis komunikasi ini, proses encoding dan decoding lambat.

Bergantung pada kode yang digunakan, pemahaman mungkin membutuhkan waktu lebih lama dari yang diinginkan. Bagaimanapun, umpan balik ada pada kenyamanan penerima pesan, bukan pengirimnya.

Kesulitan mengekspresikan emosi

Sebagai media reflektif, lebih sulit mengekspresikan emosi dalam komunikasi tertulis. Faktanya, para penyair dan seniman yang menggunakan media ini untuk mengekspresikan keindahan dan emosi, menggunakan teknik yang sulit ditangani. Pada beberapa kesempatan mereka berhasil, tetapi pada kesempatan lain mereka tidak memenuhi tujuan untuk mentransmisikan emosi artis.

Jenis komunikasi ini dikenal sebagai dingin, impersonal, dan kontras dengan bentuk komunikasi lain yang dapat mencakup fitur verbal dan gestur. Untuk alasan ini, ini lebih sering digunakan dalam transmisi informasi dimana keakuratan fakta adalah penting.

Pengakuan tertunda atau tidak pasti

Metode komunikasi tertulis menyulitkan untuk segera mengkonfirmasi penerimaan pesan. Dalam beberapa kasus, bahkan tidak mungkin untuk menentukan apakah pesan tersebut sampai ke penerima yang dituju.

Kurangnya fleksibilitas

Kurangnya fleksibilitas adalah kerugian lain dari komunikasi tertulis. Setelah pesan asli dikeluarkan, tidak ada kemungkinan koreksi konten cepat.

Setiap perubahan yang diperlukan harus didukung oleh penerima pesan. Demikian pula, setiap koreksi yang dibuat, bahkan sebagian, memengaruhi keseluruhan pesan.

Referensi

1. Inc. (s / f). Komunikasi tertulis. Diambil dari inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Komunikasi bisnis. New Delhi: Buku Excel India.
3. Cabrera, A. dan Pelayo, N. (2001). Bahasa dan komunikasi. Caracas: Nasional.
4. Bolaños, B. (1996). Komunikasi tertulis. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 September). Jenis Komunikasi Bisnis Tertulis. Diambil dari bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 07 Februari). Tiga elemen utama komunikasi tertulis. Diambil dari sckool.org.
7. MSG. (s / f). Komunikasi Tertulis - Arti, Keuntungan dan Kerugian. Diambil dari managementstudyguide.com.
8. Komunikasi bisnis. (s / f). Keuntungan dan kerugian komunikasi tertulis. Diambil dari thebusinesscommunication.com.
9. Komunikasi bisnis. (s / f). Kekurangan Komunikasi Tertulis dalam Bisnis. Diambil dari bizcommunicationcoach.com.