DANA UMUM: FUNGSI, KEBIJAKAN DAN MANAJEMEN - DUDAS - 2025

Mesin kasir umum adalah subledger tempat semua penerimaan kas dan transaksi pembayaran disimpan, termasuk setoran dan penarikan bank. Ini adalah penyimpanan utama informasi yang berkaitan dengan kas perusahaan.

Perusahaan membagi kas umum menjadi dua segmen: jurnal pengeluaran kas, di mana semua pembayaran kas dicatat, seperti biaya operasi dan hutang, dan jurnal penerimaan kas, di mana semua penerimaan kas dicatat. seperti penjualan tunai dan piutang.

Sumber: pixabay.com

Sebuah bisnis menggunakan kotak umum untuk melacak berbagai penerimaan dan pembayaran kas yang dilakukan melalui bisnis.

Informasi di mesin kasir umum dicatat secara berkala di buku besar. Ini secara rutin dibandingkan dengan catatan bank melalui rekonsiliasi bank, untuk memastikan bahwa informasi dalam buku tersebut benar.

Jika tidak benar, entri penyesuaian dibuat untuk membuat kotak umum sesuai dengan informasi bank.

Fungsi mesin kasir umum

Aktivitas ekonomi bisnis apa pun melibatkan aliran masuk dan keluar uang tunai dan setara kas secara teratur. Dana umum membantu kepemimpinan perusahaan menentukan berapa banyak uang yang dimiliki bisnis pada waktu tertentu.

Dengan informasi ini, bisnis dapat menunjukkan laporan arus kasnya kepada pemberi pinjaman dan dengan demikian memastikan bahwa secara efektif memenuhi tantangan persaingan.

Arus kas berfokus pada uang yang dibelanjakan perusahaan untuk aktivitas investasi, operasi, dan pendanaan.

Di perusahaan yang menangani transaksi debit dan kredit dalam jumlah besar, kotak umum menggantikan rekening kas terpisah di buku besar perusahaan.

Bisnis dengan pembayaran dan tanda terima tunai yang lebih sedikit mungkin tidak memerlukan kasir umum dan memilih untuk menggunakan hanya satu rekening kas.

Catatan akuntansi

Kotak umum digunakan untuk mencatat penerimaan dan pembayaran tunai. Ia bekerja sebagai buku tambahan.

Entri yang terkait dengan penerimaan dan pembayaran kas pertama kali diposting ke mesin kasir umum dan kemudian diposting ke akun buku besar terkait.

Juga, kas umum adalah pengganti akun kas di buku besar. Jika kotak umum dirawat dengan baik, tidak perlu membuka rekening kas di buku besar.

Ada banyak alasan mengapa perusahaan dapat mencatat transaksi menggunakan kotak umum daripada rekening tunai.

- Saldo kas harian mudah diakses.

- Kesalahan dapat dengan mudah dideteksi melalui verifikasi.

- Entri terus diperbarui, karena saldo diperiksa setiap hari.

Kebijakan

Dalam konteks bisnis, kebijakan uang tunai yang aman diadopsi, terutama yang terkait dengan pemeriksaan kas umum, untuk mendorong pelaporan yang akurat dan mencegah pencurian aset.

Simpan uang yang diterima terpisah dari uang untuk pembayaran

Uang yang diterima tidak boleh dimasukkan ke dalam kas kecil. Hal tersebut akan menyebabkan kesalahan dan kebingungan dalam pencatatan akuntansi.

Semua uang yang masuk ke bisnis harus segera disimpan ke bank dan dimasukkan ke dalam catatan sebelum dibayarkan kembali. Jika tidak, dapat membingungkan saat merekonsiliasi saldo kas.

Berikan tanda terima untuk uang yang diterima

Penerbitan tanda terima yang tepat membantu melindungi bisnis dari seseorang yang mengantongi uang tunai alih-alih menyimpannya. Tanda terima harus diberi nomor sebelumnya dengan duplikat.

Dapatkan tanda terima untuk uang yang dibayarkan

Terkadang tidak mungkin untuk mendapatkan tanda terima. Misalnya saat membeli barang di pasar.

Dalam hal ini, biaya setiap transaksi harus segera dicatat agar tidak lupa jumlahnya. Mereka kemudian dapat ditransfer ke tanda terima kas untuk diotorisasi oleh manajer.

Setor uang tunai di bank

Memiliki uang di kantor memang menggiurkan. Seringkali penipuan dimulai dengan cara ini.

Uang tunai harus disimpan dengan cepat di bank. Paling banyak, dalam tiga hari setelah penerimaan.

Prosedur untuk menerima uang tunai

Untuk melindungi orang yang menangani uang, harus selalu ada dua orang saat membuka kotak kas, amplop, dan sumber uang lainnya. Kedua orang tersebut harus menghitung uang tunai dan juga menandatangani kuitansi.

Minimalkan transaksi tunai

Kotak hanya boleh digunakan untuk melakukan pembayaran jika metode lain tidak memungkinkan. Idealnya, Anda harus menyiapkan akun vendor untuk membayar faktur dengan cek atau transfer kawat.

Keuntungan membayar dengan cek adalah bahwa serangkaian catatan tambahan dihasilkan dalam bentuk laporan bank. Selain itu, ini memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang melakukan pembayaran, mengurangi kemungkinan pencurian atau penipuan.

Menyetir

Mesin kasir umum pada umumnya dibagi lagi menjadi jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas bila terdapat transaksi dalam jumlah besar.

Dalam bisnis kecil dengan volume transaksi terkait kas yang lebih sedikit, semua transaksi tunai dicatat dalam satu kotak umum.

Proses informasi

Transaksi tunai melalui fase yang berbeda sebelum berakhir pada laporan likuiditas. Secara umum, arus masuk dan keluar uang dicatat dengan mendebet dan mengkredit rekening kas.

Misalnya, penagihan pelanggan dicatat dengan mendebit akun kas dan mengkredit akun piutang pelanggan. Informasi di kotak umum dimasukkan dalam urutan kronologis, untuk memudahkan pencarian transaksi.

Arus kas masuk kemudian dimasukkan ke dalam neraca saldo, yang membantu akuntan memverifikasi bahwa total kredit sama dengan total debit.

Langkah ketiga dalam proses pelaporan keuangan mengarah pada pengungkapan kas di neraca perusahaan.

Log transaksi

Entri kas umum pertama adalah saldo awal pada awal periode akuntansi. Setiap entri harus berisi tanggal, catatan tentang pengeluaran atau tanda terima, dan jumlah total transaksi.

Transaksi tunai umum juga harus ditransfer ke rekening atau judul yang sesuai dalam buku besar.

Misalnya, pembayaran yang diterima secara tunai untuk layanan yang diberikan terdaftar di bagian "Aset" dari buku besar.

Pengeluaran langsung untuk persediaan dan materi bisnis lainnya dicatat sebagai pengeluaran.

Perusahaan harus merekonsiliasi kas umum dengan laporan bank bulanan yang diterima dari lembaga keuangan, dan memperhitungkan perbedaan dana.

Referensi

1. Will Kenton (2019). Buku Kas. Investopedia. Diambil dari: investopedia.com.
2. Akuntansi Manajemen (2018). Apa itu buku kas? Diambil dari: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Apa Itu Buku Kas dan Buku Besar? Bisnis Kecil - Chron.com. Diambil dari: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Buku kas. Alat Akuntansi. Diambil dari: accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). Pentingnya Buku Kas dalam Akuntansi. Bizfluent. Diambil dari: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Tip Teratas untuk Mengontrol Uang Tunai. Diambil dari: humentum.org.