MANAJEMEN PROYEK: FASE, TUJUAN DAN CONTOH - DUDAS - 2025

Manajemen proyek harus memenuhi pelaksanaan inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol dan penutupan pekerjaan tim untuk memenuhi alasan tertentu untuk sukses dan mencapai tujuan tertentu dalam waktu yang ditentukan. Oleh karena itu, penerapan keterampilan, teknik, pengetahuan, dan alat untuk kegiatan program yang memenuhi persyaratan proyek.

Proyek adalah pekerjaan transisi yang dirancang untuk menghasilkan hasil, layanan atau produk yang unik, dengan awal dan akhir yang ditentukan, yang dilakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran penting, umumnya untuk mencapai nilai tambah atau perubahan yang menguntungkan.

Sumber: pixabay.com

Kualitas temporal proyek berbeda dengan operasi bisnis rutin, yang merupakan kegiatan iteratif sederhana, semi permanen atau permanen untuk menghasilkan jasa atau produk.

Tidak memiliki proses untuk mengelola proyek dapat mengakibatkan terbuangnya waktu, kehilangan uang, dan kinerja yang buruk.

Alat yang kuat

Manajemen proyek adalah alat bisnis yang kuat yang dapat menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan dari semua ukuran. Menyediakan proses, pedoman, dan teknik yang dapat diulang untuk membantu mengelola orang dan pekerjaan yang terlibat dalam proyek.

Ini dapat meningkatkan peluang Anda untuk sukses dan membantu menyelesaikan proyek secara konsisten, efisien, tepat waktu, dan sesuai anggaran.

Dengan menerapkan strategi manajemen proyek dasar, tujuan yang diinginkan akan tercapai dan tujuan tersebut akan tercapai dalam rentang waktu dan biaya yang ditentukan.

Intinya adalah bahwa setiap orang menang, yang karenanya bisa menjadi keuntungan terbaik dari semuanya untuk manajemen proyek.

Tahapan

Inisiasi

Fase inisiasi menentukan sifat dan ruang lingkup proyek. Anda perlu memahami lingkungan bisnis dan juga memastikan bahwa kontrol yang diperlukan dimasukkan ke dalam proyek.

Dokumen inisiasi proyek adalah serangkaian arahan yang digunakan untuk membuat peraturan selama proyek berlangsung. Ini termasuk:

- Proposal proyek: ide di balik proyek, tujuan umum, durasi.

- Lingkup proyek: arahan dan pemantauan proyek.

- Rincian struktur kerja: skala pekerjaan yang harus diselesaikan, hingga tugas sehari-hari.

- Matriks alokasi tanggung jawab: peran dan tanggung jawab selaras dengan hasil.

- Analisis kebutuhan dan persyaratan bisnis terhadap tujuan yang dapat diukur.

- Review operasi saat ini.

- Surat proyek, termasuk biaya, tugas, kiriman dan jadwal.

Perencanaan

Tujuan utamanya adalah untuk merencanakan waktu, biaya dan sumber daya dengan tepat untuk memperkirakan pekerjaan yang diperlukan dan dengan demikian secara efektif mengelola risiko selama pelaksanaan proyek. Ini terdiri dari menentukan metodologi yang harus diikuti untuk manajemen proyek.

- Identifikasi kiriman dan buat struktur rincian pekerjaan.

- Identifikasi aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan kiriman ini dan dengan demikian hubungkan aktivitas tersebut dengan urutan logis.

- Perkirakan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan.

- Perkirakan waktu dan biaya kegiatan.

- Pengembangan jadwal dan anggaran.

- Perencanaan resiko.

- Dapatkan persetujuan resmi untuk mulai bekerja.

Eksekusi

Selama eksekusi, Anda harus tahu tenggat waktu yang direncanakan untuk dieksekusi. Fase pelaksanaan memastikan bahwa hasil dari rencana manajemen proyek dilakukan dengan sesuai.

Fase ini melibatkan alokasi yang tepat, koordinasi dan pengelolaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya, seperti material dan anggaran. Hasil dari fase ini adalah hasil proyek.

Dokumentasi proyek

Untuk menjaga anggaran, ruang lingkup, efektivitas, dan juga kecepatan, sebuah proyek harus memiliki dokumen fisik yang berkaitan dengan setiap tugas tertentu.

Dengan dokumentasi yang benar, mudah untuk melihat apakah persyaratan proyek terpenuhi atau tidak. Dokumentasi memberikan informasi tentang apa yang telah diselesaikan untuk proyek itu.

Jika dilakukan dengan benar, dokumentasi dapat menjadi tulang punggung kesuksesan sebuah proyek.

Pemantauan dan kontrol

Ini terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk mengamati pelaksanaan proyek, sehingga potensi masalah dapat diidentifikasi secara tepat waktu dan tindakan korektif dapat diambil bila diperlukan untuk mengendalikan pelaksanaan proyek.

Kinerja proyek diamati dan diukur untuk mengidentifikasi variasi dalam rencana manajemen proyek.

Ini juga memberikan umpan balik antara fase proyek yang berbeda, untuk menerapkan tindakan pencegahan atau korektif untuk mematuhi rencana manajemen proyek.

Penutupan

Ini berisi penyelesaian formal proyek dan penerimaannya. Kegiatan administrasi meliputi pendokumentasian pembelajaran. Ini terdiri dari menyelesaikan semua aktivitas dari seluruh rangkaian proses untuk menutup proyek secara resmi.

Tinjauan pasca-eksekusi juga termasuk dalam fase ini. Ini adalah fase penting bagi tim proyek untuk belajar dari pengalaman dan menerapkannya pada proyek mendatang.

Anda harus melihat hal-hal yang bekerja dengan baik dalam proyek dan menganalisis hal-hal yang tidak berhasil untuk menghasilkan pelajaran.

tujuan

Tujuan dari manajemen proyek adalah menyelesaikan proyek komprehensif yang memenuhi tujuan klien.

Berhasil mengembangkan fase proyek

Sebuah proyek, terlepas dari ukurannya, umumnya melibatkan lima fase berbeda yang sama pentingnya: Inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan kontrol, penutupan.

Pengembangan dan pelaksanaan yang mulus dan tidak terputus dari semua fase di atas menjamin keberhasilan sebuah proyek.

Berkomunikasi secara efisien

Harus selalu diingat bahwa keberhasilan atau kegagalan sebuah proyek sangat bergantung pada kerja tim. Karenanya, kunci sukses selalu ada pada kolaborasi.

Untuk itu, membangun komunikasi yang baik sangatlah penting. Di satu sisi, informasi harus diartikulasikan dengan jelas dan lengkap, sehingga semua orang memahaminya sepenuhnya. Di sisi lain, Anda harus memiliki kemampuan untuk mendengarkan dan menerima umpan balik yang membangun.

Capai tujuan utama proyek

Tujuan utama proyek harus diselesaikan dalam waktu yang diperkirakan, dengan kualitas yang diharapkan dan dalam anggaran yang dipertimbangkan.

Mengoptimalkan masukan yang diperlukan yang diberikan dan aplikasinya untuk memenuhi tujuan proyek yang telah ditentukan adalah masalah di mana selalu ada ruang untuk perbaikan.

Semua proses dan prosedur dapat direformasi dan diperbarui untuk meningkatkan keberlanjutan sebuah proyek dan juga untuk memandu tim melalui proses perubahan strategis.

Hasilkan proyek yang mengikuti tujuan klien

Ini bisa berarti bahwa visi klien perlu ditangani dan direformasi, atau dinegosiasikan dengan mereka sehubungan dengan tujuan proyek, untuk mengubahnya menjadi tujuan yang dapat dicapai.

Memenuhi harapan pelanggan dan membuat mereka senang tidak hanya mengarah pada kolaborasi yang sukses, yang dapat membantu menghilangkan kejutan selama pelaksanaan proyek, tetapi juga memastikan keberlanjutan masa depan.

Manfaat

Keuntungan utama dari manajemen proyek adalah membantu Anda mengelola proyek secara efektif. Ini memungkinkan pemecahan masalah lebih cepat.

Efisiensi yang lebih besar dalam penyediaan layanan

Manajemen proyek menyediakan peta jalan yang mudah diikuti dan mengarah pada penyelesaian proyek. Setelah Anda tahu di mana harus menghindari lubang, masuk akal bahwa Anda akan bekerja lebih cerdas dan lebih efisien.

Kepuasan pelanggan

Selama proyek selesai tepat waktu dan di bawah anggaran, klien akan senang. Dan pelanggan yang bahagia adalah seseorang yang akan terlihat lagi.

Manajemen proyek yang cerdas menyediakan alat yang memungkinkan hubungan klien / manajer ini berlanjut.

Efektivitas yang lebih besar dalam penyediaan layanan

Strategi yang sama yang memungkinkan untuk menyelesaikan satu proyek dengan sukses juga akan bekerja berkali-kali untuk proyek lain.

Meningkatkan pertumbuhan dan perkembangan dalam tim

Hasil positif tidak hanya membangun rasa hormat, tetapi juga sering menginspirasi tim proyek untuk terus mencari cara agar bekerja lebih efisien.

Peningkatan fleksibilitas

Mungkin salah satu manfaat terbesar dari manajemen proyek adalah memungkinkan adanya fleksibilitas. Manajemen proyek yang aman memungkinkan Anda untuk menggambar strategi yang ingin Anda lakukan agar proyek tersebut selesai.

Namun, keindahan dari organisasi semacam itu adalah jika jalan yang lebih cerdas ditemukan, itu dapat diambil. Untuk banyak bisnis kecil dan menengah, ini saja sudah sepadan dengan harga tiket masuknya.

Peningkatan penilaian risiko

Ketika semua pemain berbaris dan strategi sudah siap, mereka akan melompati potensi risiko untuk ditampar.

Manajemen proyek memberi peringatan pada waktu yang tepat - sebelum Anda mulai mengerjakan penyelesaian proyek.

Contoh

penerbangan Amerika

Penggabungan American Airlines dengan US Airways menciptakan tumpang tindih dalam teknologi dan program. Mereka tahu spreadsheet tidak cukup untuk mengelola proyek dan sumber daya yang kompleks.

Untuk mendapatkan visibilitas ke dalam prioritas divisi dan global yang lebih luas, mereka mulai menggunakan manajemen proyek untuk entri personel, manajemen sumber daya, dan perencanaan kapasitas.

Hasilnya, maskapai ini beralih dari memanfaatkan teknologi informasinya dari 10% menjadi 20%. Ini sama dengan dampak positif bersih dari beberapa juta dolar pada neraca Anda.

Sekarang, mereka memiliki akses ke data yang lebih baik dan lebih andal untuk membuat keputusan penting tentang proyek dan sumber daya.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland perlu menerapkan data yang konsisten dan andal untuk menginformasikan keputusan keuangan dan sumber daya. Oleh karena itu, mereka memilih manajemen proyek untuk mendorong konsistensi ini. Jadi, mereka menghentikan 35 sistem lama, lebih dari 50 alat yang dikembangkan pengguna, dan ratusan spreadsheet.

Dengan data dalam format yang berbeda dan ratusan proyek yang dikelola oleh sistem yang berbeda, mereka ingin mengontrol data mereka untuk melihat total basis klien mereka dengan lebih jelas.

Dalam dua belas bulan mereka dapat memenuhi kasus bisnis mereka dan mencapai laba atas investasi. Sepanjang jalan, mereka telah meningkatkan transparansi dan mengurangi biaya di setiap unit bisnis.

Referensi

1. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2019). Manajemen proyek. Diambil dari: en.wikipedia.org.
2. Institut Manajemen Proyek (2019). Apa itu Manajemen Proyek? Diambil dari: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Apa Tujuan Manajemen Proyek? Diambil dari: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Keuntungan dari manajemen proyek. Diambil dari: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 Manfaat Utama Manajemen Proyek. Manajemen Proyek Bright Hub. Diambil dari: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Contoh Manajemen Proyek Sukses di Dunia Nyata. Planview Blog. Diambil dari: blog.planview.com.