SURAT FORMAL: CIRI, BAGIAN DAN CONTOH - KOSAKATA BUDAYA - 2025

Sebuah surat resmi adalah salah satu yang ditujukan kepada otoritas, orang tak dikenal atau seseorang yang dikenal, di tengah konteks yang tentu menyiratkan sikap formalitas. Jenis komunikasi tertulis ini umum di lingkungan kerja dan akademis, serta di lingkungan sosial tertentu.

Surat formal adalah komunikasi informatif murni. Dalam beberapa kasus, mereka juga dapat mengungkapkan perasaan yang lebih pribadi, meskipun umumnya mereka dikirim dengan maksud untuk menginformasikan sesuatu.

Contoh surat formal

Bahasa surat formal memiliki lingkaran keseriusan tertentu, ini berusaha untuk mengungkapkan rasa hormat kepada pengirim komunikasi. Demikian juga, mereka dicirikan dengan singkat dan ringkas: maksudnya adalah untuk menginformasikan sesuatu secara khusus, dan melalui surat formal diupayakan untuk mengungkapkannya dengan cara yang paling tepat.

Karakteristik surat formal

Mereka murni informatif

Surat resmi terutama ditujukan untuk menginformasikan. Informasi ini mungkin baru bagi pengirim, atau mungkin berfungsi sebagai pengingat masalah yang diangkat pada kesempatan sebelumnya.

Bagaimanapun, surat resmi biasanya bukan sarana untuk mengirim salam atau menjaga kontak antar orang; Fungsi utamanya adalah menyampaikan informasi dalam konteks tertentu.

Mereka menggunakan bahasa hormat

Bahasa hormat harus digunakan dalam surat formal. Sumber: pixabay.com

Bahasa yang cukup formal digunakan dalam jenis huruf ini. Selama komunikasi, pengirim harus menyadari bahwa dia diperlakukan dengan hormat dan perhatian.

Surat resmi harus menyertakan nama posisi yang dipegang oleh pengirim atau gelar yang dia tunjukkan, jika demikian.

Mereka singkat

Karena memiliki fungsi yang sangat spesifik, huruf formal dicirikan oleh panjangnya yang pendek. Ini berusaha menghindari penerima surat itu harus menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membacanya.

Sebaliknya, maksudnya adalah agar pesan tersebut dapat disampaikan dengan cepat. Oleh karena itu, penting bahwa tidak ada paragraf yang tidak perlu dalam surat resmi.

Informasi diungkapkan secara akurat

Seperti yang kami tunjukkan pada poin sebelumnya, presisi adalah kunci untuk surat formal. Saat menulis jenis komunikasi ini, sangat penting untuk menghindari frasa yang ditetapkan, paragraf pengisi atau data yang tidak perlu yang tidak menarik bagi pembaca.

Seluruh surat harus penuh dengan informasi berharga, diungkapkan dengan lancar, hormat, dan akurat.

Mereka dapat diarahkan ke kenalan atau orang asing

Pengirim surat resmi bisa dikenal atau tidak dikenal. Misalnya, tetangga suatu komunitas dapat menulis surat yang ditujukan kepada presiden komunitas tersebut untuk meminta diadakannya pertemuan luar biasa sebagai akibat dari masalah tertentu.

Sangat mungkin bahwa siapa pun yang menulis surat itu mengenal presiden komunitas, mereka bahkan mungkin memiliki hubungan pertemanan atau ditangani dengan istilah yang lebih sehari-hari, tetapi meskipun demikian surat yang akan ditulis harus formal.

Demikian juga, jenis surat ini juga bisa dikirim ke orang asing. Misalnya, seorang profesional pengajar yang tinggal di Madrid dapat menulis surat resmi kepada walikota kota tersebut untuk menawarkan program pendidikan yang difokuskan pada anak-anak yang berpartisipasi dalam pendidikan dasar di community college di daerah tersebut.

Dalam hal ini, guru mungkin tidak mengenal walikota secara pribadi, tetapi masih dapat menyapanya dengan surat resmi.

Strukturnya mencakup elemen protokol

Surat formal biasanya mencakup informasi yang berkaitan dengan posisi yang dipegang oleh penerbit dan pengirim, serta janji temu khusus yang mungkin timbul.

Sebutan ini sangat penting dalam struktur surat formal, karena menyiratkan pengakuan penuh dari orang yang akan menerima surat tersebut dan ditafsirkan sebagai tanda hormat dan perhatian dalam komunikasi.

Anda harus berhati-hati terhadap aturan ejaan

Dalam semua jenis tulisan itu perlu memiliki ejaan dan tulisan yang baik, tetapi dalam surat formal bahkan lebih penting bahwa semua paragraf ditulis dengan benar.

Beberapa revisi harus dibuat dari teks akhir dan penting untuk berhati-hati terhadap semua detail. Jika tidak, mungkin ada kesalahan dalam surat dan pengirim tidak akan menganggap komunikasi seperti itu serius atau berharga; Anda bahkan mungkin menafsirkannya sebagai tidak sopan.

Bagian dari surat resmi

Tempat dan tanggal

Data-data ini biasanya terletak di bagian kanan atas grafik, meskipun juga dapat ditemukan di area kiri atas. Penting untuk tidak melupakan elemen-elemen ini, karena mereka adalah elemen yang memungkinkan komunikasi direkam dan ditempatkan dalam konteks tertentu.

Yang paling umum adalah kota ditempatkan pertama dan kemudian tanggal, mengikuti format hari, bulan dan tahun saat ini. Misalnya: "Madrid, 15 Oktober 2019".

Header

Di bagian ini, pengirim komunikasi harus disebutkan. Penyebutan ini harus menyertakan judul yang sesuai (yaitu, "tuan", "nyonya", "hadiah", "doña", dll.) Dan nama lengkap orang tersebut.

Di baris berikutnya, posisi yang dipegang oleh orang yang bersangkutan harus muncul, atau gelar yang mereka miliki dalam kasus anggota bangsawan atau bangsawan.

Setelah informasi ini, beberapa orang menggunakan kata "sekarang". Ini adalah konvensi yang tidak wajib, tetapi dapat digunakan jika penulis surat menganggapnya bijaksana. Contoh tajuk adalah sebagai berikut:

"Nyonya. Camila Flores

Wakil dari distrik ke-6 di Wilayah Valparaíso

Menyajikan."

Salam

Bagian ini hanya menempati satu baris, ingatlah bahwa maksud dari surat formal adalah agar langsung, hormat dan setepat mungkin.

Oleh karena itu, salam kepada pengirim akan mencakup istilah kesopanan, seperti "terhormat", "terhormat", "dihormati", atau "dihargai", dan lain-lain.

Selain itu, harus mencantumkan judul yang telah ditempatkan sebelumnya (antara lain "tuan", "madam", "hadiah", "doña", dan lainnya), serta posisi yang dipegang oleh pengirim, yang juga telah ditempatkan di header. Salam yang baik untuk surat resmi bisa terlihat seperti ini: "Dear Madam Deputy."

pengantar

Paragraf pertama dari surat resmi harus menyatakan secara ringkas apa alasan komunikasi tersebut. Pendahuluan ini harus secara efektif menjelaskan tujuan utama surat tersebut dan apa yang diharapkan dari pengirimnya.

Demikian juga, pendahuluan dapat dengan cepat merinci siapa yang menulis surat itu dan dalam kapasitas apa yang mempromosikan komunikasi tersebut.

Artinya, siapa pun yang membaca surat resmi harus memahami apa informasi utamanya hanya dengan membaca paragraf pertama saja. Dengan cara ini Anda akan segera mengenali tindakan apa yang diminta dari Anda melalui surat tersebut. Berikut adalah contoh pengantar surat resmi:

“Saya berkomunikasi dengan Anda sebagai penduduk di lingkungan Bellas Artes dengan tujuan untuk mengungkapkan rasa terima kasih saya atas peresmian taman komunal Juan Díaz, yang terletak di pusat lingkungan tersebut dan yang berarti peningkatan nyata dalam kualitas hidup dari mereka yang tinggal di sana ”.

Tubuh

Sesuai dengan perkembangan teks. Bagian ini harus mencakup semua aspek pelengkap yang terkait dengan alasan utama komunikasi, yang telah diungkap pada paragraf sebelumnya.

Penting agar surat tersebut tidak terlalu panjang, harus selalu ditulis setepat mungkin. Namun, penting juga bahwa komunikasi tersebut tidak lengkap dengan keinginan untuk membuatnya sangat singkat.

Harus ada keseimbangan yang memungkinkan panjang surat menjadi pendek dan, pada saat yang sama, dimungkinkan untuk menyampaikan informasi yang lengkap kepada pengirim.

Pamitan

Perpisahan ada di akhir surat. Bagian ini memberikan kesempatan untuk menekankan gagasan utama secara cepat dan ringkas.

Selain itu, perpisahan juga dapat mencakup frasa penuh kasih dan ramah yang mengakhiri percakapan. Contoh perpisahan dalam surat resmi adalah sebagai berikut: “Saya menghargai pekerjaan yang telah dilakukan di lingkungan ibu kota ini dan saya tetap siap membantu Anda untuk proyek perbaikan sosial di masa depan. Dia mengucapkan selamat tinggal padamu ”.

Perusahaan

Itu adalah bagian terakhir dari surat itu. Di bagian ini, nama lengkap orang yang menulis surat itu ditempatkan, serta posisi atau jabatannya, tergantung kasusnya.

Nama ini disertai dengan tanda tangan orang tersebut. Untuk surat formal, biasanya digunakan tanda tangan yang sama yang digunakan dalam dokumen hukum normal. Bisa dengan tulisan tangan atau bisa juga tanda tangan elektronik.

Lainnya

Jika formulir surat dikirim dari lembaga atau organisasi formal, logo dapat dicantumkan di sudut kanan atas.

Contoh

Surat resmi pengunduran diri

Madrid, 15 November 2018

Tuan Joaquín Guerrero

Direktur Sumber Daya Manusia surat kabar El País

Menyajikan.

Bapak Direktur yang terhormat:

Saya menulis kepada Anda dengan tujuan memberi tahu Anda keputusan saya untuk secara permanen meninggalkan posisi saya sebagai kepala jurnalis seksi Internasional di surat kabar terkemuka El País per 1 Desember 2018.

Keputusan ini menjawab alasan pribadi yang tidak dapat dihindari dan tidak ada kaitannya dengan pengalaman buruk di dalam perusahaan, dimana saya berfungsi dengan harmonis selama tiga tahun.

Serva menyampaikan komunikasi terima kasih atas kepercayaan yang diberikan perusahaan kepada saya setiap saat. Pengalaman kerja saya di El País telah menunjukkan peluang penting untuk pertumbuhan profesional dan pribadi yang sangat saya syukuri.

Tanpa basa-basi lagi dan menunggu pengertian dari Anda, dia mengucapkan selamat tinggal,

Daniel fernandez

Jurnalis kepala seksi Internasional, El País.

Surat klaim resmi

Caracas, 26 September 2019

Tuan Samuel Palacios

Manajer umum Movistar

Menyajikan.

Tuan Manajer yang terhormat:

Melalui komunikasi ini, saya menulis kepada Anda untuk memberi tahu Anda tentang ketidaksepakatan saya sehubungan dengan layanan internet yang ditawarkan oleh perusahaan yang Anda jalankan. Selama 15 hari terakhir terus menerus saya tidak memiliki layanan internet dan situasi saya belum terselesaikan.

Saya memahami bahwa ada saluran tertentu yang memadai untuk menyajikan keluhan terkait, tetapi saya dengan hormat menunjukkan bahwa keluhan saya telah terdaftar selama 15 hari terakhir dan saya belum dapat menawarkan jawaban yang memuaskan.

Dalam surat ini saya melampirkan salinan faktur dua bulan terakhir yang telah dibayarkan, serta daftar dengan nomor klaim yang saya buat di departemen layanan pelanggan perusahaan. Saya tetap penuh perhatian dan siap jika perlu menyajikan dokumentasi lainnya.

Saya berterima kasih sebelumnya atas ketekunan yang harus Anda lakukan untuk memastikan bahwa kasus saya diserahkan kepada pihak berwenang terkait, melalui mana mereka dapat menanggapi persyaratan saya.

Terima salam hangat dari saya.

Hormat kami,

Diana González Riera

CI 18.574.296

Surat terima kasih resmi

Barcelona, ​​8 Januari 2019

Nona Beatriz Villarejo

Direktur Institut Tari Kontemporer Barcelona

Menyajikan

Ibu Villarejo yang terhormat:

Dengan ini saya mengucapkan terima kasih yang tulus kepada Anda dan kepada tim Institut Tari Kontemporer Barcelona atas karya pengiring yang sempurna yang mereka berikan dalam rangka Festival Tari Kontemporer II, yang diadakan pada tanggal 6 dan 7 Januari 2019, dan diselenggarakan oleh Sekolah Impetu, di mana saya direkturnya.

Tim dari Institut Tari Kontemporer Barcelona memungkinkan penyelenggaraan acara tersebut benar-benar sukses. Ruang yang disediakan memenuhi harapan para penari, koreografer, dan masyarakat umum, dan kami telah menerima tanggapan yang sangat baik dari penonton.

Kami memahami bahwa acara ini tidak akan mungkin terlaksana tanpa partisipasi institut yang Anda pimpin, dan kami sangat berterima kasih karena telah bekerja sama dengan tim yang begitu rajin.

Saya menyampaikan penghargaan yang dalam atas nama semua anggota sekolah Impetu, dan saya tetap siap membantu Anda untuk realisasi bersama acara-acara mendatang.

Terima salam yang sangat ramah.

Hormat kami,

Olga Rojas

Direktur Sekolah Tari Kontemporer Impetu

Surat permintaan resmi

Buenos Aires, 7 Maret 2019

Tn. Carlos Cajal

Manajer Penjualan Ford Argentina

Dear Mr. Cajal:

Melalui komunikasi ini saya dengan hormat mengirimkan permintaan untuk mengirimkan sepuluh (10) unit mobil model Fiesta Power 2019 ke dealer Auto Summit selama bulan berjalan. Saya melampirkan faktur terkait yang sebenarnya dibayar pada 28 Februari 2019.

Seperti biasa, kami sangat mengapresiasi bahwa pengiriman tersebut dapat dilakukan pada pagi hari (antara pukul 8.00-12.00), sehingga mobil dapat diterima dengan baik oleh penanggung jawab fungsi tersebut.

Saya berterima kasih sebelumnya atas kesediaan Anda dan saya tetap memperhatikan setiap permintaan yang mungkin ingin Anda lakukan.

Hormat kami,

Diego Miranda

Manajer Pembelian KTT Otomatis

Surat undangan resmi

Quito, 9 Desember 2019

Tuan Álvarez Suárez

Kami menyapa Anda dengan senang hati mengundang Anda dan keluarga ke ikatan pernikahan kami, yang Insya Allah akan terjadi pada 7 Januari 2020.

Upacara akan berlangsung di Iglesia de la Compañía de Jesús, yang terletak di Calle García Moreno N10-43, pada pukul 17:00. Perjamuan akan diadakan di ruang perayaan Ruiseñor, di jalan Amapola N30-4, pada pukul 20:00. Kostum yang diajukan untuk kedua acara tersebut bersifat formal.

Kami dengan hormat meminta Anda untuk mengkonfirmasi kehadiran Anda di acara tersebut dan kami berterima kasih sebelumnya atas kehadiran Anda sebagai saksi pernikahan kami.

Terima salam yang sangat tulus dari kami,

Hormat kami

Roberto Álvarez dan Fabiola Rodríguez

Surat resmi penarikan diri secara sukarela

Panama City, 12 Mei 2019

Nyonya Carla Guzmán

Direktur Sumber Daya Manusia Revlon Panama

Menyajikan.

Nyonya Guzmán yang terhormat:

Melalui komunikasi ini saya memberi tahu Anda bahwa saya telah memutuskan untuk meminta cuti sukarela karena alasan pribadi. Saya ingin menunjukkan bahwa keputusan ini tidak dapat dibatalkan dan akan berlaku mulai 1 Juni 2019.

Saya menggunakan kesempatan ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya akan membuat pemberitahuan terkait yang disediakan oleh undang-undang mulai Senin depan, 15 Mei, dan setelah jangka waktu 15 hari itu saya akan sepenuhnya melepaskan diri dari perusahaan.

Saya sangat bersyukur atas kesempatan kerja yang diberikan Revlon Panama sejak saya bergabung dengan perusahaan. Saya tetap siap membantu Anda untuk presentasi dokumentasi apa pun yang Anda anggap relevan untuk menjalankan prosedur administrasi dengan cara terbaik.

Dia mengucapkan selamat tinggal dengan rasa syukur,

Luis David Reyes

Koordinator Penjualan Revlon Panama

Surat resmi untuk meminta pekerjaan

Santiago de Chile, 4 Juli 2019

Nyonya Inés Martínez

Kepala Pemilihan Hotel Marriot

Ibu Martínez yang terhormat:

Saya menulis komunikasi ini kepada Anda sebagai tanggapan atas permintaan staf layanan pelanggan yang dipublikasikan oleh perusahaan Marriott di pers nasional.

Saya memiliki pengalaman yang dapat dibuktikan di bidang layanan pelanggan selama lebih dari 4 tahun dan keterampilan yang optimal terkait dengan perlakuan penuh hormat dan tegas dari masyarakat umum. Untuk alasan ini saya menampilkan diri saya sebagai kandidat untuk posisi pekerjaan yang ditawarkan.

Saya seorang pekerja proaktif, dengan bakat untuk kerja tim dan keterampilan kepemimpinan yang tinggi. Saya terbuka untuk beradaptasi dengan semangat perusahaan, memberikan kontribusi pengalaman saya di lapangan dan kesediaan saya untuk terus meningkatkan proses.

Terlampir adalah resume saya, serta rekomendasi yang ditandatangani oleh beberapa mantan atasan saya. Jika Anda menganggapnya relevan, saya tetap bersedia untuk mengatur pertemuan di mana kita dapat memperdalam detail tentang apa yang saya tunjukkan di sini.

Terima kasih sebelumnya, terima salam hangat.

Hormat kami,

Paola Vasquez Hernandez

Surat resmi untuk meminta sesuatu

Bogotá, 8 Oktober 2018

Tn. Patricio Pinto

Direktur Dewan Kualifikasi Penerimaan dan Pengecualian Anggota Union Club

Tuan Pinto yang terhormat

Saya menulis kepada Anda untuk meminta dari Dewan Pengecualian Penerimaan dan Pengecualian Keanggotaan saya dimasukkan sebagai anggota Union Club, dalam kapasitas saya sebagai anggota pendiri partai politik Opción Ciudadana.

Sejak didirikan, Union Club memiliki tradisi kuat dalam mendorong diskusi dan debat. Orang-orang terkenal dari bidang politik, ekonomi, dan sosial telah berkumpul di ruang-ruangnya yang berbeda dengan tujuan untuk berbagi ide dan menghasilkan skenario konvergensi.

Sebagai pendiri partai Opción Ciudadana, saya menganggap penting untuk bergabung dengan klub bergengsi ini, yang anggotanya saya akan dapat menawarkan visi yang telah saya bangun selama 20 tahun pengalaman saya dalam politik, serta jaringan luas kontak saya yang bersedia untuk berkolaborasi dengan klub dalam berbagai hal. seperlunya.

Saya melampirkan kredensial pribadi dan profesional saya, dan saya berterima kasih sebelumnya atas pertimbangan Anda dalam aplikasi ini yang dengan senang hati saya persembahkan kepada Anda.

Hormat kami,

Oscar Katz Piñera

Pendiri partai politik Opción Ciudadana

Surat resmi untuk memanggil rapat

Mexico City, 26 Mei 2017

Nyonya Federica Armijo

Presiden dewan kondominium gedung Las Flores.

Menyajikan.

Ibu Armijo yang terhormat:

Surat ini bertujuan untuk dengan hormat meminta agar Anda mengadakan pertemuan darurat yang mengundang semua penghuni gedung Las Flores. Alasan pertemuan tersebut adalah untuk menentukan strategi perlindungan terhadap protes kekerasan yang kita saksikan di daerah tersebut dalam beberapa hari terakhir.

Dengan cara ini, saya mengusulkan agar pertemuan dilakukan secepatnya, guna melakukan tindakan terkait untuk meningkatkan keamanan kita dan fasilitas gedung.

Saya berterima kasih sebelumnya atas kecepatan yang dapat Anda terapkan dalam kasus ini dan saya tetap memperhatikan kolaborasi apa pun yang Anda anggap perlu.

Hormat kami,

Nyonya María Alexandra Quintero Mejías

Apartemen 76, gedung Las Flores.

Surat resmi ke Departemen Keuangan

Valparaíso, 19 Februari 2019

Tuan Hugo Díaz Rojas

Kepala Departemen Manajemen Internal Revenue Service

Menyajikan.

Tuan Díaz yang terhormat:

Melalui surat ini, saya dengan hormat meminta Anda untuk meminta pengembalian pemotongan pajak yang terdaftar atas nama saya sesuai dengan semester kedua tahun 2018.

Sebagai dasar permintaan ini, saya lampirkan pada komunikasi ini artikel terkait yang merupakan bagian dari Kode Pajak yang mengatur negara kita dan yang terkait dengan kasus yang saya sampaikan kepada Anda hari ini.

Saya berterima kasih sebelumnya atas perhatian Anda dan saya siap membantu Anda mengatur pertemuan dengan Anda atau perwakilan lain dari lembaga terhormat ini.

Hormat kami,

Selena Gutierrez Torres

RUT 14.593 963-8

Surat resmi kepada walikota

Valencia, 8 September 2019

Tn. Joan Ribó

Walikota Valencia

Menyajikan.

Bapak Walikota yang terhormat:

Saya menulis kepada Anda melalui surat ini untuk meminta dengan sangat hormat pemberian izin untuk mewujudkan Pertemuan Lingkungan IV Valencia di alun-alun kota Valencia pada 8 November 2019.

Tujuan dari pertemuan lingkungan ini adalah untuk secara positif menghubungkan semua anggota kota Valencia, menawarkan kegiatan rekreasi dan mempromosikan ruang diskusi yang memungkinkan peningkatan proyeksi bagi seluruh komunitas.

Diperkirakan Pertemuan Lingkungan IV Valencia akan berlangsung selama 6 jam dan dihitung dengan partisipasi sekitar 150 laki-laki, perempuan, laki-laki dan perempuan.

Saya tetap siap membantu Anda untuk menjadwalkan pertemuan informatif jika Anda menganggapnya perlu, dan sebelumnya saya ucapkan terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,

Tamara Nuñez Fuertes

Presiden Komite Organisasi Pertemuan Lingkungan IV Valencia

Referensi

1. "Model surat pengunduran diri dari pekerjaan" di Direktorat Tenaga Kerja Pemerintah Chili. Diperoleh pada 1 November 2019 dari Departemen Tenaga Kerja Pemerintah Chili: dt.gob.cl
2. "Surat resmi" di Portal Pendidikan. Diperoleh pada 1 November 2019 dari Portal Educativo: portaleducativo.net
3. "Surat resmi" di Wikipedia. Diperoleh pada 1 November 2019 dari Wikipedia: wikipedia.org
4. "Struktur surat formal" di YouTube. Diperoleh pada 1 November 2019 dari YouTube: youtube.com
5. "Model penulisan untuk mengkomunikasikan penarikan sukarela" di saya mengerti. Diperoleh pada 1 November 2019 dari I understand: loentiendo.com
6. "Kunci untuk membuat surat permintaan yang sangat baik dan cara menulis permintaan yang paling sering" di Manajemen. Diperoleh pada 1 November 2019 dari Gestión: gestion.org
7. "Model surat untuk diberikan kepada Departemen Keuangan yang menyertai tagihan perbaikan" di Bagian Akuntansi, Pajak dan Keuangan. Diperoleh pada 1 November 2019 dari Meja Akuntansi, Fiskal dan Keuangan: Deskcontable.es
8. Beare, K. "Structure of a Formal Letter" di Thought & Co. Diperoleh pada 1 November 2019 dari Thought & Co: thoughtco.com
9. "Bagaimana Menulis Surat Formal" di WikiHow. Diperoleh pada 1 November 2019 dari WikiHow: wikihow.com